Inventory and Products Settings Comprehensive Guide

This comprehensive guide explains the inventory and product settings and how to leverage them to efficiently manage items. It covers all the essential tools for controlling product data, organizing them through categories and brands, setting up barcodes and units, and customizing permissions and documents associated with inventory.

Main Settings Include:

Product Settings: Manage product behavior, tracking, stocktaking, and warehouse permissions.
Categories: Create multi-level categories to facilitate grouping and filtering.
Brands: Add an unlimited number of brands to classify products and link them to reports.
Unit Templates: Define base units and conversion ratios for buying and selling in different units.
Employee Default Warehouses: Assign warehouses to each employee to monitor permissions and stock movement.
Barcode Settings: Configure barcode formats for accurate scanning and weight-based pricing.
Custom Fields: Add custom fields for extra product data in products, lists, and reports.
Printable Templates: Design and customize templates for displaying and printing inventory documents and permissions.

1. Product Configuration

This includes the basic settings for creating and managing products:

• Next Auto-Generated Product Number: Determines the automatically generated number for the next product.
• Advanced Pricing Options: Enable discount fields, minimum price, and profit margins.
• Multiple Units per Item: Allow purchase and sale in different units (e.g., kg/g) with automatic conversion.
• Bundles and Composite Units System: Create products composed of multiple items.
• Default Bundle Type: Specify how discounts are applied (pre-assembled or direct discount at sale).

2. Product Tracking

Defines how products are tracked and system behavior when stock runs out:

• Product Tracking: Track by serial number, batch number, or expiration date.
• Negative Inventory: Control whether operations are allowed when stock is depleted.
• Allow Negative Inventory for Bundle Products: Allow only components of composite products to run out.
• Display On-Hand and Available Stock: Show total quantity and available quantity after reservations.

3. Stocktaking Sheet

Settings related to stocktaking operations, including:

• Automatic numbering of stocktaking sheets.
• Calculate stock quantities based on the stocktaking date or the current date.

4. Stock Requisitions

Control the creation and linking of warehouse documents, including:

• Stock Requests
• Next Auto-Generated Transfer Requisition Number
• Requisitions for Sales Invoices
• Next Auto-Generated Outbound Requisition Number
• Requisitions for Purchase Invoices
• Next Auto-Generated Inbound Requisition Number

5. Default System Values

Set default settings applied to products and inventory, such as:

• Default Journal Account: Define the accounting account for inventory movements.
• Default Warehouse: Automatically assign a warehouse in transactions.
• Default Price List: Apply default pricing to sales invoices.
• Default Tax 1: Set the primary tax for new products.
• Default Tax 2: Add a secondary default tax if needed.
• Return Calculation Method: Determine whether returns are calculated at sale price or average cost.

Categories are essential for organizing products within the system and simplifying their management. You can create custom categories and link products to them, helping logically organize items, speed up access, and improve their display in lists and reports. Categories also facilitate search, filtering, and more efficient inventory management.

الإعداد التالي هو «قوالب الوحدات»، ويتيح لك تحديد الوحدات الأساسية للمنتجات ونسب التحويل بينها، مثل البيع بالكيلوغرام والشراء بالجرام. يساعد هذا الإعداد على إدارة المخزون والتسعير بشكل دقيق، وضمان التوافق بين وحدات الشراء والبيع، وتسهيل العمليات عند التعامل مع منتجات لها أكثر من وحدة قياس.

اضغط على زر “أضف قالب الوحدة” لإضافة وحدة جديدة للنظام، مع تحديد اسم الوحدة ونسب التحويل الخاصة بها لتسهيل إدارة المخزون والتسعير. كما يمكنك الضغط على الثلاث نقاط بجانب أي وحدة مضافة بالفعل للوصول إلى الإجراءات المتاحة، مثل عرض تفاصيل الوحدة، تعديل بياناتها، أو حذفها من النظام.

يمكنك إضافة مستودع افتراضي جديد لكل موظف بالضغط على الزر المخصص لذلك، مع تحديد اسم المستودع وربطه بالموظف المعني لتسهيل تتبع المخزون وصلاحياته. كما يمكنك تعديل بيانات أي مستودع افتراضي موجود بالفعل أو حذفه عند الحاجة لضمان إدارة دقيقة ومرنة للمخزون والعمليات اليومية.

تهيئة الباركود

في هذة الشاشة، يمكنك ضبط إعدادات الباركود للمنتجات لضمان المسح الدقيق وتطبيق التسعير الصحيح حسب الوزن. وتشمل الخيارات التالية:

• نوع الباركود: اختيار نوع الباركود المستخدم، مثل Code 128 أو EAN 13، بما يتوافق مع طبيعة المنتجات وطريقة مسح الباركود.
• باركود مخصص الوزن: تفعيل هذا الخيار يسمح للنظام بقراءة الوزن مباشرة من الباركود عند مسح المنتجات القابلة للوزن.
• صيغة الباركود المخصص: إدخال الصيغة الخاصة بالباركود المخصص للمنتجات، والتي تحدد مكان الوزن والرقم التسلسلي داخل الكود.
• تقسيم وحدة الوزن: تحديد كيفية تحويل وحدات الوزن عند استخدام الباركود للمنتجات الموزونة.
• قسم العملة: إدخال العملة المستخدمة لتحديد السعر وفقًا للباركود عند المسح.

تساعد هذه الإعدادات في ضمان إدارة دقيقة للمخزون، سهولة تتبع المنتجات، وضبط التسعير التلقائي للمنتجات بحسب الوزن أو الكمية.

الإعداد التالي هو “الحقول الإضافية“، ويتيح لك إضافة حقول مخصّصة لتسجيل بيانات إضافية للمنتجات حسب احتياجات نشاطك. تساعد هذه الحقول على توسيع معلومات المنتج، وتنظيمها بشكل أفضل، مع إمكانية عرضها في صفحات المنتجات، القوائم، والتقارير داخل النظام.

من قائمة الحقول الجانبية، يمكنك اختيار الحقل المطلوب وإدراجه ضمن بيانات المنتج، مع إمكانية تعديل خصائصه حسب الحاجة، مثل اسم الحقل ونوعه وطريقة عرضه، لضمان تسجيل المعلومات الإضافية وتنظيمها بالشكل المناسب داخل النظام.