دليل تحضير ملف استيراد أصول الموظفين وتحديث السجلات القائمة

تتيح لك هذه الميزة استيراد أصول الموظفين دفعة واحدة باستخدام قالب إكسل جاهز، سواء لإنشاء أصول جديدة أو لتحديث أصول موجودة مسبقًا، مع تطبيق جميع قواعد العمل الخاصة بأصول الموظفين والأصول المحاسبية. في هذه المقالة نوضح خطوات تحضير الملف واستيراده بالتفصيل.

الخطوة 1: الوصول إلى شاشة الاستيراد

انتقل إلى “الموظفين” ثم “أصول الموظفين”، واضغط على زر “استيراد الأصول” أعلى شاشة قائمة أصول الموظفين.

الخطوة 2: تنزيل القالب النموذجي

في شاشة الاستيراد، اضغط على زر “تنزيل المثال” لتحميل قالب إكسل جاهز يتضمن الأعمدة التالية:

• كود الأصل
• اسم الأصل
• نوع الأصل
• الرقم التسلسلي
• الباركود
• مستخدم بواسطة
• الموظف 
• المخزن
• الموقع الفعلي
• تاريخ التعيين
• تاريخ الإرجاع المتوقع
• تاريخ انتهاء الضمان
• الوصف
• المواصفات الفنية

الخطوة 3: تعبئة الملف ورفعه

عبّئ القالب ببيانات الأصول المطلوب استيرادها، ثم اضغط “اختر ملفًا” لاختيار الملف من جهازك.

الخطوة 4: تحديد خيارات الملف

حدد نوع “المحددات” المستخدم بالملف: (,) Comma Separated، (;) Semicolon Separated، أو Tab Delimited.

إذا كان الصف الأول بالملف يحتوي على بيانات فعلية (وليس عناوين أعمدة فقط)، فعّل مربع الاختيار “استيراد أول صف” لتضمينه ضمن عملية الاستيراد.

الخطوة 5: الانتقال لمطابقة الحقول

اضغط “الخطوة التالية” لينتقل بك النظام إلى شاشة “تعيين الحقول”.

الخطوة 6: مطابقة حقول النظام بأعمدة الملف

تفتح شاشة “تعيين الحقول”، وتعرض جدولًا بعمودين: “الحقل في النظام” و”الحقل المقابل في الملف”. لكل حقل نظام، اختر من القائمة المنسدلة العمود المقابل له بملفك.

الحقول الإلزامية (معلّمة بنجمة) مثل “الاسم” و“مستخدم بواسطة” و“الموقع الفعلي” يجب مطابقتها إلزاميًا قبل المتابعة؛ باقي الحقول اختيارية.

أسفل الجدول، يتوفر خياران إضافيان:

• “تحديث البيانات الحالية بالبيانات الجديدة”: عند تفعيل هذا الخيار، سيقوم النظام بمطابقة البيانات المستوردة مع السجلات الموجودة وتحديثها بالبيانات الجديدة. الصفوف التي لا تجد تطابقًا ستُنشأ كسجلات جديدة. عند التفعيل، يظهر حقل إضافي “اختر العمود” يتيح لك تحديد الحقل المستخدم للتعرف على السجلات الموجودة (الكود، الرقم التسلسلي، أو الباركود).

• “تخطى الأخطاء أثناء عملية الاستيراد”: عند تفعيل هذا الخيار، سيواصل النظام استيراد الصفوف الصحيحة ويتجاهل الصفوف التي تحتوي على أخطاء. سيظهر ملخص بالصفوف المتجاهلة بعد اكتمال الاستيراد.

الخطوة 7: تنفيذ الاستيراد ومراجعة النتيجة

بعد إتمام مطابقة الحقول الإلزامية وتحديد الخيارات المطلوبة، اضغط زر “استيراد” لبدء عملية الاستيراد. تظهر شاشة “النتيجة” موضحة ملخص العملية:

• رسالة عامة تؤكد اكتمال الاستيراد (مع ذكر وجود أخطاء إن وُجدت).
• تفاصيل أي أخطاء حدثت، موضحة الحقل والسطر المحدد لكل خطأ (مثال: “نوع الأصل: الحقل المرتبط به غير موجود فى السطر #2”).
• ثلاثة عدادات ملخصة: عدد السجلات التي تم استيرادها بنجاح (جديدة) وعدد السجلات التي تم تعديلها بنجاح (تحديث) وعدد السجلات التي فشل استيرادها.