الفرق بين الموظف والمستخدم في دفترة

برنامج إدارة الموارد البشرية من دفترة يعتني بكل الشئون الوظيفية لموظفيك؛ بداية من إنشاء العقود والمرتبات إلى احتساب الحضور والغياب وترتيب الإجازات والورديات، ويعتبر مسئولي الموارد البشرية هم المستفيدون والمتعاملون مع ملفات الموظفين، ولكن بالإضافة إلى الموظفين هناك في دفترة خاصية إضافة مستخدمين، والمستخدمين لهم صلاحيات الموظفين كاملة وفوقها لهم القدرة على دخول النظام والتعامل معه، ولهم صلاحيات تتحدد بحسب دورهم الوظيفي، ليستطيع كل مستخدم أن يدير المهام المتعلقة بهذا الدور.

• يمتلك المستخدم بريد الكتروني وكلمة سر يدخل بهما إلى النظام على عكس الموظف.
• يستطيع المستخدم الاطلاع على الحضور والغياب الخاص به، بينما لا يستطيع الموظف ذلك.
• للمستخدم حق تقديم طلب إجازة بنفسه على النظام، ولك حق الموافقة عليها أو رفضها، أما الموظف ينبغي عليك أن تضيف طلبات إجازاته بنفسك.
• العقود والمرتبات والخصومات والعلاوات من الأمور التي للمستخدم حصرًا حق تتبعها على خلاف الموظفين.
• للمستخدم القدرة على مباشرة عمله تبعًا للصلاحيات التي يحددها المسئول له على النظام، فمثلًا له حق الموافقة أو الرفض للأذون المخزنية لو كان أمين المخازن، وله حق متابعة العميل وإرفاق الملاحظات الخاصة بالتواصل معه لو كان من فريق المبيعات أو خدمة العملاء، وعلى نفس المنوال يمكنك أن تحدد ما تريد من الصلاحيات للمستخدم بحسب دوره ومستواه الوظيفي، لكن الموظف لن يستطيع التعامل مع النظام بأي حال.

بالتوجه إلى “إدارة الموظفين” المنسدلة عن “الموظفين” بالقائمة الرئيسية، اضغط على السهم بجانب زر “إضافة جديد” واختر “موظف” أو “مستخدم” بحسب ما تريد.

• الاسم: اسم الموظف.
• صورة الموظف: يمكنك رفع صورة شخصية له.
• نوع الموظف: نوع الموظف يتحدد بصورة إجبارية “موظف” نتيجة لاختيارك وقت الضغط على زر “إضافة موظف”.
• البريد الإلكتروني: يتاح لك إضافة البريد الإلكتروني، كبيانات اختيارية.
• الحالة: عند اختيار “نشط” وتفعيل ملف الموظف، تستطيع أن تضيف له عقد جديد أو طلب إجازة وغيرها من المميزات المتاحة للموظف بدفترة، وعند “تعطيل” ملف الموظفة لن تستطيع أن تطبق أيًا من الإجراءات المتاحة للموظفين عليه.
• السماح بالدخول إلى النظام: وتكون معطلة إجباريًا، حيث لا يسمح للموظف العادي غير ذي النوع “مستخدم” الدخول للنظام.

• الاسم: اسم المستخدم.
• صورة الموظف: يمكنك رفع صورة شخصية له.
• نوع الموظف: نوع الموظف يتحدد بصورة إجبارية “مستخدم” نتيجة لاختيارك وقت الضغط على زر “إضافة مستخدم”.
• البريد الإلكتروني: البريد الإلكتروني غير ضروري في حالة عدم تفعيل خاصية “السماح بالدخول إلى النظام” ولكنه إجباري في حالة “السماح بالدخول إلى النظام”.
• الحالة: عند اختيار “نشط” وتفعيل ملف المستخدم، تستطيع أن تضيف له عقد جديد أو طلب إجازة وغيرها من المميزات المتاحة، ويستطيع أن يباشر صلاحياته في النظام، وعند “تعطيل” ملف المستخدم لن تستطيع أن تطبق أيًا من الإجراءات المتاحة للمستخدمين ولن يباشر المستخدم عمله.
• السماح بالدخول إلى النظام: عند عدم تفعيلها تنحصر صلاحيات المستخدم كأنه موظف عادي، وفي حالة تفعيلها تتفعل الصلاحيات المتعلقة بدور المستخدم الوظيفي، وتكمن أهميتها في حالة رغبة “الأدمن” في منح صلاحيات لمستخدم بصورة مؤقتة مع حق سحبها وقتما يريد عن طريق إلغاء التفعيل.
  • لغة العرض: اختيار اللغة التي يظهر بها النظام للمستخدم عند دخوله بالبريد الإلكتروني وكلمة السر الخاصين به، وتكون إما العربية أو الإنجليزية.
  • الدور الوظيفي: الدور الوظيفي يتحكم في الصلاحيات المتاحة للمستخدم.
  • الفروع المسموح الدخول بها: إن أردت تخصيص فرع للمستخدم في حالة وجود فروع.
  • إرسال بيانات الدخول إلى بريد الموظف: عند تفعيلها تصل رسالة تلقائية على بريد المستخدم بالبيانات الخاص به ليتمكن من دخول النظام.

المعلومات المطلوبة للموظف نفسها المعلومات المطلوبة للمستخدم، وهي كالتالي:

• تاريخ الميلاد: حدد من التقويم الذي سيظهر لك تاريخ ميلاد الموظف.

• النوع: تحديد نوع الموظف ذكر أو أنثى.

• البلد: تحديد بلد الموظف

• رقم الجوال: رقم الهاتف المحمول.

• رقم الهاتف: رقم الهاتف الأرضي.

• البريد الإلكتروني الشخصي: ويقصد به البريد الخاص بالموظف لا البريد الإلكتروني الخاص بالعمل.

• العنوان: ليس لزامًا عليك أن تضيف عنوان الموظف، ولديك المرونة أن تضيف أكثر من عنوان، في حالة كان الموظف يقيم في مكان ما تابع للعمل غير مسكنه الأصلي مثلًا، أو في حالات الاغتراب.