دليل شامل للأصول على دفترة
إدارة الأصول والعمليات المتعلقة بها جانب حيوي لضمان صحة التقارير المحاسبية والقوائم المالية، كما تفيدك في إدارة مصروفاتك المنفقة على شراء الأصول وإهلاكها بطرق عدة، مع مراعاة التغيرات التي تجعلك في حاجة لإعادة تقييم الأصل أو بيعه وكذلك تتبع حالات الأصول المختلفة.
إضافة أصل جديد
يمكنك من خلال قائمة الأصول الإطلاع على الأصول الثابتة المسجلة لديك ومعرفة حالة الأصل كأن يكون في الخدمة أو تم إهلاكه وتعديل أو حذف هذه الأصول بحسب الحاجة.
ولإضافة أصل جديد اضغط على “الأصول” المنسدلة عن “الحسابات العامة” بالقائمة الرئيسية ثم اضغط على زر “أضف أصل”.
أضف تفاصيل الأصل:
الكود: الرقم التسلسلي لكل أصل والذي يتم إضافته تلقائيًا من خلال النظام، كما يمكنك التعديل عليه وتغيير التسلسل الخاص به.
الاسم: اسم الأصل كما يظهر في دليل الحسابات والتقارير المالية.
تاريخ الشراء: تاريخ شراء الأصل.
تاريخ بداية الخدمة: حدد تاريخ بدء استخدام الأصل.
الحساب الرئيسي: اختر أحد حسابات الدليل المحاسبي التالية لتقييد الأصل داخلها:
- أثاث.
- الأجهزة والمعدات.
- وسائل النقل.
- مباني.
- أراضي.
يمكنك تعديل حسابات الأصول هذه أو إضافة حساب رئيسي جديد لينسدل عنه الأصل، للمزيد راجع دليل الحسابات على دفترة.
المكان: كتابة عنوان أو موقع الأصل، ويستخدم للأصول غير القابلة للنقل مثل الأراضي والعقارات.
العمر الإنتاجي للأصل: ويقصد به الفترة التي يكون الأصل منتجًا ومؤدي لوظائفه. ويتم تحديد وحدة حساب المدة بالشهر أو السنة مثلًا بناءً على فترة الإهلاك الموجودة في بيانات طريقة الإهلاك.
مثال: في حال تم اختيار مدة الإهلاك “شهر” إذًا العمر الإنتاجي للأصل سيتم احتسابه بالشهور
أي في حال كان سيتم إهلاك الأصل لمدة 5 سنوات يتم كتابة “60” في حقل العمر الإنتاجي وهو عدد الشهور الخاصة بمدة الإهلاك.
الرقم التسلسلي: أدخل الرقم التسلسلي الخاص بالأصل إن وجد.
باركود: يمكنك إنشاء باركود لسهولة تتبع الأصل.
الكمية: حدد الكمية المُشتراه من الأصل.
تعريف وحدات مستقلة (Define Individual Unit Details): عند تفعيله يظهر لك قسم نوع العهدة (Custody Details) لإدخال بيانات كل وحدة من الأصل بشكل منفصل. اتبع الخطوات التالية:
-
- الرقم التسلسلي (Serial Number): أدخل الرقم التسلسلي للوحدة اضغط على Generate all لتوليد الأرقام تلقائيًا
- الباركود (Barcode): أدخل الباركود الخاص بالوحدة أو اضغط على Generate all لإنشاء باركود تلقائي
- نوع العهدة (Custody Type): اختر نوع العهدة من القائمة المنسدلة (مثل موظف أو قسم أو موقع)
- تعيين إلى (Assign To): حدد الجهة أو الشخص المسؤول عن الوحدة بعد اختيار نوع العهدة
- المكان (Physical Location): اختر الموقع الفعلي للوحدة من القائمة أو اتركه لتظهر الحالة Not Assigned
- المستخدم (Used By): حدد الموظف أو القسم المسؤول عن استخدام الأصل.
أضف تفاصيل التسعير:
قيمة الشراء : قيمة الأصل عند شرائه وعملة المبلغ.
يتم اعتبار قيمة شراء الأصل هي القيمة الحالية للأصل التي على أساسها يٌحتسب الإهلاك بدءًا من تاريخ إضافة الأصل. لكن يمكنك التعديل على القيمة الحالية للأصل أثناء إضافة الإهلاك في حال اختلف المبلغ عن مبلغ الشراء.
حساب النقدية: تحديد الحساب الذي يمثل الطرف الدائن الذي اشتريت منه الأصل.
الضريبة الأولى والثانية: أضف الضريبة المطبقة على الأصل لحساب قيمتها آليًا.
الإهلاكات على الأصول وأنواعها
غالبًا ما تتناقص قدرة الأصل الإنتاجية على مدار عمره إلى أن يتهالك تمامًا، وهو ما يتطلب توزيع تكلفة استخدام الأصل على مدار عمره كتكاليف دورية وهو ما ييسر المبلغ المطلوب لعملية استبدال الأصل بعد نهاية الإهلاك وهذه هي وظيفة الإهلاك.
ويحتسب إهلاك الأصول محاسبيًا من خلال ثلاث طرق، يمكنك تطبيق ما تريده منهم على دفترة.
طرق الإهلاك:
قسط ثابت
في القسط المتناقص يتم توزيع قيمة الأصل كمبلغ ثابت بشكل متساو على مدار الفترة الإنتاجية.
بيانات الإهلاك بطريقة القسط الثابت:
قيمة الخردة (Salvage Value): ادخل المبلغ المتوقع أن تحصل عليه في حالة بيع الأصل بعد انتهاء عمره الإنتاجي.
تاريخ الإهلاك القادم (Next Depreciation Date): ادخل أول تاريخ من المفترض احتساب أول إهلاك عنده.
الفترة (Period): حدد المدة التي يُحسب عنها الإهلاك بشكل دوري بإضافة الرقم والاختيار من بين “يوم”، “أسبوع”، “شهر”. يمكنك مثلًا تحديد الفترة 1 شهر أو 1 سنة.
قيمة الإهلاك الثابتة (Fixed Depreciation Value): ادخل المبلغ المراد احتسابه كإهلاك بعد كل فترة زمنية.
تاريخ انتهاء الإهلاك (Depreciation End Date): ادخل تاريخ انتهاء إهلاك الأصل.
تاريخ موعد إصدار أول إهلاك آلي (Start Automatic Depreciation Date): يحدد هذا التاريخ موعد إصدار أول قيد إهلاك آلي. يتم احتساب قيمة هذا القيد بناءً على عدد الأيام بين تاريخ بدء استخدام الأصل وهذا التاريخ، وبناءً على المدة الدورية للإهلاك والمبلغ المحدد لكل دورة.
-
- مثال: إذا كانت مدة الإهلاك شهرية، والمبلغ الدوري 100 ريال، وتم تحديد هذا التاريخ بعد 15 يوماً من بدء استخدام الأصل، فسيكون أول قيد إهلاك بقيمة 50 ريال ، ويصدر القيد التالي بعد شهر كامل بقيمة 100 ريال.
حساب مجمع إهلاك الأصول (Accumulated Depreciation Account) و حساب مصروف إهلاك الأصول (Depreciation Expense Account): في حال تم إنشاء حسابات يدوية لمجمع إهلاك الأصل وكذلك لمصروف إهلاك الأصل، يمكن اختيار هذه الحسابات أثناء إنشاء الأصل.
عند قيام النظام بإنشاء قيود الإهلاك الآلية، سيتم توجيه القيود تلقائيًا إلى الحسابات التي تم تحديدها في ملف الأصل وقت الإنشاء.
قسط متناقص (نسبة مئوية)
في القسط المتناقص يتم احتساب الإهلاك بمبلغ أكبر في بداية عمره الإنتاجي ويتناقص تدريجيًا بمرور الوقت إذ تتناقص الكفاءة الإنتاجية كذلك، ويتم ضبط المبلغ المتناقص عن طريقة احتساب نسبة مئوية.
بيانات الإهلاك بطريقة القسط المتناقص:
رغم ثبات نسبة الإهلاك على مدار الفترات الزمنية إلا أن قيمة مبلغ الإهلاك تتناقص، نتيجة لاحتساب النسبة من قيمة الأصل بعد طرح الإهلاكات السابقة منه، أي أن ثبات النسبة لا يؤدي إلى ثبات قيمة مبلغ الإهلاك.
مثال:
في حالة شراء الشركة أصل بقيمة 5000 ريال ويتم احتساب الإهلاك شهريًا بنسبة 20%، نجد قيمة الإهلاك كالتالي:
- الشهر الأول: 5000 / %20 يساوي 1000 ريال
- الشهر الثاني: قيمة الأصل بعد طرح الإهلاك الأول أصبحت 4000 ريال
وعند قسمة مبلغ 4000 ريال على نسبة 20% نجد الإهلاك الثاني 800 ريال، أي تناقص 200 ريال عن قيمة الإهلاك السابق.
تاريخ انتهاء الإهلاك (Depreciation End Date): ادخل تاريخ إنتهاء إهلاك الأصل.
وحدات الإنتاج
في هذه الطريقة يتم احتساب قيمة الإهلاك طبقًا لمعدل استخدام الأصل، فكلما زادت إنتاجية الأصل واستخدامه يزداد بالتبعية مبلغ الإهلاك لهذه الفترة الزمنية.
بيانات الإهلاك بطريقة وحدات الإنتاج:
قيمة الخردة (Salvage Value): أدخل القيمة المتوقعة لبيع الأصل في نهاية عمره الإنتاجي، مثل: 00.00 SAR.
السعر بالوحدة (Cost per Unit): أدخل تكلفة الإهلاك لكل وحدة إنتاج، والتي يتم على أساسها توزيع قيمة الأصل على إجمالي الوحدات.
اسم الوحدة الأكبر (Largest Unit Name): أدخل اسم وحدة القياس المستخدمة للإنتاج، مثل: ساعة تشغيل، قطعة، كيلومتر.
إجمالي وحدات الأصل (Total Units of Asset): أدخل إجمالي عدد الوحدات المتوقع أن ينتجها الأصل خلال عمره الإنتاجي.
تاريخ انتهاء الإهلاك (Depreciation End Date): حدد التاريخ المتوقع لانتهاء إهلاك الأصل.
حساب مجمع الإهلاك (Accumulated Depreciation Account): اختر الحساب الذي سيتم ترحيل قيمة الإهلاك المتراكمة إليه.
حساب مصروف الإهلاك (Depreciation Expense Account): اختر الحساب الذي سيتم تسجيل مصروف الإهلاك فيه.
الملاحظات والمرفقات:
الوصف: قم بإعطاء وصف عام لطبيعة الأصل وخصائصه.
المرفقات: قم برفع ملف أو أكثر خاص بالأصل كفاتورة شراء الأصل وخلافه.
لمزيد من التفاصيل عن وحدات القياس المتعددة على دفترة والتحويل بينها راجع هذا الدليل.
لا يُطبق نظام وحدات الإنتاج في الإهلاك على الأصل تلقائيًا، ويتطلب احتساب قيمة الإهلاك وإضافتها يدويا داخل ملف الأصل. لمزيد من التفاصيل؛ راجع دليل “الإهلاك اليدوي للأصول”.
كما يمكنك اختيار طريقة الإهلاك “بدون إهلاك” في حالة عدم رغبتك في تطبيق أي نوع من أنواع الإهلاك على هذا الأصل.
بالنسبة لجميع أنواع الإهلاك، يمكنك تحديد هذه الحسابات بنفسك:
- حساب إهلاك الأصول
- حساب مجمع إهلاك الأصول
تكهين الأصول وبيعها وإعادة تقييمها
تكهين الأصل: إهلاك الأصل بالكامل وتحويل قيمته الحالية إلى صفر.
اضغط على “الأصول” المنسدلة عن “الحسابات العامة” بالقائمة الرئيسية ثم اضغط على الأصل المراد إهلاكه كليًا (تكهينه) واضغط على زر “تكهين”.
لاحظ قبل التكهين القيمة الحالية للأصل 2000 والحالة في الخدمة.
بعد تكهين الأصل يتحول إلى الحالة مهلك وتتحول قيمته الحالية إلى صفر.
بيع الأصل: يمكنك بيع الأصل وإثبات عملية البيع محاسبيًا سواء نتج عنها خسارة أو ربح.
اضغط على “الأصول” المنسدلة عن “الحسابات العامة” بالقائمة الرئيسية ثم اضغط على الأصل المراد بيعه واضغط على زر “بيع”.
أدخل بيانات بيع الأصل المطلوبة:
- سعر البيع: أدخل سعر بيع الأصل.
- التاريخ: حدد تاريخ عملية البيع.
- الضريبة: ادخل الضرائب المطبقة على الأصل من الضرائب المتاحة لديك على الحساب.
- حساب النقدية: حدد الطرف المدين الذي قمت ببيع الأصل له.
اضغط على زر “بيع”.
بعد بيع الأصل تظهر رسالة “تم بيع الأصل بنجاح” وتتغير حالته إلى “تم بيعه” وتصبح قيمته الحالية صفر.
إعادة تقييم الأصل: يمكنك إعادة تقييم الأصل وإدخال قيمة جديدة يدويًا بناءً عليها يتم احتساب الإهلاكات التالية.
اضغط على “الأصول” المنسدلة عن “الحسابات العامة” بالقائمة الرئيسية ثم اضغط على الأصل المراد إعادة تقييمه واضغط على زر “إعادة تقييم”.
لاحظ القيمة الحالية للأصل قبل التقييم 1500
أدخل مبلغ قيمة الأصل الجديدة وتاريخ إعادة التقييم والكمية المراد إعادة تقييمها وحدد الحساب ثم اضغط على زر “حفظ”.
بعد إعادة التقييم تظهر لك رسالة “تمت إعادة تقييم الأصل”.
وتتغير القيمة الحالية للأصل إلى القيمة الجديدة، في هذا المثال أصبحت 1700.
تقارير الأصول
لاستعراض تقارير الأصول اضغط على “الحسابات العامة” المنسدلة عن “التقارير” بالقائمة الرئيسية ثم اضغط على “الأصول”.
اضغط على زر “عرض التقرير”.
تجد تقرير كامل للأصول يمكنك تحميله أو طباعته.
