دليل المصروفات في دفترة

سندات الصرف تُثبت المبالغ التي تصرفها من الخزائن أو الحسابات البنكية، مثل الإيجار والوجبات والوقود. يشرح هذا الدليل تصنيفات المصروفات، وإنشاء سند الصرف، والحساب الذي يُسجَّل عليه المصروف، والمصروف المتكرر والمتعدد، وتقارير المصروفات.

محتويات المقال

• تصنيفات المصروفات
• إنشاء سند صرف
• الحساب الذي يُسجَّل عليه المصروف
• المصروف المتكرر
• المصروف المتعدد
• تقارير المصروفات
• أسئلة شائعة

تصنيفات المصروفات

التصنيف ينظّم المصروفات في القائمة والتقارير، ويحدد أيضًا الحساب الذي يُسجَّل عليه المصروف إذا لم تختر حسابًا فرعيًا في السند. التفاصيل

1. من القائمة الرئيسية اضغط المالية، ثم المصروفات.
2. اضغط علامة الترس ⚙ لفتح تصنيفات المصروفات.
3. اضغط تصنيف جديد، أو عدّل تصنيفًا موجودًا أو احذفه.
4. أدخل الاسم (يظهر في قائمة التصنيفات داخل سند الصرف) والوصف (طبيعة التصنيف).
5. اضغط حفظ.

إنشاء سند صرف

1. من القائمة الرئيسية اضغط المالية، ثم المصروفات.
2. اضغط سند صرف.
3. أدخل بيانات السند كما في الجدول التالي.
4. اضغط حفظ لإصدار السند.

الحقل	الوصف
المبلغ	قيمة سند الصرف وعملته.
الوصف	ملاحظات توضح السند، ويظهر أيضًا في وصف القيد المحاسبي.
المرفقات	صورة أو ملف الإيصال بالسحب والإفلات أو الاختيار من جهازك.
رقم المصروف	رقم مسلسل يميز السند، ويمكن التحكم في شكله من إعدادات الترقيم المتسلسل.
التاريخ	تاريخ سند الصرف.
البائع	اسم الشخص أو الجهة التي صُرف لها المبلغ، دون الحاجة لتسجيلها كمورد.
التصنيف	تصنيف المصروف من القائمة، أو اكتب تصنيفًا جديدًا. إذا تُرك الحساب الفرعي على آلي، يُسجَّل المصروف على حساب التصنيف.
الخزينة	الخزينة أو الحساب البنكي الذي صُرف منه المبلغ.
المورد	المورد المسجل في دفترة. يُظهر اسم المورد ورقمه الضريبي أمام المصروف في تقرير الضرائب.
الحساب الفرعي	الحساب المدين الذي يُحمَّل عليه المصروف في القيد. إذا تُرك على آلي، يُستخدم حساب التصنيف أو مصروفات أخرى.
الضرائب	نوع الضريبة ومبلغها على السند.
تعيين مراكز التكلفة	ربط المصروف أو جزء منه بمراكز التكلفة.

الحساب الذي يُسجَّل عليه المصروف

يحدد النظام الحساب المدين في قيد سند الصرف حسب ما تختاره في حقلي الحساب الفرعي والتصنيف:

ما تختاره في السند	الحساب الذي يُسجَّل عليه المصروف
الحساب الفرعي محدد (مع تصنيف أو بدونه)	الحساب الفرعي المختار.
التصنيف فقط، والحساب الفرعي على آلي	حساب باسم التصنيف تحت مصروفات أخرى في دليل الحسابات. يُنشئه النظام تلقائيًا عند أول استخدام للتصنيف في سند صرف، ثم تُسجَّل عليه كل السندات التالية بنفس التصنيف.
لا تصنيف ولا حساب فرعي	حساب مصروفات أخرى.

لذلك فاختيار التصنيف وحده كافٍ لفصل أرصدة المصروفات: يظهر رصيد كل تصنيف (مثل الإيجار أو الوجبات) في حساب مستقل في دليل الحسابات والتقارير، دون الحاجة إلى قيود تصحيحية.

إلزام المستخدمين باختيار الحساب الفرعي

1. من القائمة الرئيسية اضغط المالية، ثم إعدادات المالية.
2. افتح الإعدادات العامة.
3. فعّل اختيار إلزامي لحساب المصروفات، ثم احفظ.

بعد التفعيل لا يُحفظ سند الصرف إلا بعد اختيار الحساب الفرعي.

المصروف المتكرر

استخدم المصروف المتكرر للمصروفات الدورية مثل الإيجار الشهري.

1. في سند الصرف فعّل متكرر.
2. حدد التكرار (أسبوعي أو شهري أو غيرهما).
3. حدد تاريخ الانتهاء الذي يتوقف عنده التكرار.
4. اضغط حفظ.

لإيقاف التكرار: افتح المصروف من قائمة المصروفات، واضغط تبويب متكرر، ثم تعطيل.

المصروف المتعدد

المصروف المتعدد يوزّع السند على أكثر من حساب في دليل الحسابات، مع ضريبة ومركز تكلفة لكل سطر.

1. بجانب حقل الحساب الفرعي اضغط متعدد.
2. في كل سطر اضغط اختر حساب واختر الحساب، ثم أدخل الوصف والمبلغ.
3. اختر الضريبة ومركز التكلفة لكل سطر إن لزم.
4. أكمل بيانات السند واضغط حفظ.

تقارير المصروفات

• من صفحة المصروفات اضغط أيقونة التقارير.
• أو من القائمة الرئيسية اضغط التقارير ← تقارير الحسابات العامة، واختر تقرير المصروفات المطلوب، ثم التفاصيل.

يمكنك طباعة التقرير أو تحميله.

أسئلة شائعة

ماذا يحدث إذا اخترت تصنيفًا للسند دون أن أحدد الحساب الفرعي؟

يُسجَّل المصروف على حساب باسم التصنيف تحت مصروفات أخرى، ويُنشئه النظام تلقائيًا عند أول استخدام للتصنيف. فيظهر رصيد كل تصنيف منفصلًا، ولا تحتاج إلى تعديل السندات أو إلى قيود تصحيحية.

هل التصنيف مجرد وسم لتنظيم المصروفات؟

لا. إذا لم تختر حسابًا فرعيًا، يحدد التصنيف الحساب الذي يُسجَّل عليه المصروف في القيد. أما إذا اخترت حسابًا فرعيًا، فيُسجَّل المصروف عليه، ويبقى التصنيف للتنظيم والبحث والتقارير.

سجلت سندات بالتصنيف فقط، فأين أجد أرصدتها في دليل الحسابات؟

افتح دليل الحسابات، وابحث تحت مصروفات أخرى عن الحساب الذي يحمل اسم التصنيف (مثل إيجار أو وجبات).

ما الفرق بين المورد والبائع في سند الصرف؟

المورد مسجل في قاعدة بيانات الموردين ويظهر رقمه الضريبي في تقرير الضرائب. أما البائع فنص حر لاسم المستلم دون تسجيله.