دليل إلزامية توزيع مراكز التكلفة في القيود اليدوية
يمكنك إلزام المستخدمين بتوزيع حسابات معيّنة على مراكز التكلفة عند إنشاء أو تعديل قيد يومي يدوي، باستخدام خيار إلزام توزيع مراكز التكلفة في القيود اليدوية، حتى لا يُحفظ القيد إلا بعد تحديد مركز التكلفة لهذه الحسابات. يشرح هذا الدرس طريقة تفعيل الإلزام، وتحديد الحسابات، وما يحدث عند حفظ القيد.
محتويات المقال
قبل البدء
- أن لديك صلاحية تعديل الإعدادات العامة لفتح صفحة الإعدادات.
- أن لديك مراكز تكلفة مضافة في مراكز التكلفة لتوزيع الحسابات عليها.
خطوات إلزام توزيع مراكز التكلفة في القيود اليدوية
أولًا: تفعيل الإلزام
- انتقل إلى الحسابات العامة، ثم اضغط إعدادات الحسابات العامة، واضغط بطاقة إعدادات الحسابات العامة.
- من القائمة الجانبية اختر قواعد توزيع مراكز التكلفة.
- في قسم توزيع مراكز التكلفة، فعّل إلزام توزيع مراكز التكلفة في القيود اليدوية. حالته الافتراضية معطّل، وبعد التفعيل تصبح مفعّل ويصبح زر إدارة الحسابات متاحًا.
ثانيًا: تحديد الحسابات
- اضغط إدارة الحسابات.
- تظهر نافذة الحسابات التي تتطلب مركز تكلفة وفيها شجرة الحسابات.
- حدد الحسابات التي تريد إلزام التوزيع عليها:
- لتحديد كل الحسابات، حدد خانة الاختيار أعلى عمود الحسابات.
- عند تحديد حساب رئيسي، تُحدَّد كل الحسابات الفرعية تحته، ومنها الحسابات التي تُضاف تحته لاحقًا.
- يمكنك تحديد حسابات فرعية بعينها فقط، والبحث عن الحساب من خانة بحث.
- اضغط حفظ في النافذة، ثم اضغط حفظ في صفحة الإعدادات.
تنبيه: إذا فعّلت الإلزام دون تحديد أي حساب، لا تُحفظ الإعدادات، وتظهر رسالة: حدد الحسابات التي يُلزَم فيها المستخدم بالتوزيع على مراكز التكلفة عند إنشاء أو تعديل قيد يومي يدوي.
تحذير: يطبَّق الإلزام فور الحفظ على كل المستخدمين الذين يضيفون أو يعدّلون القيود اليدوية، فراجع الحسابات المحددة قبل الحفظ.
ثالثًا: الأثر على القيد اليدوي
- عند إضافة قيد من أضف قيد أو تعديل قيد يدوي، وفيه حساب من الحسابات المحددة بدون مركز التكلفة، لا يُحفظ القيد، وتظهر رسالة تذكر الحسابات الناقصة بالاسم والكود.
مثال: مركز التكلفة مطلوب للحسابات: ‘مصروفات أخرى’ #541، ‘مصروفات الكهرباء’ #58
- حدد مركز التكلفة لكل حساب من هذه الحسابات، أو وزّعه على أكثر من مركز تكلفة، ثم احفظ القيد.
النتيجة: لا يُحفظ أي قيد يدوي فيه حساب من الحسابات المحددة إلا بعد توزيعه على مركز تكلفة، ويمكنك تعديل الحسابات في أي وقت من نفس الصفحة.
شرح الإعدادات
| الإعداد | الحالة الافتراضية | ماذا يفعل |
|---|---|---|
| إلزام توزيع مراكز التكلفة في القيود اليدوية | معطّل | عند تفعيله، يُلزَم المستخدم بتحديد مركز التكلفة للحسابات المحددة عند إنشاء أو تعديل قيد يدوي. |
| إدارة الحسابات | مطلوب عند التفعيل | يظهر فقط عند تفعيل الإلزام، ويحدد الحسابات التي يُطلب لها مركز التكلفة. |
| إيقاف الإلزام | يمسح الحسابات | عند إيقافه وحفظ الإعدادات، تُمسح الحسابات المحددة، وتحتاج إلى تحديدها من جديد عند إعادة التفعيل. |
- الإلزام يطبَّق على القيود اليدوية فقط، عند الإنشاء والتعديل، ولا يؤثر على القيود التلقائية من الفواتير وباقي المعاملات.
- القيود اليدوية المحفوظة قبل التفعيل لا تتأثر، إلا إذا عدّلتها؛ فعند حفظ التعديل يُطلب مركز التكلفة.
أسئلة شائعة
هل يؤثر إلزام توزيع مراكز التكلفة على القيود المُنشأة تلقائيًا؟
لا؛ يطبَّق على القيود اليدوية فقط. أما فواتير المبيعات وفواتير الشراء والأذون المخزنية فتُحفظ بشكل طبيعي وتُنشأ قيودها التلقائية حتى لو استخدمت حسابًا من الحسابات المحددة بدون مركز تكلفة.
هل اختيار حساب رئيسي يحدد حساباته الفرعية تلقائيًا؟
نعم؛ تُحدَّد كل الحسابات الفرعية تحته على كل المستويات، ومنها الحسابات التي تُضاف تحته لاحقًا. وإذا ألغيت تحديد حساب فرعي، يُلغى تحديد الحساب الرئيسي وتبقى باقي حساباته الفرعية محددة.
لماذا لا يُحفظ القيد اليدوي؟
لأن فيه حسابًا من الحسابات المحددة بدون مركز تكلفة. تذكر الرسالة اسم الحساب وكوده؛ حدد له مركز التكلفة ثم احفظ القيد.
ما الصلاحية المطلوبة لتغيير الإعداد؟
صلاحية تعديل الإعدادات العامة.