أسباب ظهور فرق في رصيد الخزينة أو الحساب البنكي
يمثّل رصيد الخزينة أو الحساب البنكي في النظام حصيلة الحركات المسجّلة عليه من مقبوضات ومدفوعات وتحويلات. وعند مطابقة هذا الرصيد بالنقدية الفعلية أو بكشف الحساب البنكي قد يظهر فرق — عجز إذا كان الموجود فعليًا أقل من المسجّل، أو زيادة إذا كان أكبر. ويوضح هذا الدليل الأسباب الشائعة لهذا الفرق وطريقة تتبّعه.
أسباب متعلقة بتسجيل عمليات الدفع
- تسجيل عملية دفع بحالة «مكتمل» قبل تحصيل المبلغ فعليًا، فيزيد الرصيد المسجّل عن الموجود. ويشيع ذلك مع الشيكات والتحويلات البنكية التي لم تُقيَّد بعد.
- تحصيل مبلغ من عميل دون تسجيل عملية دفع مقابلة، فيقل الرصيد المسجّل عن الموجود.
- تسجيل عملية الدفع على خزينة غير الخزينة التي استُلم بها المبلغ فعليًا.
- ربط وسيلة الدفع بخزينة غير صحيحة في الإعدادات، فتُوجَّه الحركات تلقائيًا إلى خزينة أخرى.
أسباب متعلقة بالتحويلات بين الخزائن
- اختلاف تاريخ التحويل عن تاريخ تنفيذه فعليًا، فيظهر الفرق عند المطابقة بفترة محددة.
- تسجيل التحويل مرتين.
أسباب متعلقة بالمصروفات والإيرادات
- صرف مبالغ نقدية من الخزينة دون تسجيلها كمصروف.
- عدم تسجيل رسوم وعمولات وسيلة الدفع أو البنك كمصروف، فيقل المبلغ المودع فعليًا عن المسجّل في النظام.
- تسجيل مصروف أو إيراد على خزينة غير الخزينة المتأثرة به.
أسباب متعلقة بالرصيد والإعدادات
- عدم تسجيل الرصيد الافتتاحي للخزينة عند إنشائها، أو تسجيله مرتين.
- فروق أسعار الصرف في الخزائن متعددة العملات عند المقارنة بعملة أخرى.
أسباب متعلقة بالتعديل والحذف
- تعديل قيمة فاتورة أو عملية دفع بعد تسجيلها.
- حذف عملية دفع أو استرجاعها من سلة المحذوفات.
- تعديل تاريخ حركة بعد إتمام مطابقة سابقة.
خطوات تتبّع الفرق
- اضغط على «المالية» من القائمة الجانبية، ثم اضغط «الخزائن والحسابات البنكية».
- افتح الخزينة أو الحساب البنكي المراد مراجعته، واستعرض حركاته خلال الفترة المطلوبة.
- قارن رصيد النظام بالنقدية الفعلية أو بكشف الحساب البنكي لنفس الفترة، وحدّد قيمة الفرق.
- راجع عمليات الدفع المسجّلة خلال الفترة، وتأكد من أن ما حالته «مكتمل» محصَّل فعليًا.
- راجع التحويلات بين الخزائن وتأكد من ظهور كل تحويل في الخزينتين معًا.
- راجع المصروفات والإيرادات المسجّلة على الخزينة، وتأكد من تسجيل رسوم البنك والعمولات.
- افتح سجل النشاطات وصفِّ النتائج حسب الفترة والموظف للكشف عن أي تعديل أو حذف تم على الفواتير أو الدفعات أو التحويلات.
ملاحظات مهمة
- أكثر أسباب الفرق شيوعًا هو استخدام حالة «مكتمل» لعملية دفع لم يصل مقابلها المال بعد. راجع مقال [أنواع حالات الدفع والفرق بينها] لتحديد الحالة المناسبة لكل عملية.
- الفرق قد ينشأ من اختلاف التواريخ لا من نقص حقيقي، لذا تأكد دائمًا من مطابقة الفترة الزمنية في الطرفين قبل اعتبار الفرق عجزًا.
- المطابقة الدورية للخزينة — أسبوعيًا أو شهريًا — تجعل اكتشاف مصدر الفرق أسهل بكثير من مراجعة فترة طويلة دفعة واحدة.