استيراد سندات القبض

يتيح لك دفترة إضافة عدد كبير من سندات القبض (الإيرادات المتنوعة) دفعة واحدة باستيرادها من ملف Excel (XLS أو XLSX) أو ملف CSV، بدلًا من إدخال كل سند قبض يدويًا. يشرح هذا الدليل كيف تجهّز الملف، وخطوات الاستيراد، ومعنى كل عمود في الملف، وكيف يتعامل النظام مع الأسطر التي بها أخطاء.

قبل البدء

• تحتاج إلى صلاحية “عرض كل سندات القبض” لفتح شاشة الاستيراد.
• نزّل ملف المثال (أو اضغط “تنزيل المثال” في شاشة الاستيراد) واستخدمه قالبًا لملفك.
• أي ضريبة أو خزينة أو مركز تكلفة أو حساب فرعي ستكتب اسمه في الملف يجب أن يكون مُضافًا في النظام مسبقًا؛ النظام لا ينشئها أثناء الاستيراد. (التصنيف وحده يُنشأ تلقائيًا إن لم يكن موجودًا.)
• اكتب التواريخ في الملف بنفس صيغة التاريخ المضبوطة في الإعدادات العامة لحسابك.

خطوات استيراد سندات القبض

1. من القائمة الرئيسية اضغط “المالية” ثم “سندات القبض”.
2. اضغط زر “استيراد” (أيقونة السحابة) أعلى القائمة، أو افتح شاشة “استيراد سندات القبض” مباشرة.
3. في حقل “الملف الذي سيتم استيراده” اختر ملف CSV أو XLS أو XLSX من جهازك.
4. إذا كان الملف CSV، اختر من قائمة “المحدد” الفاصل المستخدم بين الأعمدة (فاصلة، فاصلة منقوطة، أو Tab). تختفي هذه القائمة تلقائيًا مع ملفات Excel.
5. فعّل خيار “قم بإستيراد الصف الأول من الملف” فقط إذا كان الصف الأول في ملفك بيانات سند قبض وليس عناوين أعمدة؛ اتركه غير مفعّل إذا كان الصف الأول عناوين كما في ملف المثال.
6. اضغط “الخطوة التالية”.
7. في شاشة “تحديد الحقول”، اربط كل حقل في عمود “الحقل في النظام” بالعمود المقابل له في “الحقل المقابل في الملف”. يقترح النظام الربط تلقائيًا حسب عناوين أعمدة ملفك، فراجعه وعدّله إن لزم. الحقول المعلَّمة بـ * إلزامية.
8. اضغط “استيراد”.
9. راجع شاشة “النتائج”: تعرض عدد السجلات التي استُوردت بنجاح وعدد الفاشلة، مع رابط لكل سند قبض جديد وسبب فشل كل سطر لم يُستورد.

أعمدة ملف الاستيراد

الحقل في النظام	إلزامي	ماذا تكتب فيه
التاريخ	نعم	تاريخ سند القبض بصيغة التاريخ المضبوطة في حسابك.
المبلغ	نعم	يمكن كتابته بفواصل الآلاف مثل 10,444.55.
العملة	لا	رمز العملة مثل EGP أو SAR؛ إذا تُرك فارغًا تُستخدم العملة الافتراضية لحسابك.
التصنيف	لا	اسم التصنيف؛ إذا لم يكن موجودًا يُنشأ تلقائيًا كتصنيف لسندات القبض.
البائع	لا	اسم الجهة التي استُلم منها المبلغ، ويُحفظ كنص كما هو.
الوصف	لا	ملاحظات أو وصف سند القبض.
الضرائب	لا	اسم ضريبة مسجلة في النظام.
خزينة	لا	اسم خزينة نشطة يُودَع فيها المبلغ.
الحساب الفرعي	لا	اسم الحساب الفرعي في دليل الحسابات أو كوده.
مركز التكلفة	لا	اسم مركز تكلفة فرعي أو كوده.

آلية عمل النظام

• كل سطر في الملف يُنشئ سند قبض جديدًا برقم تسلسلي تلقائي.
• إذا كانت الضريبة شاملة، يُعتبر المبلغ في الملف شاملًا للضريبة وتُحسب قيمتها منه. وإذا كانت غير شاملة، تُضاف قيمة الضريبة فوق المبلغ.
• عند كتابة مركز تكلفة، يُوزَّع سند القبض عليه بنسبة 100%.

قواعد التحقق

يرفض النظام الملف بالكامل في الحالات التالية:

• ملف CSV دون اختيار المحدد.
• ملف يحتوي على عمود واحد فقط.
• ملف يختلف فيه عدد الأعمدة من صف لآخر.
• ملف لا يحتوي على أي صف بيانات.

ويتجاهل السطر وحده (مع ذكر السبب في شاشة النتائج) في الحالات التالية:

• “التاريخ” أو “المبلغ” فارغ.
• التاريخ مكتوب بصيغة غير صيغة حسابك.
• الضريبة أو الخزينة أو الحساب الفرعي أو مركز التكلفة غير موجود في النظام.
• الخزينة غير نشطة، أو ليس لديك صلاحية الإيداع فيها.
• ليس لديك صلاحية الوصول إلى الحساب الفرعي المكتوب.

أسئلة شائعة

• هل يمكنني تعديل سندات القبض موجودة عن طريق الاستيراد؟ لا، الاستيراد يُنشئ سندات القبض جديدة فقط. لتعديل سند قبض افتحه من قائمة سندات القبض.
• بعض الأسطر فشلت، هل أعيد رفع الملف كله؟ لا، ارفع الأسطر الفاشلة فقط بعد تصحيحها؛ لأن النظام لا يكتشف التكرار، فإعادة رفع الملف كله تُسجّل الأسطر الناجحة مرة ثانية.
• لماذا ظهرت رسالة أن الضريبة أو الخزينة غير متوفرة في النظام؟ لأن الاسم المكتوب في الملف لا يطابق اسمًا مسجلًا. راجع الضرائب والخزائن واكتب الاسم كما هو تمامًا، وتأكد أن الخزينة نشطة.
• لماذا رُفض التاريخ؟ لأنه مكتوب بصيغة مختلفة عن صيغة التاريخ المضبوطة في حسابك؛ تُعرض الصيغة الصحيحة في رسالة الخطأ.
• هل يُسجَّل المبلغ شاملًا الضريبة؟ يعتمد على الضريبة: إذا كانت شاملة يُعتبر المبلغ شاملًا لها، وإذا كانت غير شاملة تُضاف قيمتها فوق المبلغ.
• لا أرى زر الاستيراد في قائمة سندات القبض، ماذا أفعل؟ الزر يظهر حاليًا لمن يملك صلاحية “مشاهدة كل المصروفات”. إذا كانت لديك صلاحية “عرض كل سندات القبض” فقط، افتح شاشة استيراد سندات القبض مباشرة من الرابط.
• كيف أستورد المصروفات؟ من شاشة استيراد المصروفات، وخطواتها مطابقة لهذا الدليل.