إضافة قيد يومية
🛈
ملاحظة: تأكد من تفعيل تطبيق الحسابات العامة في حسابك.
محتويات المقال
خطوات إضافة قيد يومية
- من القائمة الرئيسية اضغط الحسابات العامة، ثم قيود اليومية.
- اضغط أضف قيد.
- أدخل التاريخ والعملة والوصف.
- في السطر الأول اختر اسم الحساب للطرف المدين، واكتب وصف السطر، وأدخل المبلغ في مدين.
- اضغط إضافة، واختر الحساب للطرف الدائن، وأدخل المبلغ في دائن.
- أضف أسطرًا أخرى إذا كان القيد مركبًا، وتأكد أن الإجمالي متساوٍ في المدين والدائن.
- اضغط حفظ لإصدار القيد، أو حفظ كـ مسودة لحفظه دون إصدار.
حقول القيد
| الحقل | الوصف |
|---|---|
| التاريخ | تاريخ القيد، وافتراضيًا اليوم. ولا يمكن أن يكون في فترة مقفلة. |
| العملة | عملة القيد. وعند اختيار عملة أخرى قد يظهر سعر الصرف وتحديث سعر النظام (حسب الإعدادات). |
| رقم | رقم القيد التلقائي (ويمكن تفعيل ترقيم مستقل للقيود اليدوية من إعدادات الحسابات العامة). |
| الوصف | وصف القيد بالكامل. |
| المرفقات | المستندات المؤيدة للقيد. |
| اسم الحساب (مطلوب) | الحساب الفرعي لكل سطر. |
| الوصف (للسطر) | وصف خاص بكل سطر. |
| وسوم | تظهر عند تفعيلها لحقول القيد. |
| مركز التكلفة | يظهر عند تفعيله، ويمكن توزيع السطر على عدة مراكز من تعيين مراكز التكلفة الخاصة بالحساب. |
| الضرائب | اختر الضريبة بجوار الطرف المدين أو الدائن (وليس كحساب مستقل) لتظهر في تقرير الضرائب. |
| مدين / دائن (مطلوب) | مبلغ السطر في أحد الطرفين. |
ولإدخال أسطر كثيرة، اختر نسخ من جدول البيانات من قائمة زر إضافة والصق الأسطر من Excel.
فرع القيد: كيف أختار الفرع؟
عند تفعيل تطبيق الفروع، لا يوجد حقل لاختيار الفرع في نموذج القيد؛ فـيُحدَّد فرع القيد تلقائيًا بالفرع الذي تعمل عليه حاليًا عند إضافة القيد.
لإضافة قيد على فرع معيّن:
- انتقل إلى الفرع المطلوب من قائمة الفروع أعلى الشاشة.
- من قيود اليومية اضغط أضف قيد، وأدخل القيد واحفظه؛ فيُسجَّل على هذا الفرع.
- يظهر فرع القيد في صفحة القيد بجوار أيقونة المبنى.
- تعديل القيد اليدوي وحذفه وتعيين مراكز التكلفة له متاحة فقط وأنت على نفس فرع القيد؛ فإذا لم تظهر هذه الأزرار، انتقل إلى فرع القيد أولًا.
- لا يمكن نقل قيد محفوظ إلى فرع آخر؛ فإذا أضفته على فرع خطأ، احذفه وأضفه من جديد بعد الانتقال للفرع الصحيح، أو استخدم نسخ وأنت على الفرع الصحيح ثم احذف الأصلي.
- القيود التلقائية تأخذ فرع المستند المصدر (الفاتورة أو المصروف أو غيرها).
🛈
مهم: تأكد من الفرع الحالي قبل إضافة القيد، خاصة إذا كنت تعمل على أكثر من فرع؛ لأن القيد يظهر في تقارير هذا الفرع فقط عند فلترة التقارير بالفرع.
حفظ القيد: مسودة أم صادر؟
| الزر | حالة القيد | الأثر |
|---|---|---|
| حفظ (أو حفظ & إضافة جديدة) | صادر | يأخذ القيد رقمه التسلسلي، ويؤثر فورًا على أرصدة الحسابات والتقارير. |
| حفظ كـ مسودة | مسودة | يُحفظ برقم مؤقت (draft-…) دون أن يؤثر على الأرصدة أو التقارير، حتى تصدره. |
متى يكون القيد مكتملًا أو مرحّلًا؟
للقيد في دفترة حالتان فقط: مسودة وصادر. ولا توجد خطوة ترحيل أو اعتماد منفصلة:
- يكون القيد مكتملًا ومرحّلًا بمجرد إصداره؛ أي عند حفظه بزر حفظ، أو عند إصدار مسودة لاحقًا.
- من لحظة الإصدار يظهر القيد في ميزان المراجعة وحساب الأستاذ وأرصدة الحسابات وكشوف حساب العملاء والموردين وكل التقارير المحاسبية.
- المسودة لا تظهر في أي من هذه التقارير ولا تؤثر على الأرصدة.
كيف تعرف حالة القيد؟
- في صفحة القيد وقائمة القيود، تظهر علامة مسودة على القيود غير الصادرة. أما القيد الصادر فلا تظهر عليه علامة حالة.
- تظهر علامة آلي على القيود التلقائية الناتجة من الفواتير والمدفوعات وغيرها، وهي صادرة دائمًا.
- لعرض المسودات فقط، استخدم فلتر حالة القيد واختر مسودة.
🛈
ملاحظة: القيود التلقائية تُنشأ عند إصدار المستند المصدر؛ فالفاتورة أو المصروف المسودة لا يُنشئ قيدًا حتى يُصدر.
إصدار قيد مسودة أو تحويله لمسودة
| الإجراء | الطريقة |
|---|---|
| إصدار مسودة واحدة | افتح القيد واضغط إصدار، أو عدّله واضغط حفظ. يأخذ القيد رقمه التسلسلي. |
| إصدار عدة مسودات | من قائمة القيود حدد المسودات واختر إصدار من الإجراءات الجماعية. |
| إرجاع قيد صادر لمسودة | من صفحة القيد اضغط تحويل إلى مسودة (للقيود اليدوية فقط)، فيخرج من الأرصدة والتقارير. |
ما معنى “غير مكتمل” في قائمة القيود؟
زر غير مكتمل في قائمة القيود يعرض نماذج قيود بدأت إدخالها ولم تحفظها (محفوظة مؤقتًا في المتصفح). وهي ليست قيودًا محفوظة ولا حتى مسودات، ولا تؤثر على الحسابات. اضغط أكمل لاستكمال القيد وحفظه.
🛈
ملاحظة: النماذج غير المكتملة محفوظة في المتصفح والجهاز الذي بدأت منه فقط، وقد تُفقد عند مسح بيانات المتصفح؛ لذلك احفظ القيد كمسودة إذا أردت استكماله لاحقًا.
شروط حفظ القيد ورسائل الخطأ
| الشرط | الرسالة |
|---|---|
| تساوي إجمالي المدين والدائن. | إجمالي المدين يجب أن يكون مساوياَ لإجمالي الدائن |
| سطران على الأقل. | يجب أن تضيف على الأقل حركتان للقيد |
| اختيار حساب لكل سطر به مبلغ. | لا يمكن إضافة القيمة … إلى طرف … دون اختيار الحساب. |
| ألا يكون التاريخ في فترة مقفلة. | لا يمكنك إضافة أو تعديل أو حذف أي معاملة في هذا التاريخ … خلال فترة مغلقة |
| ألا يتجاوز العميل الحد الائتماني (عند تفعيله). | العميل تعدى الحد الإتماني |
إجراءات أخرى على القيد
- نسخ: إنشاء قيد جديد بنفس الأسطر وتاريخ اليوم.
- قيد عكسي: إنشاء قيد يعكس المدين والدائن.
- اجعله متكرر: تكرار القيد دوريًا.
- تعديل وحذف: للقيود اليدوية. أما القيود التلقائية فيمكن تعديل وصفها فقط، ويتم تعديل قيمها من المستند المصدر.
- سجل الأنشطة: يظهر فيه من أضاف القيد أو عدّله ومتى.
الصلاحيات
| الصلاحية | تتيح |
|---|---|
| إضافة/تعديل/مسح جميع القيود | إضافة وإصدار وتعديل كل القيود. |
| إضافة/تعديل/مسح القيود الخاصة به | نفس الشيء لقيود المستخدم فقط. |
| إضافة/تعديل/مسح القيود المسودة | حفظ القيود كمسودة وتحويلها لمسودة. ومن لديه هذه الصلاحية فقط يرى زر حفظ كـ مسودة دون حفظ، فيحتاج من يصدر قيوده. |
| حذف القيود | حذف القيود. |
تُضبط من الأدوار الوظيفية.
أسئلة شائعة
متى يكون القيد مكتملًا أو مرحّلًا؟
عند إصداره؛ أي حفظه بزر حفظ أو إصدار المسودة. ولا توجد خطوة ترحيل منفصلة.
أضفت قيدًا ولا يظهر في ميزان المراجعة؟
غالبًا القيد مسودة؛ افتحه واضغط إصدار. أو تاريخه خارج فترة التقرير.
لا يظهر لي زر حفظ، فقط حفظ كمسودة؟
صلاحيتك تسمح بالمسودات فقط؛ اطلب صلاحية إضافة القيود أو اطلب من المسؤول إصدار القيد.
عند إضافة قيد جديد كيف أختار الفرع؟
لا يوجد حقل للفرع في القيد؛ يُسجَّل القيد تلقائيًا على الفرع الذي تعمل عليه. انتقل للفرع المطلوب من قائمة الفروع أعلى الشاشة، ثم أضف القيد. التفاصيل.
لا يظهر زر التعديل أو الحذف في القيد؟
تأكد أنك على نفس فرع القيد، وأن لديك صلاحية إدارة القيود.
ما الفرق بين المسودة وغير المكتمل؟
المسودة قيد محفوظ في النظام لم يصدر بعد. أما غير المكتمل فنموذج لم يُحفظ أصلًا ومحفوظ مؤقتًا في المتصفح.