كيفية إثبات ودفع المصروفات المستحقة

المصروفات المستحقة هي مصروفات استفادت منها منشأتك خلال فترة معينة، لكنها لم تُدفع بعد، مثل فاتورة الكهرباء أو المياه أو الإيجار أو الإنترنت أو أتعاب الاستشارات عن شهر انتهى ولم تُسدد قيمتها حتى الآن. إثبات هذه المصروفات في نفس الفترة التي حدثت فيها يجعل أرباح الفترة صحيحة، ويُظهر الالتزام المطلوب سداده في الميزانية.في هذا الدليل، سنشرح خطوات إعداد الحسابات والقيود المحاسبية لإثبات المصروف المستحق ثم سداده، مع مثال عملي على مصروف كهرباء مستحقة.

مثال الدليل: مصروف كهرباء شهر سبتمبر بقيمة 1,500، تم استهلاكها في سبتمبر، وسيتم سدادها نقدًا من الخزينة في شهر أكتوبر.

أولًا: أنشئ حساب الالتزام الذي سيظهر فيه المبلغ المستحق السداد.

من القائمة الرئيسية، انتقل إلى “الحسابات العامة” ثم اختر “دليل الحسابات” وانتقل إلى “الخصوم“.

ثم اضغط على “الخصوم المتداولة“.

اضغط على “أضف حساب“.

أنشئ حسابًا رئيسيًا جديدًا باسم “مصروفات مستحقة“، ليجمع كل المصروفات التي لم تُسدد بعد.

داخل هذا الحساب، اضغط على “أضف حساب” وأضف حسابًا فرعيًا لكل نوع مصروف مستحق، مثل: “كهرباء مستحقة” و”إيجار مستحق” و”إنترنت مستحق“.

ثانيًا: تأكد من وجود حساب المصروف نفسه. من “دليل الحسابات” مرة أخرى، انتقل إلى “المصروفات“.

إذا لم يكن لديك حساب لهذا المصروف، أنشئ حسابًا فرعيًا باسم “مصروف الكهرباء” ثم اضغط على زر “حفظ“. إذا كان الحساب موجودًا بالفعل في دليل الحسابات، استخدمه مباشرة.

يُسجل هذا القيد في نهاية الفترة التي حدث فيها المصروف (في المثال: آخر يوم في شهر سبتمبر)، حتى لو لم تصل الفاتورة أو لم تُدفع بعد.

من القائمة الرئيسية، انتقل إلى “الحسابات العامة” ثم اضغط على “أضف قيد“.

اختر تاريخ القيد، واكتب في الوصف مثلًا: “إثبات فاتورة كهرباء شهر سبتمبر المستحقة”.

أضف حساب “مصروف الكهرباء” (ضمن المصروفات) في الطرف المدين.

أضف حساب “كهرباء مستحقة” (ضمن مصروفات مستحقة) في الطرف الدائن.

أدخل المبلغ المستحق (1,500) في الطرفين، ثم اضغط على زر “حفظ“.

بذلك تكون قد أثبتّ مصروف الكهرباء في شهر سبتمبر، وظهر المبلغ كالتزام مستحق السداد في حساب “كهرباء مستحقة”.

الحساب	مدين	دائن
مصروف الكهرباء	1,500	—
كهرباء مستحقة	—	1,500

 

الخطوة التالية هي سداد المبلغ المستحق عند الدفع.

عند دفع الفاتورة (في المثال: في شهر أكتوبر)، من “الحسابات العامة” اختر “أضف قيد” مرة أخرى، واختر تاريخ الدفع الفعلي.

في الطرف المدين، اختر حساب “كهرباء مستحقة“.

في الطرف الدائن، اختر حساب “الخزينة” أو حساب البنك الذي دفعت منه.

أدخل المبلغ المدفوع واضغط على زر “حفظ“.

 

الحساب	مدين	دائن
كهرباء مستحقة	1,500	—
الخزينة	—	1,500

 

بعد هذا القيد يصبح رصيد حساب “كهرباء مستحقة” صفرًا، وتنخفض الخزينة بقيمة المبلغ المدفوع، دون أن يُسجّل المصروف مرة ثانية.

طريقة بديلة للسداد: يمكنك السداد من “المالية” ثم “إضافة مصروف” (سند صرف)، واختيار حساب “كهرباء مستحقة” في حقل “الحساب الفرعي” بدلًا من حساب المصروف، واختيار الخزينة التي دفعت منها. ينتج عن ذلك نفس القيد السابق، مع ظهور الدفعة في قائمة المصروفات.

تنبيه: عند السداد لا تختر حساب “مصروف الكهرباء” مرة أخرى، وإلا سيُسجّل المصروف مرتين، ويبقى رصيد “كهرباء مستحقة” مفتوحًا.

السداد الجزئي: إذا دفعت جزءًا من المبلغ (مثلًا 1,000 من 1,500)، سجّل قيد السداد بالمبلغ المدفوع فقط، وسيبقى الباقي (500) رصيدًا دائنًا في حساب “كهرباء مستحقة” حتى سداده.

وبذلك تكون قد أتممت عملية إثبات وسداد المصروفات المستحقة خطوة بخطوة. يمكنك متابعة المبالغ غير المسددة في أي وقت من رصيد حساب “مصروفات مستحقة” في دليل الحسابات أو من تقرير الميزانية.