دليل الحسابات: العرض، والفروع، والصلاحيات المطلوبة

يعرض دليل الحسابات كل حسابات نشاطك في شكل شجري (الحسابات الرئيسية وما تحتها من حسابات فرعية) مع أرصدة كل حساب. يشرح هذا الدليل طريقة عرض الدليل وإدارته، والصلاحيات المطلوبة للمستخدمين، وكيف تعرض حسابات وأرصدة كل الفروع.

عرض دليل الحسابات

1. من القائمة الرئيسية اضغط الحسابات العامة.
2. اضغط دليل الحسابات.
3. تظهر الحسابات في شكل شجري، ولكل حساب أو حساب رئيسي إجمالي المدين والدائن والرصيد. اضغط على أي حساب رئيسي لعرض الحسابات التي تحته.

إدارة الحسابات من الدليل

• أضف حساب أو إضافة حساب رئيسي تحت الحساب المحدد.
• تعديل الحساب أو حذفه أو إخفاؤه (لا يمكن حذف حساب عليه حركات أو من حسابات النظام الافتراضية).
• عرض حركات الحساب، أو إضافة قيد، أو فتح تقرير حساب الأستاذ.
• عرض تفاصيل الحساب وتوجيهه، ومراكز التكلفة المرتبطة به (لمن لديه صلاحية إدارة مراكز التكلفة).

الحسابات التي يُنشئها النظام تلقائيًا

عند إضافة بعض السجلات في النظام، يُنشئ دفترة لكل سجل حسابًا فرعيًا باسمه في دليل الحسابات، تحت الحساب الرئيسي المناسب، ويأخذ رقمًا تسلسليًا بعد آخر حساب تحت هذا الحساب الرئيسي.

السجل	مكان الحساب الفرعي
الأصل	تحت الحساب الرئيسي الذي اخترته للأصل، مثل وسائل النقل أو الأثاث.
العميل	تحت حساب العملاء.
المورد	تحت حساب الموردين.
الخزينة أو الحساب البنكي	تحت حساب الخزائن أو البنوك.
المستودع	تحت حساب المخزون.

تُسجَّل على هذا الحساب كل حركات السجل. ففي الأصل مثلًا: قيد الشراء، وقيود الإهلاك، والبيع أو التكهين. وبذلك يمكنك:

• معرفة رصيد كل أصل أو عميل أو مورد بشكل مستقل.
• تتبع حركاته من حساب الأستاذ.
• رؤية الإجمالي لكل مجموعة في حسابها الرئيسي.

نقل حساب أو مجموعة حسابات تحت حساب رئيسي آخر

يمكنك إعادة ترتيب دليل الحسابات بنقل أي حساب فرعي، أو حساب رئيسي بكل ما تحته من حسابات، ليصبح تحت حساب رئيسي آخر؛ وذلك بتغيير الحساب الرئيسي له:

1. من دليل الحسابات اختر الحساب أو الحساب الرئيسي المطلوب نقله، واضغط تعديل.
2. في حقل حساب رئيسي اختر الحساب الرئيسي الجديد.
3. اضغط حفظ.

ماذا يحدث عند النقل؟

• ينتقل الحساب الرئيسي بكل حساباته الفرعية والمجموعات التي تحته إلى المكان الجديد.
• لا تتغير القيود السابقة ولا تتكرر الأرصدة؛ فالقيود مسجلة على الحسابات نفسها، والذي يتغير هو مكانها في الشجرة فقط.
• يُعاد حساب أرصدة الحسابات الرئيسية تلقائيًا: يُضاف رصيد الحسابات المنقولة للحساب الرئيسي الجديد، ويُطرح من القديم.
• تظهر الحسابات المنقولة في التقارير المالية (مثل قائمة الدخل والميزانية وميزان المراجعة) تحت مكانها الجديد، بأرصدتها التاريخية لأي فترة تعرضها، دون أي قيد إضافي.
• يُسجَّل التعديل في سجل النشاطات.

قيود النقل

الحالة	النتيجة
اختيار نفس الحساب كحساب رئيسي له.	لا يمكنك اختيار نفس الحساب الرئيسي لنفس الحساب
اختيار حساب يقع تحته (من حساباته الفرعية) كحساب رئيسي له.	لا يمكنك إختيار حساب فرعي لهذا الحساب ليكون الحساب الرئيسي الخاص به
الحسابات الرئيسية الأساسية للدليل (الأصول، الخصوم، المصروفات، الإيرادات).	لا يظهر لها حقل الحساب الرئيسي، فلا يمكن نقلها.
الحساب الفرعي.	يجب أن يكون له حساب رئيسي دائمًا.

دليل الحسابات والفروع

عند تفعيل تطبيق الفروع، يعتمد ما يظهر في الدليل على الإعداد تخصيص الحسابات على مستوى الفروع في إعدادات الفروع (قسم مشاركة البيانات بين الفروع):

الإعداد	ما يحدث
غير مفعّل (الافتراضي)	كل الحسابات مشتركة بين كل الفروع، وتظهر لكل مستخدم يمكنه فتح دليل الحسابات.
مفعّل	يظهر في نموذج الحساب والحساب الرئيسي قسم الصلاحيات لتحديد الفروع التي يتبعها الحساب: الكل، أو فرع محدد (فرع أو أكثر). ويعرض الدليل حسابات الفرع المختار فقط.

ويظهر أعلى دليل الحسابات فلتران للفروع:

الفلتر	وظيفته
فرع الحسابات	يحدد الحسابات التي تظهر في الدليل (يظهر فقط عند تفعيل تخصيص الحسابات على مستوى الفروع). وإذا لم تختر فرعًا، يُستخدم الفرع الحالي.
فرع القيود	يحدد القيود التي تُحسب منها الأرصدة.

عرض حسابات وأرصدة كل الفروع

1. افتح دليل الحسابات.
2. في فرع الحسابات اختر كل الفروع لعرض حسابات كل الفروع.
3. في فرع القيود اختر كل الفروع لتكون الأرصدة مجمّعة من قيود كل الفروع.

لكي يتمكن مستخدم (غير المالك) من ذلك، يحتاج:

المطلوب	السبب	مكان الضبط
عرض جميع القيود أو عرض القيود الخاصة به	لفتح صفحة دليل الحسابات أصلًا.	الأدوار الوظيفية
تعديل الإعدادات العامه	لتظهر قائمة الفروع في فلتري فرع الحسابات وفرع القيود.	الأدوار الوظيفية
أن تكون كل الفروع ضمن الفروع المسموح الدخول بها	لا تظهر للمستخدم إلا الفروع المسموح له بها، وأرصدة كل الفروع تُحسب من قيود فروعه فقط.	ملف الموظف في الموظفين

الصلاحيات المطلوبة

الصلاحية	ما تتيحه في دليل الحسابات
عرض جميع القيود	فتح دليل الحسابات وعرض الأرصدة.
عرض القيود الخاصة به	فتح دليل الحسابات، وعرض حركات الحسابات من القيود التي أضافها المستخدم فقط.
إدارة حسابات القيود	إضافة الحسابات والحسابات الرئيسية وتعديلها وحذفها وتصديرها. وبدونها يمكن العرض فقط.
إضافة/تعديل/مسح جميع القيود / الخاصة به	إضافة القيود من الدليل وتعديلها.
حذف القيود	حذف القيود.
عرض مراكز التكلفة / إدارة مراكز التكلفة	عرض أو إدارة مراكز التكلفة المرتبطة بالحسابات.
تعديل الإعدادات العامه	ظهور قائمة الفروع في فلاتر الدليل.

لماذا لا يظهر حساب لمستخدم؟

السبب	الحل
الحساب مخصص لفرع آخر غير المختار في فرع الحسابات أو الفرع الحالي.	اختر كل الفروع أو الفرع الصحيح، أو أضف الفرع لصلاحيات الحساب.
الحساب الرئيسي مخصص لفروع أخرى.	عدّل الصلاحيات في الحساب الرئيسي.
المستخدم ليس له صلاحية على الفرع.	أضف الفرع إلى الفروع المسموح الدخول بها في ملف الموظف.
قائمة الفروع لا تظهر للمستخدم في الفلاتر.	امنحه تعديل الإعدادات العامه.
الحساب مخفي.	فعّل إظهار الحسبات المخفية.
الرصيد يظهر صفرًا أو مختلفًا.	الحساب ظاهر، لكن فرع القيود محدد بفرع واحد أو بفروع المستخدم فقط.
لا يستطيع فتح الدليل أصلًا.	امنحه عرض جميع القيود أو عرض القيود الخاصة به.

أسئلة شائعة

لماذا يظهر لكل أصل حساب فرعي ورقم مستقل في دليل الحسابات؟

لأن النظام يُنشئ تلقائيًا حسابًا فرعيًا باسم كل أصل تحت الحساب الرئيسي الذي اخترته له، ويُسجَّل عليه قيد الشراء وقيود الإهلاك والبيع أو التكهين. وبذلك تعرف تكلفة كل أصل ورصيده بشكل مستقل، وترى إجمالي كل فئة من الأصول في حسابها الرئيسي. والأمر نفسه ينطبق على العملاء والموردين والخزائن والمستودعات.

هل يمكن نقل مجموعة حسابات بقيودها تحت حساب رئيسي آخر دون تغيير القيود؟

نعم؛ عدّل الحساب الرئيسي للمجموعة واختر الحساب الرئيسي الجديد. تنتقل كل حساباتها الفرعية، ولا تتغير القيود ولا تتكرر الأرصدة.

هل تظهر الأرصدة التاريخية في قائمة الدخل بعد نقل الحساب؟

نعم، تظهر الحسابات المنقولة بأرصدتها لكل الفترات تحت مكانها الجديد في التقارير.

ما الصلاحية التي تجعل المستخدم يرى كل الفروع في دليل الحسابات؟

لا توجد صلاحية واحدة لذلك. يحتاج المستخدم صلاحية عرض جميع القيود، وصلاحية تعديل الإعدادات العامه لتظهر له قائمة الفروع، وأن تكون كل الفروع ضمن الفروع المسموح الدخول بها في ملفه؛ ثم يختار كل الفروع في فرع الحسابات وفرع القيود. أو اجعل دوره مدير عام.

المستخدم يرى الدليل لكن لا يستطيع إضافة حساب؟

يحتاج صلاحية إدارة حسابات القيود.

لماذا لا يظهر فلتر فرع الحسابات؟

لأن تخصيص الحسابات على مستوى الفروع غير مفعّل في إعدادات الفروع؛ وفي هذه الحالة كل الحسابات مشتركة وتظهر للجميع.