لماذا لا يظهر مصروف في كشف حساب البنك؟ وكيفية تحميل المصروف على الجهة التي قامت بالسداد

يتناول هذا الدليل الحالة التي يُسجَّل فيها مصروف في النظام ولا يظهر في كشف حساب البنك، ويوضح أسباب ذلك، والطريقة الصحيحة لتحميل المصروف على الجهة التي قامت بالسداد فعليًا، سواء أكانت خزينة أخرى، أم أحد الموظفين، أم أحد الشركاء، أم موردًا سيتم سداده لاحقًا.

أولًا: كيف يُسجَّل المصروف في النظام

عند إضافة مصروف من إضافة مصروف، يُنشئ النظام قيدًا محاسبيًا على النحو التالي:

الحساب	مدين	دائن
حساب المصروف المختار في حقل الحساب الفرعي	✓	—
الخزينة/الحساب البنكي المختار في حقل خزينة	—	✓

ويُستفاد من ذلك أن المصروف يُخصم دائمًا من الخزينة المحددة في سند المصروف، ولا يظهر في كشف حساب البنك إلا إذا كانت الخزينة المختارة هي الحساب البنكي ذاته. وفي حال عدم اختيار خزينة، يُخصم المصروف من الخزينة الرئيسية تلقائيًا.

ثانيًا: أسباب عدم ظهور المصروف في كشف حساب البنك

السبب	التوضيح	طريقة المعالجة
اختيار خزينة غير البنك	تم تسجيل المصروف على الخزينة النقدية أو الخزينة الرئيسية الافتراضية بدلًا من الحساب البنكي.	تعديل سند المصروف واختيار الحساب البنكي في حقل خزينة.
حفظ المصروف كمسودة	لا يُنشأ قيد محاسبي للمصروف المحفوظ كمسودة، ومن ثم لا يظهر في أي كشف حساب.	فتح المصروف وإصداره.
اختلاف التاريخ	تاريخ المصروف يقع خارج الفترة المحددة في كشف الحساب.	مراجعة تاريخ المصروف أو توسيع فترة الكشف.
اختلاف الفرع	المصروف مسجل على فرع غير الفرع المختار عند عرض الكشف.	اختيار الفرع الصحيح أو جميع الفروع.
اختلاف العملة	المصروف مسجل بعملة تختلف عن عملة الحساب البنكي.	مراجعة عملة المصروف والخزينة.
السداد من خارج حسابات الشركة	تم سداد المصروف من قِبل جهة أخرى، كأحد الموظفين أو الشركاء أو المورد، ولم يخرج المبلغ من بنك الشركة أصلًا.	تحميل المصروف على الجهة التي قامت بالسداد، وفقًا للقسم الثالث.

ثالثًا: تحميل المصروف على الجهة التي قامت بالسداد

يُخصم سند المصروف دائمًا من خزينة، ولذلك فإن تحميل المصروف على جهة لا تمثل خزينة يتم من خلال قيد يومية، أو من خلال إنشاء خزينة تمثل تلك الجهة، على النحو التالي:

الحالة الأولى: سداد المصروف من عهدة نقدية لدى أحد الموظفين

في حال وجود عهدة نقدية ثابتة لدى أحد الموظفين يصرف منها المصروفات، يُفضَّل إنشاء خزينة تمثل هذه العهدة:

1. إنشاء خزينة باسم الموظف (مثل: “عهدة أحمد”) من إضافة خزينة.
2. تحويل مبلغ العهدة من البنك إلى هذه الخزينة.
3. عند تسجيل المصروف، اختيار خزينة العهدة في حقل خزينة.

وبذلك يظهر المصروف في كشف خزينة العهدة، ويظهر التحويل وحده في كشف البنك.

الحالة الثانية: سداد المصروف من المال الخاص لأحد الموظفين

يُسجَّل المصروف بقيد يومية من أضف قيد، ويُحمَّل على حساب مستحقات الموظف:

الحساب	مدين	دائن
حساب المصروف (مثل: مصروفات نقل)	500	—
حساب مستحقات الموظف (أو أطراف دائنة أخرى)	—	500

وعند رد المبلغ للموظف من البنك:

الحساب	مدين	دائن
حساب مستحقات الموظف	500	—
البنك	—	500

وبذلك يظهر في كشف البنك مبلغ الرد للموظف فقط، في تاريخ الرد الفعلي.

الحالة الثالثة: سداد المصروف من المال الخاص لأحد الشركاء أو المالك

يُنشأ حساب جاري للشريك من دليل الحسابات (ضمن حقوق الملكية أو الخصوم وفقًا للسياسة المحاسبية للمنشأة)، ثم يُسجَّل القيد التالي:

الحساب	مدين	دائن
حساب المصروف	1,000	—
جاري الشريك	—	1,000

ويبقى المبلغ مستحقًا للشريك إلى حين رده أو تسويته.

الحالة الرابعة: مصروف لم يُسدَّد بعد لجهة خارجية

في حال استلام فاتورة مصروف من مورد على أن يتم سدادها لاحقًا، يُفضَّل تسجيلها من خلال فاتورة شراء أو قيد يومية على حساب المورد:

الحساب	مدين	دائن
حساب المصروف	2,000	—
حساب المورد	—	2,000

وعند السداد الفعلي من البنك يُسجَّل سداد المورد، فيظهر المبلغ في كشف البنك في تاريخ السداد.

رابعًا: خطوات تسجيل قيد اليومية

1. الانتقال إلى أضف قيد من قائمة الحسابات العامة.
2. تحديد تاريخ المصروف، وكتابة وصف واضح يتضمن طبيعة المصروف واسم الجهة التي قامت بالسداد.
3. في الطرف المدين: اختيار حساب المصروف المناسب وإدخال المبلغ.
4. في الطرف الدائن: اختيار حساب الجهة التي قامت بالسداد (مستحقات الموظف، أو جاري الشريك، أو المورد) وإدخال المبلغ ذاته.
5. إرفاق صورة الإيصال، ثم الضغط على حفظ.

خامسًا: التحقق من صحة التسجيل

• مراجعة كشف حساب الخزينة أو البنك من الخزائن والحسابات البنكية للتأكد من ظهور المصروفات المسددة منه فقط.
• مراجعة حساب الجهة التي قامت بالسداد في دفتر الأستاذ للتأكد من ظهور المبلغ المستحق لها.
• مراجعة تقرير المصروفات للتأكد من تحميل المصروف على الحساب الصحيح.

الأسئلة الشائعة

سجلت مصروفًا وأريده أن يظهر في كشف البنك، فما الإجراء؟

يتعين تعديل سند المصروف واختيار الحساب البنكي في حقل خزينة.

هل يمكن اختيار حساب الموظف أو الشريك مباشرة في سند المصروف؟

لا، إذ إن سند المصروف يُخصم من خزينة فقط، ويتعين استخدام قيد يومية أو إنشاء خزينة تمثل العهدة.

لماذا لا يظهر المصروف في أي كشف حساب؟

يرجع ذلك في الغالب إلى حفظ المصروف كمسودة، أو إلى اختيار فرع أو فترة مختلفة عند عرض الكشف.