اضافة أرصدة أول المدة للحسابات

ما هي الأرصدة الإفتتاحية؟

الأرصدة الإفتتاحية هي المبالغ المُرحَّلة مع بداية السنة / الفترة المالية من معاملات محاسبية قديمة لهذه الحسابات. يكون الرصيد بالموجب (+) في حال كان الحساب هو المدين بالمبلغ المالي. ويكون بالسالب ( – ) في حال كان الحساب هو الدائن للمبلغ المالي.

ملحوظات:

• الأرصدة الإفتتاحية للمخزون لا يتم إضافتها عن طريق القيود اليومية بل يتم إضافتها عن طريق “إذن اضافة مخزني”.
• في حال أردت ان يتم احتساب الإهلاك بطريقة الية يجب إضافة الأرصدة الإفتتاحية للأصول عن طريق التطبيق الخاص بها “الأصول” من قائمة الحسابات العامة.

اضافة الحسابات الفرعية في دليل الحسابات

أولا يجب التأكد من إضافة جميع الحسابات الفرعية داخل دليل الحسابات حتي تتمكن من اضافة رصيد افتتاحي لها.

يوفر برنامج دفترة حساب فرعي داخل دليل الحسابات وهو حساب “ارصدة افتتاحية” يندرج تحت حساب “رأس المال” ويمكنك استخدام هذا الحساب في حال القيد الإفتتاحي للأرصدة الإفتتاحية غير متزن، بمعني ان اردت اضافة رصيد افتتاحي الي بعض الحسابات المدينة فقط ، او الحسابات الدائنة فقط.. في هذه الحالة نستخدم حساب “ارصدة افتتاحية” حتي نتمكن من ضبط القيد.

مثال: في حال كنت عميل جديد لبرنامج “دفترة” وأردت إضافة رصيد إفتتاحي لحساب الخزينة بقيمة 1,000 ريال لكن هذا المبلغ ناتج عن فترة مالية سابقة بدون وجود حساب مقابل لإتمام القيد،

في تلك الحالة نستخدم حساب “ارصدة افتتاحية” ويكون قيد اليومية كالأتي:

1,000 ريال من حـ/ الخزينة

1,000 ريال الي حـ/ ارصدة افتتاحية

*يمكنك استخدام أي حساب اخر بما يتناسب مع المعالجة المحاسبية الأنسب لطبيعة عملك.

خطوات إضافة الأرصدة الافتتاحية للحسابات

1. اضغط على “الحسابات العامة” من القائمة الرئيسية.
2. اضغط على زر “أضف قيد”.
3. أدخل حقل “التاريخ” لتحديد تاريخ تحرير قيد اليومية الخاص بالرصيد الإفتتاحي.
4. حدد “العملة” الخاصة بالرصيد الإفتتاحي.
5. أدخل “الوصف” للقيد مثال: “الرصيد الإفتتاحي لعام 2023”.
6. حدد الحسابات المطلوبة لتمثل طرف القيد “المدين”.
7. أدخل الوصف الخاص بالحسابات المدينة في القيد.
8. قم بتعيين قيمة أو رصيد الحسابات في خانة “المدين” بالقيد.
9. اضغط على زر “إضافة سطر” لإضافة الحسابات التالية.
10. حدد الحسابات المطلوبة لتمثل طرف القيد “الدائن”.
11. أدخل الوصف الخاص بالحسابات الدائنة في القيد.
12. قم بتعيين قيمة أو رصيد الحسابات في خانة “الدائن” بالقيد.
13. اضغط على زر “حفظ”.ملحوظات:
    • يشترط قبل حفظ القيد التأكد من تماثل قيمة “الإجمالي” في كل من أعمدة الحساب “المدين” و“الدائن” بالقيد.

نسخ من جدول بيانات

• يتيح برنامج دفترة خاصية “نسخ من جدول بيانات” والتي تمكنك من عمل نسخ لبيانات الحسابات الفرعية من ملف منفصل “اكسيل” وعمل لصق لتلك البيانات داخل البرنامج.
  • يمكنك استخدام هذه الخاصية في حال كان لديك ميزان مراجعة بجميع الحسابات أو بعض الحسابات المطلوب اضافة رصيد افتتاحي لها علي ملف اكسيل خارجي.

خطوات عمل نسخ من جدول بيانات

• ملحوظة: يجب أولا التأكد من اضافة جميع البيانات في ملف اكسيل والتأكد من مطابقة “اسم / كود الحساب” في ملف الإكسيل مع ما هو موجود داخل برنامج دفترة.

 

• بعد الدخول الي صفحة “اضافة قيد” كما موضح بالخطوات بالأعلي يجب اتمام الخطوات التالية :

1. اضغط علي “السهم ” المقابل لحقل “اضافة” الموجود اسفل سطر البند.
2. اضغط علي “نسخ من جدول بيانات”.
3. سيظهر جدول يحتوي علي البيانات التالية والذي يجب اضافة البيانات داخله عن طريق نسخها من ملف الإكسيل :
   1. “اسم / كود الحساب” : قم بعمل نسخ لبيانات عمود “الإسم / كود” الحساب من ملف الإكسيل ثم قم بلصقه في هذا العمود.
   2. “الوصف” : قم بعمل نسخ لبيانات عمود “الوصف” من ملف الإكسيل ثم قم بلصقه في هذا العمود.
   3. “مدين” : في هذا الحقل قم بلصق البيانات الخاصة بالقيم المدينة الخاصة بالحسابات الفرعية من ملف الإكسيل.
   4. “دائن” : في هذا الحقل قم بلصق البيانات الخاصة بالقيم الدائنة الخاصة بالحسابات الفرعية من ملف الإكسيل.
   5. “Cost Center Code / Name”:  في هذا الحقل قم بلصق البيانات الخاصة بمراكز التكلفة الخاصة بالحسابات الفرعية من ملف الإكسيل ان وجدت.
   6. “إزالة السجلات القديمة” : في حال قمت بالنقر علي هذا الحقل سيتم محو اي بيانات تم ادخالها يدويا قبل عمل استيراد للبيانات
4. قم بالضغط علي “استيراد” حتي يتم اضافة البيانات في الجدول الي صفحة إضافة القيد.
5. بعد اضافة البيانات الي الصفحة والتأكد من صحتها ومطابقتها قم بالضغط علي“حفظ”.

 

 

*يمكنك عمل نسخ لعمود بالكامل من ملف الإكسيل ثم عمل لصق في اول حقل من العمود المقابل له في البرنامج وسيتم اضافة جميع بيانات العمود تلقائيا.

*في حال كان هناك عدم تطابق في البيانات اثناء عملية “نسخ من جدول بيانات” لن يتم استيراد البيانات الي ان تكون مطابقة بشكل كامل.