إنشاء سند صرف

خطوات إنشاء سند صرف

1. من القائمة الرئيسية اضغط المالية.
2. اضغط المصروفات.
3. اضغط زر + سند صرف.
4. أدخل بيانات سند الصرف كما في الجزء التالي، ثم احفظ.

بيانات سند الصرف

الحقل	الوصف
المبلغ (مطلوب)	قيمة سند الصرف (أكبر من صفر)، مع اختيار العملة بجواره. وعند توزيع المصروف على أكثر من حساب يُحسب تلقائيًا من مجموع الأسطر.
التصنيف	اختر تصنيفًا أو اكتب تصنيفًا جديدًا فيُضاف تلقائيًا.
رقم المصروف (مطلوب)	رقم مسلسل تلقائي، ويمكن التحكم في شكله من إعدادات الترقيم المتسلسل.
خزينة	الخزينة أو البنك الذي صُرف منه المبلغ (يظهر عند وجود أكثر من خزينة، وافتراضيًا الخزينة الرئيسية).
التاريخ (مطلوب)	تاريخ سند الصرف، ولا يمكن أن يكون في فترة مقفلة.
متكرر	لتكرار السند دوريًا، مع تحديد التكرار (أسبوعي، كل أسبوعين، شهري…) وتاريخ الانتهاء.
الوصف	تفاصيل السند، ويظهر أيضًا في وصف القيد المحاسبي.
المرفقات	صورة أو ملف الإيصال بالسحب والإفلات أو الاختيار من جهازك (pdf، doc، docx، xls، xlsx، csv، jpg، png، gif، zip، jpeg).
المورد	المورد المرتبط بالسند من القائمة (بالاسم أو البريد أو الهاتف)، أو أضف مورد جديد. ويُظهر اسم المورد ورقمه الضريبي أمام المصروف في تقرير الضرائب. متى يُختار حساب المورد تلقائيًا؟
الحساب الفرعي	الحساب الذي يُحمَّل عليه المصروف. وإذا تُرك على آلي، يُسجَّل المصروف على حساب باسم التصنيف تحت مصروفات أخرى، أو على مصروفات أخرى نفسه إن لم يُختر تصنيف. التفاصيل. ويصبح اختياره إلزاميًا عند تفعيل اختيار إلزامي لحساب المصروفات في إعدادات المالية.
الوحدة	الوحدة المؤجرة المرتبطة بالمصروف (مع تطبيق التأجير).
تعيين مراكز التكلفة	ربط المصروف أو جزء منه بمراكز التكلفة (يظهر عند وجود مراكز تكلفة).
خيارات اخرى	الضريبة الاولى والضريبة الثانية (نوع الضريبة والمبلغ)، والبائع (اسم المستلم)، والعميل (إن لم يكن مخفيًا من الإعدادات).
الحقول الإضافية	أي حقول إضافية عرّفتها للمصروفات.

الحساب الذي يُسجَّل عليه المصروف

يحدد النظام الحساب المدين في قيد سند الصرف حسب ما تختاره في حقلي الحساب الفرعي والتصنيف:

ما تختاره في السند	الحساب الذي يُسجَّل عليه المصروف
الحساب الفرعي محدد (مع تصنيف أو بدونه)	الحساب الفرعي المختار.
التصنيف فقط، والحساب الفرعي على آلي	حساب باسم التصنيف تحت مصروفات أخرى في دليل الحسابات. يُنشئه النظام تلقائيًا عند أول استخدام للتصنيف في سند صرف، ثم تُسجَّل عليه كل السندات التالية بنفس التصنيف.
لا تصنيف ولا حساب فرعي	حساب مصروفات أخرى.

لذلك فاختيار التصنيف وحده كافٍ لفصل أرصدة المصروفات: يظهر رصيد كل تصنيف (مثل الإيجار أو الوجبات) في حساب مستقل في دليل الحسابات والتقارير، دون الحاجة إلى قيود تصحيحية.

اختيار المورد وحساب المورد الفرعي

حقل المورد وحقل الحساب الفرعي منفصلان: اختيار المورد يربط السند به ويُظهر بياناته، لكنه لا يوجّه المصروف لحساب المورد دائمًا. ويحدث ذلك كالتالي:

الحالة	ما يحدث في حقل الحساب الفرعي
للمورد فاتورة شراء واحدة على الأقل غير مدفوعة أو مدفوعة جزئياً	يُختار حساب المورد الفرعي تلقائيًا؛ لأن السند غالبًا سداد لمستحقات عليه.
لا توجد على المورد فواتير شراء غير مدفوعة أو مدفوعة جزئيًا	لا يتغير الحساب الفرعي؛ فيُحمَّل المصروف على الحساب المختار أو حساب التصنيف أو مصروفات أخرى.
لحساب المورد توجيه حسابات مخصص	لا يُختار حساب المورد تلقائيًا.

إذا أردت تسجيل السند على حساب المورد في الحالات التي لا يُختار فيها تلقائيًا (مثل سداد رصيد افتتاحي، أو دفعة مقدمة للمورد)، افتح حقل الحساب الفرعي وابحث باسم المورد واختر حسابه يدويًا.

أين أكتب اسم المستلم؟

اكتب اسم الشخص أو الجهة التي استلمت المبلغ في حقل البائع داخل خيارات اخرى (يظهر فارغًا بكلمة المستلم):

1. في نموذج سند الصرف، اضغط خيارات اخرى.
2. في البائع اكتب اسم المستلم، أو اختره من الأسماء التي استخدمتها من قبل.
3. احفظ السند.

مزايا استخدام حقل البائع لاسم المستلم:

• يظهر الاسم في قائمة المصروفات بجوار التصنيف.
• يمكن البحث به من فلتر البائع، واستخراج تقرير المصروفات مجمّعًا حسب البائع.
• يُطبع في سند الصرف بالمتغير {%vendor%}.

المستلم	الحقل الأنسب
شخص أو جهة غير مسجلة (عامل، محل، سائق…)	البائع
مورد مسجل في دفترة	المورد (ويمكن كتابة اسمه في البائع أيضًا)
موظف تُحمَّل المصروفات على عهدته	الحساب الفرعي (حساب عهدة الموظف)
أي تفاصيل إضافية	الوصف

توزيع المصروف على أكثر من حساب

1. اضغط حسابات متعددة / متعدد بجانب الحساب الفرعي.
2. يظهر جدول الحسابات بالأعمدة: الحساب الفرعي، والوصف، والمبلغ، والضرائب، ومركز التكلفة.
3. أدخل بيانات كل سطر (الحساب الفرعي والمبلغ مطلوبان)، واختر الضريبة إن وُجدت، واضغط إضافة لسطر جديد.
4. يظهر أسفل الجدول المجموع الفرعي والضرائب والإجمالي، ويُحدَّث المبلغ تلقائيًا.
5. لحذف سطر اضغط أيقونة سلة المهملات، وللعودة لحساب واحد اضغط Single Account.

حفظ سند الصرف

الزر	الوصف
حفظ كمسودة	حفظ السند دون إصداره؛ لا يُنشأ له قيد، ويأخذ رقمًا مؤقتًا، ويمكن إصداره لاحقًا من أصدر مصروف.
إلغاء	التراجع والعودة لقائمة المصروفات.
حفظ	إصدار السند مباشرة. ومن السهم بجواره: حفظ & طباعة، أو حفظ & إضافة جديدة.

طباعة سند الصرف وتوقيع المستلم

• من صفحة السند اضغط مطبوعات واختر قالب الطباعة، أو استخدم حفظ & طباعة.
• يمكن للمستلم التوقيع يدويًا على السند المطبوع.

ماذا يظهر في “اصرفوا إلى السيد”؟

في قالب طباعة سند الصرف، السطر اصرفوا إلى السيد لا يعرض اسم المستلم المكتوب في البائع، بل يعرض بالترتيب:

1. اسم العميل المختار في السند (من خيارات اخرى)، إن وُجد.
2. وإلا اسم الحساب الفرعي المختار في السند (مثل “مصروفات أخرى” أو “إيجار”).
3. وإذا لم يُحدد أي منهما، يظهر خط فارغ (………) ليُكتب الاسم يدويًا.

لإضافة اسم المستلم ومكان للتوقيع في قالب الطباعة:

1. افتح القوالب › قوالب للطباعة › المصروفات.
2. عدّل القالب المستخدم أو انسخه.
3. في سطر اصرفوا إلى السيد استبدل المتغير الموجود بـ {%vendor%}، أو أضف سطرًا مثل: “اسم المستلم: {%vendor%}”، وأسفله: “توقيع المستلم: …………”، و”المبلغ كتابة: {%spelled_amount%}”.
4. احفظ، واجعله القالب الافتراضي إذا أردت.

القيد المحاسبي

عند حفظ السند (وليس المسودة) يُنشأ قيد تلقائي بوصف “مصروف #رقم السند” والوصف:

الحساب	مدين	دائن
الحساب الفرعي (أو حساب التصنيف / مصروفات أخرى)	1,000.00
الخزينة		1,000.00
الإجمالي	1,000.00	1,000.00

وإذا كان على السند ضريبة، يُسجَّل مبلغها مدينًا في حساب ضريبة المشتريات.

حساب التصنيف هو الحساب الذي يحمل اسم التصنيف تحت مصروفات أخرى. راجع الحساب الذي يُسجَّل عليه المصروف.

أسئلة شائعة

عند اختيار المورد في سند الصرف لماذا لا يتم توجيهه للحساب الفرعي للمورد؟

لأن حساب المورد يُختار تلقائيًا فقط إذا كانت عليه فواتير شراء غير مدفوعة أو مدفوعة جزئيًا. وفي غير ذلك اختر حساب المورد يدويًا من حقل الحساب الفرعي. التفاصيل.

اخترت المورد ولم يتغير الحساب رغم أن عليه رصيد افتتاحي؟

الرصيد الافتتاحي لا يُفعّل الاختيار التلقائي؛ اختر حساب المورد يدويًا.

ماذا يحدث إذا اخترت تصنيفًا للسند دون أن أحدد الحساب الفرعي؟

يُسجَّل المصروف على حساب باسم التصنيف تحت مصروفات أخرى، ويُنشئه النظام تلقائيًا عند أول استخدام للتصنيف. فيظهر رصيد كل تصنيف منفصلًا، ولا تحتاج إلى تعديل السندات أو إلى قيود تصحيحية.

هل التصنيف مجرد وسم لتنظيم المصروفات؟

لا. إذا لم تختر حسابًا فرعيًا، يحدد التصنيف الحساب الذي يُسجَّل عليه المصروف في القيد. أما إذا اخترت حسابًا فرعيًا، فيُسجَّل المصروف عليه، ويبقى التصنيف للتنظيم والبحث والتقارير.

سجلت سندات بالتصنيف فقط، فأين أجد أرصدتها في دليل الحسابات؟

افتح دليل الحسابات، وابحث تحت مصروفات أخرى عن الحساب الذي يحمل اسم التصنيف (مثل إيجار أو وجبات).