دورة الشيك المدفوع كاملة: من دفتر الشيكات حتى التحصيل
الشيك المدفوع هو شيك يصدره نشاطك من حسابه البنكي لصالح مورد أو أي مستفيد، وتتابعه دفترة من إصداره حتى صرفه من البنك، وتُنشئ القيد المناسب في كل مرحلة تلقائيًا. يشرح هذا الدرس دورة الشيك المدفوع كاملة بمثال عملي: إضافة دفتر الشيكات، ثم إصدار شيك لمورد، ثم تسليمه، ثم تحصيله، مع القيود المحاسبية في كل مرحلة.
قبل البدء
- تفعيل تطبيق دورة الشيكات من إدارة التطبيقات.
- وجود حساب بنكي نشط من نوع بنك في الخزائن والحسابات البنكية.
- أن لديك صلاحية إضافة دفتر الشيكات، وهي تتيح إصدار الشيكات وتغيير حالاتها.
- وجود حساب المورد في دليل الحسابات، لأن الشيك يُسجَّل عليه.
مثال الدرس: شيك رقم 93 بقيمة 2,500 للمورد مورد 1، من دفتر الشيكات 000002 في الحساب البنكي خزينة بنكية.
إضافة دفتر الشيكات
- انتقل إلى دورة الشيكات، ثم اضغط الشيكات المدفوعة.
- اضغط اداره دفاتر الشيكات.
- اضغط أضف دفتر الشيكات. ويظهر لكل دفتر في القائمة عدد الشيكات المستخدمه من إجمالي شيكاته.
- أدخل اسم البنك، ورقم دفتر الشيكات، والرقم المسلسل الاول، والرقم المسلسل الاخير كما في الدفتر الورقي؛ ويظهر عدد الشيكات تلقائيًا.
- راجع عمله دفتر الشيكات والحالة، ثم اضغط حفظ.
ملاحظة: الحد الأقصى 150 شيكًا في الدفتر، ولا يتداخل نطاق الأرقام مع دفتر آخر لنفس البنك. وبعد الحفظ لا يمكن تعديل البنك أو الأرقام أو العملة.
إصدار الشيك
- افتح دفتر الشيكات، واضغط إصدار شيك؛ فيُختار الدفتر والبنك وأول رقم شيك متاح تلقائيًا.
- أدخل القيمة، والوصف، وتاريخ الاصدار، وتاريخ الاستحقاق.
- راجع اسم البنك ورقم دفتر الشيكات ورقم الشيك، واختر في الحساب المستلم حساب المورد، واكتب الاسم على الشيك.
- للحفظ دون تسليم اضغط السهم بجوار اصدار وتسليم واختر اصدر. وإذا سلّمت الشيك للمورد بالفعل اضغط اصدار وتسليم مباشرة.
النتيجة:
- يُحفظ الشيك بحالة اصدر، ولا يُنشأ له قيد بعد.
- يزيد عدد الشيكات المستخدمة في الدفتر.
تنبيه: لا يمكن تحصيل الشيك قبل تاريخ الاستحقاق، فاكتبه كما هو على الشيك.
- من صفحة الشيك يمكنك تسليم الشيك، أو إلغاء الشيك قبل تسليمه، أو تعديل بياناته، أو طباعته من مطبوعات.
تسليم الشيك
- عند تسليم الشيك للمورد، افتح الشيك واضغط تسليم.
- تظهر رسالة الشيك سلم بنجاح، وتصبح الحالة سلم، ويظهر رابط القيد أسفل رقم الشيك.
النتيجة:
- يُنشأ قيد: مدين الحساب المستلم (المورد)، ودائن أوراق الدفع، فيقل رصيد المورد.
- لا يتأثر رصيد البنك حتى التحصيل.
ملاحظة: يتم التسليم بضغطة واحدة دون رسالة تأكيد، ويُسجَّل القيد بتاريخ إصدار الشيك. وإذا سلّمته بالخطأ اضغط تراجع عن التسليم.
تحصيل الشيك
- عندما يصرف البنك الشيك، افتح الشيك واضغط تحصيل.
- أدخل تاريخ التحصيل وملاحظات، ثم اضغط تحصيل للحفظ.
- تظهر رسالة تم تحصيل الشيك بنجاح، وتصبح الحالة حصل، ويظهر قسم معلومات تحصيل ورابط قيد التحصيل.
النتيجة:
- يُنشأ قيد: مدين أوراق الدفع، ودائن الحساب البنكي، فيقل رصيد البنك.
- يمكن التراجع من تراجع عن التحصيل.
تنبيه: تاريخ التحصيل لا يكون قبل تاريخ الإصدار ولا قبل تاريخ الاستحقاق، وإلا تظهر رسالة: تاريخ التحصيل يجب أن يكون أكبر من أو يساوي تاريخ الإستحقاق الخاص بالشيك
القيود في دورة الشيك
| الحالة | مدين | دائن | الأثر |
|---|---|---|---|
| اصدر | — | — | لا يوجد قيد. |
| سلم | الحساب المستلم (المورد) | أوراق الدفع | يقل رصيد المورد. |
| حصل | أوراق الدفع | الحساب البنكي | يقل رصيد البنك. |
| مرفوض | أوراق الدفع | الحساب المستلم (المورد) | يرجع المبلغ مستحقًا للمورد. |
| ملغي | — | — | لا يوجد قيد. |
ملاحظة: حساب أوراق الدفع ينشئه النظام تلقائيًا تحت الالتزامات المتداولة، ويمكن تحديد حساب مختلف لكل شيك من توجيه حسابات الشيكات.
رفض الشيك والتراجع
| الإجراء | متى تستخدمه | الحالة بعده |
|---|---|---|
| رفض | إذا رفض البنك صرف الشيك (شيك مرتد). تُدخل تاريخ الرفض. | مرفوض |
| إلغاء | لشيك لم يُسلَّم بعد، مثل شيك تالف. | ملغي |
| تراجع عن التسليم | تسليم بالخطأ. | اصدر |
| تراجع عن التحصيل | تحصيل بالخطأ. | سلم |
| التراجع عن الرفض | رفض بالخطأ. | سلم |
| تراجع عن الالغاء | إلغاء بالخطأ. | اصدر |
ملاحظة: التراجع يحذف قيد المرحلة التي تراجعت عنها.
متابعة الشيكات من التقرير
- افتح تقرير الشيكات المدفوعة.
- حدد الحالة وتاريخ الاستحقاق من / تاريخ الاستحقاق الي، ثم اضغط عرض التقرير.
- اطبع التقرير من طباعة، أو صدّره من تصدير.
مثال: لمعرفة الشيكات التي ستُصرف هذا الشهر، اختر الحالة سلم وتاريخ الاستحقاق من أول الشهر لآخره.
أسئلة شائعة
هل إصدار الشيك يدفع فاتورة الشراء؟
لا؛ الشيك المدفوع غير مرتبط بفاتورة الشراء، فلا تتغير حالة دفعها، ويظهر السداد في كشف حساب المورد. ولا تضف دفعة على الفاتورة لنفس الشيك حتى لا يتكرر السداد.
متى يقل رصيد البنك؟
عند تحصيل الشيك فقط.
متى يقل رصيد المورد؟
عند تسليم الشيك، إذا اخترت حساب المورد في الحساب المستلم.
هل يمكن تحصيل الشيك قبل تاريخ استحقاقه؟
لا؛ تاريخ التحصيل لا يكون قبل تاريخ الاستحقاق.
الشيك ارتد من البنك، ماذا أفعل؟
افتح الشيك واضغط رفض، وأدخل تاريخ الرفض؛ فيرجع المبلغ مستحقًا للمورد.
هل يمكن حذف الشيك بعد تسليمه؟
لا؛ يُحذف الشيك وهو اصدر فقط. تراجع عن التسليم أولًا، أو استخدم إلغاء.