استيراد القيود اليومية من ملف Excel

يمكنك استيراد قيود اليومية من ملف Excel أو CSV جاهز، مثل قيود من محاسب خارجي أو عند نقل البيانات من نظام محاسبي آخر. يشرح هذا الدليل تجهيز الملف، وخطوات الاستيراد، ومطابقة الحقول، وكيف يجمع النظام الأسطر في قيود، ورسائل الأخطاء وحلولها.

تجهيز ملف القيود

كل سطر في الملف هو حركة (طرف مدين أو دائن)، والأسطر التي تحمل نفس كود القيد تكوّن قيدًا واحدًا. ويمكنك تنزيل ملف المثال من صفحة الاستيراد (تنزيل المثال) والبناء عليه.

العمود	الوصف	مطلوب
كود القيد	رقم أو كود يجمع أسطر القيد الواحد (مثل JRN001).	نعم
تاريخ القيد	تاريخ القيد (مثل 29/10/2024).	نعم
العملة	كود العملة (مثل SAR أو USD). وإذا تُرك فارغًا تُستخدم عملة الحساب.	لا
وصف القيد	وصف القيد بالكامل.	لا
الحساب	كود الحساب الفرعي أو اسمه كما في دليل الحسابات.	نعم
وصف الحركة	وصف خاص بالسطر.	لا
الوسوم	وسم أو أكثر مفصولة بفاصلة (عند تفعيل الوسوم في القيود).	لا
مركز التكلفة	كود أو اسم مركز التكلفة (عند تفعيل مراكز التكلفة في القيود).	لا
الضريبة	اسم الضريبة كما في ضبط الضرائب (عند تفعيل الضرائب في القيود).	لا
مدين / دائن	مبلغ السطر في أحد الطرفين (رقم موجب).	أحدهما

مثال على قيد من سطرين:

كود القيد	تاريخ القيد	الحساب	مدين	دائن
JRN001	01/03/2025	الخزينة الرئيسية	1000
JRN001	01/03/2025	إيرادات أخرى		1000

خطوات الاستيراد

الخطوة 1: خيارات الاستيراد

1. من القائمة الرئيسية افتح الحسابات العامة، ثم قيود اليومية.
2. اضغط زر استيراد.
3. اختر الملف (CSV أو XLS أو XLSX).
4. في المحدد (لملفات CSV فقط) اختر الفاصل المستخدم في الملف: فاصلة (,) أو فاصلة منقوطة (;) أو Tab.
5. فعّل قم بإستيراد الصف الأول من الملف فقط إذا كان الملف بدون صف عناوين.
6. اختر حالة القيد: اصدر (تؤثر على الأرصدة فورًا) أو مسودة (للمراجعة ثم الإصدار).
7. فعّل إنشاء أرقام القيود تلقائيًا إذا أردت أن يرقّم النظام القيود بتسلسله، بدل استخدام الكود الموجود بالملف.
8. اضغط الخطوة التالية.

الخطوة 2: تحديد الحقول

1. بجوار كل الحقل في النظام اختر الحقل المقابل في الملف. ويُطابق النظام تلقائيًا الأعمدة التي يطابق عنوانها اسم الحقل بالعربية أو الإنجليزية.
2. فعّل تخطى الاخطاء اثناء عملية الاستيراد إذا أردت استيراد الأسطر السليمة وتجاهل الأسطر التي بها أخطاء.
3. اضغط استيراد.

مطابقة الحقول

• الحساب: يُطابق بكود الحساب أو اسمه. ويجب أن يكون حسابًا فرعيًا؛ فالحسابات الرئيسية لا تُقبل في القيود.
• مركز التكلفة: يُطابق بالكود أو الاسم.
• الضريبة: تُطابق بالاسم.
• العملة: كود العملة؛ ويُحسب سعر الصرف تلقائيًا (لا يوجد عمود لسعر الصرف).
• لا يمكن استيراد الفرع (يُستخدم الفرع الحالي) ولا المرفقات ولا الحقول الإضافية.

كيف تُجمع الأسطر في قيود؟

• كل الأسطر التي تحمل نفس كود القيد تكوّن قيدًا واحدًا، وكل سطر حركة فيه.
• تاريخ القيد والعملة ووصف القيد يجب أن تكون متطابقة في كل أسطر الكود الواحد.
• كود القيد مطلوب للتجميع حتى عند تفعيل إنشاء أرقام القيود تلقائيًا.
• السطر الذي ليس به مبلغ مدين أو دائن يُتجاهل.

متابعة الاستيراد والنتائج

• بعد الضغط على استيراد تنتقل لصفحة استيراد القيود اليومية، ويُعالج كل قيد على حدة في الخلفية.
• يظهر أمام كل قيد ناجح (تم إنشاء قيد اليومية #… بنجاح. مع رابط له) أو فاشلة مع سبب الخطأ ورقم السطر.
• عند الانتهاء تظهر رسالة تم الإستيراد بنجاح. وإذا توقف الاستيراد، يظهر زر استأنف لاستكماله.
• كل قيد يُقبل أو يُرفض بالكامل، ولا يؤثر فشل قيد على باقي القيود.
• تظهر القيود المستوردة في قيود اليومية كقيود يدوية، ويظهر في سجل النشاطات لكل قيد أنه مستورد وليس مضافًا يدويًا.

رسائل الأخطاء وحلولها

الرسالة	السبب	الحل
خطأ بالبيانات, الحقل مطلوب او خطأ … فى السطر #…	حقل مطلوب فارغ (كود القيد أو التاريخ أو الحساب).	أكمل الحقل في السطر المذكور.
… يجب أن يكون هو نفسه لجميع بنود القيد التي تحمل نفس رقم القيد, في السطر #…	اختلاف التاريخ أو العملة أو الوصف بين أسطر نفس الكود.	وحّد القيمة في كل أسطر الكود.
بيانات غير صالحة، يجب أن تكون البيانات بتنسيق التاريخ الصحيح …	تنسيق التاريخ غير صحيح.	استخدم تنسيق تاريخ صحيح مثل 01/03/2025.
… المحددة غير متوفرة في النظام.	عملة أو مركز تكلفة غير موجود.	صحّح الكود أو أضفه في النظام أولًا.
لم يتم حفظ قيد اليومية . يجب أن يكون إجمالي المدين مساويا لإجمالي الدائن	القيد غير متوازن، أو أن حسابًا في أحد أسطره غير موجود فتُجوهل السطر.	راجع المبالغ، وتأكد أن كل الحسابات موجودة وفرعية.
لا يمكنك إضافة قيد فارغ	كل أسطر القيد بلا مبالغ أو بلا حسابات صحيحة.	راجع أسطر القيد.
لا يمكنك إضافة أو تعديل أو حذف معاملة في هذا التاريخ … ضمن فترة مغلقة	تاريخ القيد داخل فترة مقفلة.	غيّر التاريخ أو افتح الفترة مؤقتًا.
نأسف، لا يمكن استيراد ملف بعامود واحد …	المحدد المختار لا يطابق الملف.	اختر المحدد الصحيح (غالبًا الفاصلة أو الفاصلة المنقوطة).
عدد الأعمدة في الملف المرفوع غير متساوية في كل الصفوف	بعض الصفوف بها أعمدة زائدة أو ناقصة.	راجع الملف (مثل فاصلة داخل وصف).
تعذّر معالجة الملف المرفوع …	الملف تالف أو بصيغة غير مدعومة.	احفظ الملف بصيغة CSV أو XLSX وأعد المحاولة.

الحدود والملاحظات

• الحد الأقصى 10,000 سطر في الملف، و500 حركة في القيد الواحد.
• القيود تُضاف على الفرع الحالي.
• القيود المستوردة كمسودة لا تؤثر على الأرصدة حتى إصدارها، ويمكن إصدارها من قائمة القيود.
• لحذف قيود مستوردة بالخطأ، حددها في قائمة القيود واختر حذف من الإجراءات الجماعية (حسب صلاحياتك).

أسئلة شائعة

كيف أعرف أن الأسطر ستُجمع في قيد واحد؟

بكتابة نفس كود القيد في كل أسطره، مع نفس التاريخ والعملة والوصف.

ظهر أن القيد غير متوازن رغم أن المبالغ متساوية؟

غالبًا أحد الحسابات غير موجود أو حساب رئيسي، فتُجوهل سطره. استخدم كود حساب فرعي صحيح.

هل يمكن استيراد القيود كمسودة لمراجعتها؟

نعم، اختر مسودة في حالة القيد، ثم أصدرها بعد المراجعة.

هل يتم الاحتفاظ بأرقام القيود الموجودة في الملف؟

نعم، إلا إذا فعّلت إنشاء أرقام القيود تلقائيًا.

كيف أميّز القيود المستوردة؟

من سجل النشاطات لكل قيد؛ حيث يظهر أنه مستورد.