دورة الحجوزات: التقويم، الخدمات، الباقات، والدفع من نقاط البيع
يشرح هذا الدليل دورة الحجوزات الجديدة (إدارة الحجوزات) في دفترة: التفعيل، إعداد الخدمات والباقات وورديات الموظفين، ثم إنشاء الحجز من التقويم، ونقله بالسحب والإفلات، وتغيير حالاته، ثم الدفع من نقاط البيع وإصدار الفاتورة.
سير العمل المختصر
أولًا: التفعيل
- فعّل من مدير التطبيقات التطبيقات المطلوبة: المبيعات والعملاء ونقاط البيع والموظفين.
- إذا كان لديك تطبيق الحجز الكلاسيكي، افتح الحجوزات (الإصدار الكلاسيكي) واضغط الانتقال إلى الإصدار التجريبي، فيُفعّل إدارة الحجوزات ويتوقف الكلاسيكي.
- للرجوع: من قائمة الإعدادات في التقويم اختر الانتقال إلى تطبيق الحجز الكلاسيكي.
🛈
ملاحظة: الحجوزات القديمة في الإصدار الكلاسيكي لا تظهر في سجل حجوزات العميل في الإصدار الجديد.
ثانيًا: إعدادات الحجز
من إعدادات الحجز (أربعة تبويبات):
1. سير العمل للحجوزات
| الإعداد | الخيارات (الافتراضي) | ماذا يفعل |
|---|---|---|
| كيف يتم تعيين الموظفين للحجوزات؟ | لكل حجز / لكل خدمة / بدون تعيين موظف (لكل حجز) | لكل حجز: موظف واحد لكل الخدمات. لكل خدمة: موظف مختلف لكل خدمة. بدون تعيين موظف: التقويم يعرض عمودًا واحدًا بدون موظفين. |
| السماح بالحجوزات بدون تعيين موظف | تشغيل / إيقاف (إيقاف) | تظهر الحجوزات غير المعيّنة في عمود موظف غير معين. |
| كم عدد الخدمات التي يجب تضمينها في كل حجز؟ | خدمات متعددة / خدمة واحدة / خدمة افتراضية | مع خدمة افتراضية تُختار خدمة محددة تلقائيًا في كل حجز ولا يمكن تغييرها. |
| السماح بإضافة خدمات بدون وقت بدء محدد | تشغيل / إيقاف (إيقاف) | يفعّل قائمة الانتظار؛ تظهر هذه الخدمات أعلى التقويم كـقيد الانتظار. |
2. إدارة الخدمات
أضف كل خدمة: الاسم، الفئة، المدة بالدقائق، السعر، الموظفون المخصصون (فارغ = أي موظف)، الضرائب، والصورة. يمكن ربط نموذج الخدمة (استمارة تُملأ أثناء الحجز أو أثناء أداء الخدمة).
3. باقات الحجز
الباقة مجموعة خدمات بأسعار ومدد خاصة (مثل “باقة العروس”). عند اختيارها في الحجز تُضاف خدماتها متتالية بأسعار الباقة، ولا تُطبق عليها العروض. الباقة ليست رصيد جلسات مدفوع مقدمًا.
4. جدول المناوبات
- حدد وردية الحجز الافتراضية وطبّقها على الموظفين الجدد فقط أو على الحاليين والجدد.
- تعيين وردية منتظمة لكل موظف، وتحديث الوردية النهارية ليوم معين، وإضافة يوم عطلة.
- إزالة الموظف من الجدول يجعله غير متاح للحجز.
- الإجازات المعتمدة والعطلات الرسمية والأذونات تُحتسب تلقائيًا في توفر الموظف.
- الورديات نفسها تُدار من إدارة الورديات.
ثالثًا: التقويم
افتح إدارة الحجوزات. العرض: يوم (عمود لكل موظف)، أسبوع، شهر، مع فلترة بالموظف والفرع. أوقات العمل من الورديات، وأيام العطلة مظللة. من قائمة الإعدادات: إظهار عطلة نهاية الأسبوع، إظهار الحجوزات الملغية، إضافة وقت الحظر.
وقت الحظر (استراحات الموظفين)
لحجز وقت غير متاح لموظف (استراحة، اجتماع): الموظف، العنوان، التاريخ والوقت، المدة، والتكرار (لا يتكرر / كل يوم / كل أسبوع / كل شهر / مخصص). لا يمكن إضافته فوق حجز موجود.
رابعًا: إنشاء الحجز
- اضغط على الوقت المطلوب في التقويم.
- اختر العميل أو أضف عميل جديد.
- اختر الخدمة أو الباقة؛ يظهر السعر من قائمة أسعار العميل مع العروض.
- لكل خدمة حدد الموظف ووقت البدء (أو أقرب الأوقات المتاحة) والمدة والخصم.
- اضغط حفظ، أو الدفع للانتقال لنقاط البيع مباشرة.
🛈
ملاحظة: عند اختيار الموظف تظهر تنبيهات مثل الموظف مشغول في هذا الوقت أو الموظف غير متاح في هذا الوقت أو الموظف لا يقدم هذه الخدمة، لكنها لا تمنع الحفظ؛ راجعها قبل الحفظ. لا يوجد حقل عربون أو ملاحظات في الحجز (يمكن استخدام تبويب المتابعة).
نقل الحجز
اسحب الحجز في التقويم لوقت أو موظف آخر، ثم أكّد من مراجعة تحديث الحجز. لا يمكن نقل حجز إلى قائمة الانتظار.
خامسًا: حالات الحجز
| الحالة | المعنى |
|---|---|
| مؤكد | الحالة الافتراضية عند إنشاء الحجز |
| تحت المراجعة | حجز مبدئي بانتظار التأكيد |
| بدأ | بدأت الخدمة |
| حضر | العميل حضر |
| مكتمل | انتهت الخدمة |
| لم يظهر | العميل لم يحضر |
| ملغي | تم الإلغاء (لا يظهر في التقويم إلا بتفعيل إظهار الحجوزات الملغية) |
تتغير الحالة يدويًا من قائمة الحالة في الحجز إلى أي حالة. الدفع لا يغيّر الحالة تلقائيًا؛ غيّرها إلى مكتمل بنفسك.
سادسًا: الدفع وإصدار الفاتورة
- من الحجز اضغط الدفع.
- يجب وجود جلسة نقاط بيع مفتوحة؛ إن لم توجد تظهر نافذة فتح جلسة نقطة بيع (فتح جلسة).
- تُفتح شاشة نقاط البيع بخدمات الحجز وأسعاره وخصوماته والموظف لكل خدمة.
- أكمل الدفع؛ تُنشأ فاتورة مبيعات مرتبطة بالحجز، ويظهر في الحجز رقم الفاتورة وحالة دفعها.
يمكن الدفع لاحقًا أو جزئيًا (حسب إعدادات نقاط البيع)، ويبقى زر الدفع متاحًا حتى تُسدد الفاتورة.
⚠
تنبيه: بعد إنشاء فاتورة للحجز لا يمكن تعديل الحجز أو حذفه.
سابعًا: القيود المحاسبية
الحجز نفسه لا ينشئ أي قيد، ولا يؤثر على المخزون (الخدمات بدون مخزون). القيود تأتي من فاتورة نقاط البيع ودفعتها حسب وضع محاسبة نقاط البيع:
| المرحلة | القيد |
|---|---|
| إنشاء الحجز | لا يوجد |
| الدفع (فاتورة نقاط البيع) | مدين: العميل / دائن: المبيعات والضريبة، ثم مدين: عهدة الكاشير / دائن: العميل — فورًا أو مجمعًا عند تأكيد إغلاق الجلسة |
| تأكيد إغلاق جلسة نقاط البيع | من عهدة الكاشير إلى الخزينة |
عمولات الموظفين تُحسب على الفاتورة حسب الموظف المحدد لكل خدمة.
الصلاحيات
| الصلاحية | تتيح |
|---|---|
| إضافة حجز جديد | إنشاء الحجوزات |
| عرض جميع الحجوزات / عرض الحجوزات الخاصة به | عرض الحجوزات (الخاصة = التي أنشأها) |
| تعديل / حذف جميع الحجوزات / تعديل/حذف الحجوزات الخاصة به | التعديل والحذف |
| إدارة استراحات الموظفين | وقت الحظر |
| إدارة إعدادات الحجز | صفحة الإعدادات |
المتاح وغير المتاح
| الميزة | الحالة |
|---|---|
| تقويم يومي / أسبوعي / شهري لكل موظف | متاح |
| خدمات متعددة وموظف لكل خدمة | متاح |
| باقات خدمات | متاح |
| قائمة انتظار | متاح |
| الدفع من نقاط البيع | متاح |
| حجز العميل أونلاين | غير متاح في الإصدار الجديد |
| عربون أو رسوم إلغاء أو عدم حضور | غير متاح |
| تذكير العميل بالرسائل | غير متاح تلقائيًا |
| تقارير خاصة بالحجوزات | غير متاح — استخدم تقارير المبيعات ونقاط البيع والعمولات |
أسئلة شائعة
لماذا يطلب مني فتح جلسة عند الدفع؟
لأن دفع الحجوزات يتم من نقاط البيع ويتطلب جلسة مفتوحة.
لماذا لا أستطيع تعديل الحجز؟
تم إنشاء فاتورة له، أو لا تملك صلاحية التعديل.
هل يمنع النظام حجز موظف مشغول؟
يظهر تنبيه فقط ولا يمنع الحفظ.
هل الحجز يسجل إيرادًا؟
لا، الإيراد يُسجل عند الدفع وإنشاء الفاتورة.