آلية تسجيل المصروفات المقدمة والاعتراف بها شهريًا باستخدام القيود المتكررة

المصروفات المقدمة هي مبالغ تدفعها مقدمًا عن فترة قادمة، مثل إيجار سنة أو تأمين أو اشتراك سنوي. والمعالجة المحاسبية الصحيحة: تسجيل المبلغ عند الدفع كـ أصل، ثم تحميل جزء منه على المصروفات كل شهر. يشرح هذا الدليل الطريقة في دفترة، وجعل قيد الاعتراف الشهري يتكرر تلقائيًا.

الخطوات باختصار

الخطوة	القيد
1. إنشاء حساب مصروفات مدفوعة مقدمًا تحت الأصول المتداولة	—
2. سند صرف بالمبلغ كاملًا على حساب المصروفات المقدمة	مدين المصروفات المدفوعة مقدمًا 12,000 / دائن الخزينة 12,000
3. قيد يومية بمصروف الشهر الأول	مدين مصروف الإيجار 1,000 / دائن المصروفات المدفوعة مقدمًا 1,000
4. جعل القيد متكررًا شهريًا حتى نهاية المدة	نفس القيد يُنشأ تلقائيًا كل شهر

الخطوة 1: إنشاء حساب المصروفات المقدمة

لا يوجد حساب افتراضي للمصروفات المقدمة، فأنشئه مرة واحدة:

1. افتح الحسابات العامة › دليل الحسابات.
2. افتح الأصول › الأصول المتداولة، واضغط أضف حساب.
3. اختر نوع الحساب: حساب فرعي.
4. أدخل الكود والاسم (مثل: مصروفات مدفوعة مقدمًا – إيجار)، وتأكد أن حساب رئيسي هو الأصول المتداولة، والنوع مدين.
5. احفظ.

الخطوة 2: تسجيل الدفع بسند صرف

1. افتح سند صرف جديد.
2. أدخل المبلغ 12,000، والتاريخ 01/01/2026، والخزينة.
3. في الحساب الفرعي اختر مصروفات مدفوعة مقدمًا – إيجار (وليس حساب مصروف).
4. أضف المؤجر في البائع أو المورد، وأرفق العقد أو الإيصال، واحفظ.

الحساب	مدين	دائن
مصروفات مدفوعة مقدمًا – إيجار	12,000.00
الخزينة		12,000.00
الإجمالي	12,000.00	12,000.00

الخطوة 3: قيد الاعتراف بمصروف الشهر الأول

1. افتح أضف قيد من قيود اليومية.
2. التاريخ: آخر يوم في الشهر الأول (31/01/2026) أو أول يوم فيه، حسب سياستك المحاسبية.
3. الوصف: “تحميل مصروف إيجار شهر يناير من المصروفات المقدمة”.
4. السطر الأول: مصروف الإيجار (حساب تحت المصروفات) — مدين 1,000.
5. السطر الثاني: مصروفات مدفوعة مقدمًا – إيجار — دائن 1,000.
6. اضغط حفظ (ليكون القيد صادرًا وليس مسودة).

الحساب	مدين	دائن
مصروف الإيجار	1,000.00
مصروفات مدفوعة مقدمًا – إيجار		1,000.00
الإجمالي	1,000.00	1,000.00

الخطوة 4: جعل القيد يتكرر شهريًا

1. افتح القيد الذي أنشأته في الخطوة 3، واضغط اجعله متكرر.
2. أدخل البيانات:
   • الاسم: مثل “تحميل الإيجار المقدم 2026”.
   • تاريخ البدء: تاريخ قيد الشهر الثاني (مثل 28/02/2026 أو 01/02/2026)، لأن قيد الشهر الأول موجود بالفعل.
   • التكرار: 1 شهر.
   • تاريخ الإنتهاء: تاريخ قيد الشهر الأخير (مثل 31/12/2026). انتبه: يظهر افتراضيًا بتاريخ اليوم، فغيّره.
3. احفظ.

يُنشئ النظام القيد تلقائيًا في كل تاريخ تكرار، بنفس الحسابات والمبلغ والوصف ومراكز التكلفة، وبتاريخ التكرار. وإذا كان تاريخ البدء في الماضي، تُنشأ القيود المستحقة حتى اليوم فور الحفظ.

متابعة القيود المتكررة وإيقافها

• من قيود اليومية اضغط ملفات تكرار قيد اليومية لعرض كل ملفات التكرار.
• في صفحة الملف: التاريخ التالي، والتكرار، والقيد الرئيسي، وتاريخ البدء والانتهاء، والقيد السابق، وتبويب بكل القيود التي أُنشئت.
• تعديل: لتغيير الاسم أو التكرار أو تاريخ الانتهاء أو التاريخ التالي.
• موقوف لإيقاف التكرار مؤقتًا، واستأنف لإعادة تشغيله.
• حذف الملف يوقف التكرار، ولا يحذف القيود التي أُنشئت بالفعل.
• تظهر الحالة: نشط، أو موقوف، أو انتهى بعد تاريخ الانتهاء.

لماذا لا نستخدم المصروف المتكرر؟

	المصروف المتكرر (من سند الصرف)	القيد المتكرر
ماذا ينشئ	سند صرف جديد كل فترة.	قيد يومية كل فترة.
القيد	مدين المصروف / دائن الخزينة (خروج نقدية كل مرة).	مدين المصروف / دائن المصروفات المقدمة (بدون نقدية).
يناسب	مصروفات تُدفع فعلًا كل فترة (إيجار شهري يُدفع كل شهر).	الاعتراف الشهري بمبلغ مدفوع مقدمًا.

استخدام المصروف المتكرر للمصروفات المقدمة يُسجل خروج نقدية من الخزينة كل شهر رغم أن المبلغ دُفع مرة واحدة، فيصبح رصيد الخزينة غير صحيح.

أسئلة شائعة

أين يظهر رصيد المصروفات المقدمة المتبقي؟

في دليل الحسابات وميزان المراجعة والميزانية، ضمن الأصول المتداولة. وينخفض كل شهر حتى يصل إلى صفر.

هل يمكن تطبيق نفس الطريقة على الإيرادات المقدمة؟

نعم بالعكس: سجّل المبلغ المحصل في حساب إيرادات مقدمة تحت الخصوم، ثم قيدًا متكررًا شهريًا: مدين الإيرادات المقدمة / دائن الإيراد.

هل تصل إشعارات عند إنشاء القيود المتكررة؟

لا، تُنشأ القيود تلقائيًا؛ راجعها من ملف التكرار أو قائمة القيود.

أخطأت في المبلغ بعد إنشاء التكرار؟

عدّل القيد الرئيسي والقيود التي أُنشئت، أو احذف ملف التكرار والقيود الخاطئة وأنشئه من جديد.