آلية تسجيل الإيرادات المقدمة والاعتراف بها شهريًا

الإيراد المقدم مبلغ تحصّله من العميل قبل أن تؤدي الخدمة، كاشتراك سنوي أو عقد صيانة أو دفعة مقدمة عن خدمة ممتدة. وهو عند التحصيل التزام عليك لا إيرادًا لك، ولا يتحول إلى إيراد إلا بمقدار ما تؤديه فعلًا في كل شهر. ولذلك يُسجَّل على مرحلتين: تحصيل المبلغ كاملًا في حساب التزام، ثم قيد يومية شهري ينقل المستحَق منه إلى الإيرادات.

تجهيز الحسابات قبل البدء

تحتاج إلى حسابين في شجرة الحسابات:

• إيرادات مقدمة: حساب ضمن الالتزامات، يحمل المبلغ المحصَّل غير المستحَق بعد.
• حساب الإيراد: ضمن الإيرادات، ويُرحَّل إليه المستحَق شهرًا بعد شهر.

الخطوة الأولى: تسجيل تحصيل المبلغ

لك طريقتان لتسجيل التحصيل، والنتيجة المحاسبية واحدة:

• بسند قبض: سجّل سند قبض بالمبلغ واختر حساب الإيرادات المقدمة من خلال حقل الحساب الفرعي، فيُنشئ النظام قيده المحاسبي تلقائيًا. وهذه الطريقة أنسب إن كنت تتابع سنداتك وأرصدة خزائنك من شاشاتها.
• بقيد يومية: أو سجّل التحصيل قيدًا يدويًا مباشرة كما في الجدول التالي.

الحساب	مدين	دائن
الخزينة / البنك	1,200
إيرادات مقدمة		1,200

وفي الحالتين لا تظهر في قائمة الدخل أي إيرادات بعد، ويظهر المبلغ كاملًا التزامًا في الميزانية.

الخطوة الثانية: تسجيل قيد الاستحقاق الشهري

حركات الاستحقاق تُسجَّل قيود يومية في نهاية كل شهر بقيمة ما استُحق منه:

1. انتقل إلى شاشة القيود اليومية واضغط إضافة قيد.
2. اجعل حساب الإيرادات المقدمة مدينًا بقيمة الاستحقاق.
3. واجعل حساب الإيراد دائنًا بالقيمة نفسها.
4. اكتب في الوصف ما يوضح الفترة، مثل «استحقاق إيراد شهر يناير – عقد رقم 4840»، ثم احفظ القيد.

الحساب	مدين	دائن
إيرادات مقدمة	100
إيرادات الخدمات		100

ويتكرر هذا القيد كل شهر حتى يصفر رصيد حساب الإيرادات المقدمة.

إذا اختلفت القيمة المستحقة من شهر لآخر

لا يلزم أن تكون القيم متساوية، ولا يلزم قسمة المبلغ على عدد الأشهر. فالقاعدة أن تعترف بما أُدّي فعلًا في كل شهر، ويكون قيد اليومية بقيمته الحقيقية لا بمتوسط حسابي. فلو كان المبلغ المحصَّل 1,200 ريال، واستُحق في الشهر الأول 100 وفي الثاني 97:

الشهر	قيمة قيد الاستحقاق	رصيد الإيرادات المقدمة بعده
الأول	100	1,100
الثاني	97	1,003
الثالث	103	900

والضابط الوحيد أن مجموع ما اعترفت به طوال المدة يساوي المبلغ المحصَّل بالضبط، فيصفر رصيد الإيرادات المقدمة عند انتهاء العقد.

ولتحديد قيمة كل شهر، اربطها بمقياس ملموس بدل التقدير: عدد الزيارات المنفَّذة، أو عدد المستخدمين المفعّلين، أو نسبة الإنجاز. فإن تعذّر ذلك، وزّع المبلغ بالتساوي واجعل الشهر الأخير شهر تسوية يستوعب فرق التقريب ويصفّر الرصيد.

متابعة الرصيد المتبقي

افتح تقرير حساب الأستاذ واختر حساب الإيرادات المقدمة وحدد الفترة، لترى قيد التحصيل وقيود الاستحقاق الشهرية والرصيد بعد كل حركة. وهذا هو التقرير الذي يخبرك في أي لحظة كم بقي عليك من خدمات لم تؤدها بعد.

ملاحظات مهمة

وإن كان الإيراد المقدم يخص مشروعًا بعينه، حدد مركز التكلفة على قيد الاستحقاق لتظهر إيرادات المشروع تحت مركزه الصحيح عند مقارنة تكلفته بإيراداته.