إرجاع نقدية
لإنهاء عهدة الموظف بشكل دقيق، لا يقتصر الأمر على إغلاقها فقط، بل يتطلب أولًا تسوية أي رصيد نقدي متبقٍ وإعادته إلى مصدره الصحيح. في السطور التالية، ستتعرّف على الطريقة السليمة لاسترداد المبلغ المتبقي من العهدة، مع ضمان تسجيل العملية محاسبيًا بشكل تلقائي يحافظ على دقة وسلامة بياناتك المالية.
كيفية إعادة النقدية المتبقية من عهدة الموظف
لاسترداد النقدية المتبقية من عهدة الموظف وإغلاق العهدة، اتبع الخطوات التالية:
- انتقل إلى شاشة عرض العهدة التي تريد تسويتها.
- تحقق من أن الرصيد المتبقي للعهدة أكبر من الصفر، إذ لن يكون الإجراء متاحًا في حال كان الرصيد مساويًا للصفر.
- اضغط على زر “إرجاع النقدية” الخاص بتسوية الرصيد المتبقي.
- ستظهر لك رسالة تأكيد: هل أنت متأكد من تسوية كامل الرصيد المتبقي من العهدة لهذا الموظف؟
- اضغط على “تأكيد” لإتمام الإجراء.
ملاحظة: يتوفر هذا الإجراء فقط عندما يكون الرصيد المتبقي للعهدة أكبر من الصفر. إذا كان الرصيد مساويًا للصفر، فلن يظهر الزر أو يكون قابلًا للضغط.
ما الذي يحدث بعد تأكيد تسوية العهدة؟
عند تأكيد الإجراء، يقوم النظام تلقائيًا بتنفيذ مجموعة من العمليات المحاسبية والإدارية:
ترحيل الرصيد المتبقي: يتم نقل كامل الرصيد المتبقي من حساب عهدة الموظف إلى الحساب الرئيسي الذي صدر منه الاعتماد الأصلي للعهدة، دون الحاجة إلى أي إدخال يدوي.
إنشاء قيود محاسبية: يُنشئ النظام قيدًا محاسبيًا تلقائيًا يعكس هذه العملية، ويمكنك الاطلاع عليه في أي وقت من خلال تبويب “المعاملات” ضمن شاشة عرض العهدة.
تسجيل سجل النشاط: تُدوَّن العملية تلقائيًا في سجل النشاط الخاص بالعهدة مع توثيق الإجراء والوقت والمستخدم الذي نفّذه.
تغيير حالة العهدة: تنتقل العهدة من حالة “مفتوح” إلى حالة “مغلق” بشكل تلقائي فور إتمام التسوية.
ملاحظة: بعد إغلاق العهدة، تصبح جميع بياناتها للقراءة فقط. لن يكون بالإمكان تعديل أي حقل، أو إضافة أو حذف أي سطر من سطور التسوية، كما لن يُتاح حذف العهدة نهائيًا. يضمن هذا الإجراء سلامة السجلات المحاسبية وعدم التلاعب بها بعد التسوية.
عرض القيود المحاسبية المرتبطة بالعهدة
لعرض القيود المحاسبية التي أنشأها النظام نتيجة تسوية العهدة، اتبع الخطوات التالية:
- افتح شاشة عرض العهدة المُغلقة.
- انتقل إلى تبويب “المعاملات”.
- ستجد هنا قيد التسوية الذي يعكس نقل الرصيد من حساب العهدة إلى الحساب الأصلي.
يمكنك الضغط على القيد للاطلاع على تفاصيله الكاملة، بما في ذلك الحسابات المدينة والدائنة والمبالغ المقابلة لها.
ملاحظة: تُعدّ القيود المحاسبية المُنشأة تلقائيًا جزءًا لا يتجزأ من سجلات الشركة المحاسبية، وتظهر أيضًا ضمن تقارير دفتر الأستاذ والتقارير المالية المرتبطة بالحسابات المعنية.