إضافة عهدة موظف جديدة

عهدة الموظف مبلغ يُسلَّم للموظف لينفقه على مصروفات الشركة، ثم يسوّيه لاحقًا بالمصروفات أو فواتير الشراء، أو يرد الباقي نقدًا. يشرح هذا المقال طريقة إضافة عهدة جديدة لموظف، والحسابات التي تُستخدم فيها، والقيد الذي يُنشأ عند الحفظ، وطريقة تسجيل الرصيد الافتتاحي للعهد.

طريقة الوصول

• الرابط المباشر: عهد الموظفين، ثم اضغط على إضافة عهدة.
• من القائمة: اضغط على المالية، ثم عهد الموظفين، ثم اضغط على إضافة عهدة.

الخطوات

1. افتح عهد الموظفين، واضغط على إضافة عهدة.
2. اختر الموظف.
3. حدد تاريخ العهدة، وتاريخ استحقاق التسوية إن أردت.
4. أدخل مبلغ العهدة، وتأكد من العملة.
5. اترك حساب عهدة الموظف المالية على الحساب الافتراضي، أو اختر حسابًا آخر.
6. اختر حساب النقدية / البنك الذي صُرف منه المبلغ، وطريقة الدفع إن أردت.
7. أضف الوصف والمرفقات إن وجدت.
8. اضغط على حفظ. للخروج دون حفظ اضغط على إلغاء.

شرح الحقول والأقسام

القواعد والقيود

• يجب أن يكون مبلغ العهدة أكبر من صفر.
• لا يمكن أن يكون تاريخ العهدة داخل فترة مالية مغلقة.
• بعد إضافة أي تسوية على العهدة، لا يمكن تعديل الموظف أو مبلغ العهدة أو العملة أو طريقة الدفع أو حساب عهدة الموظف المالية أو حساب النقدية / البنك؛ ويبقى الوصف فقط قابلًا للتعديل.
• لا يمكن أن يقل مبلغ العهدة عند تعديلها عن مجموع التسويات المسجلة عليها.
• عند استخدام إرجاع النقد، يُعاد المبلغ المتبقي إلى نفس حساب النقدية / البنك المحدد في العهدة، ولا يمكن اختيار حساب آخر.
• حالة العهدة تُضبط تلقائيًا ولا تظهر في نموذج الإضافة.

رسائل الخطأ وحلولها

الأثر على النظام

• تُحفظ العهدة بحالة مفتوح، ويكون المتبقي منها مساويًا لمبلغها.
• تظهر العهدة في عهد الموظفين وفي تبويب العهد في ملف الموظف.
• يُنشأ قيد محاسبي تلقائي مرتبط بالعهدة، بتاريخ العهدة وعملتها.

مثال: عهدة بمبلغ 5,000 صُرفت من الخزينة الرئيسية:

عند تعديل العهدة يُعدَّل القيد نفسه، وعند حذفها يُحذف القيد.

تسجيل الرصيد الافتتاحي لعهد الموظفين

إذا كانت مع الموظف عهدة قائمة قبل بدء العمل على دفترة، سجّلها كعهدة جديدة دون صرف مبلغ من الخزينة، وذلك باختيار حساب الأرصدة الافتتاحية بدلًا من الخزينة:

1. افتح عهد الموظفين، واضغط على إضافة عهدة.
2. اختر الموظف، واجعل تاريخ العهدة تاريخ بداية عملك على دفترة.
3. أدخل المبلغ المتبقي مع الموظف في مبلغ العهدة.
4. اترك حساب عهدة الموظف المالية على الحساب الافتراضي.
5. في حساب النقدية / البنك اختر حساب الأرصدة الافتتاحية الذي تستخدمه في دليل الحسابات، بدلًا من الخزينة.
6. اضغط على حفظ.

يُنشأ قيد مدين لحساب عهدة الموظف ودائن لحساب الأرصدة الافتتاحية، دون أي حركة على الخزينة. وتظهر العهدة في شاشة عهد الموظفين، ويمكن تسويتها لاحقًا بالمصروفات أو فواتير الشراء كأي عهدة أخرى.

أسئلة شائعة

كيف أسجّل الرصيد الافتتاحي لعهد الموظفين؟

أضف عهدة جديدة للموظف بالمبلغ المتبقي معه، واختر في حساب النقدية / البنك حساب الأرصدة الافتتاحية بدلًا من الخزينة. وإذا أعاد الموظف باقي المبلغ لاحقًا، سجّله بـ إضافة تسوية على حساب الخزينة، وليس بـ إرجاع النقد. التفاصيل في تسجيل الرصيد الافتتاحي لعهد الموظفين.

أعاد الموظف باقي العهدة، فلماذا ذهب المبلغ إلى حساب غير الخزينة؟

لأن إرجاع النقد يُعيد المبلغ إلى نفس حساب النقدية / البنك المحدد في العهدة. فإذا كانت العهدة مسجلة كرصيد افتتاحي على حساب الأرصدة الافتتاحية، يعود المبلغ إليه. في هذه الحالة سجّل المبلغ المرتجع بـ إضافة تسوية واختر حساب الخزينة.

أين أجد حساب عهدة الموظف في دليل الحسابات؟

تحت الأصول ← الأصول المتداولة ← عهد الموظفين، بحساب باسم الموظف. يُنشأ تلقائيًا عند إضافة أول عهدة للموظف مع ترك الحساب الافتراضي.

لماذا لا أستطيع تعديل مبلغ العهدة أو الموظف؟

لأنه تمت إضافة تسوية على العهدة. بعد أول تسوية يبقى الوصف فقط قابلًا للتعديل.

هل يجب أن يكون حساب النقدية / البنك خزينة؟

لا. يمكن اختيار أي حساب من دليل الحسابات، وهو الطرف الدائن في قيد العهدة. لكن انتبه أن إرجاع النقد يُعيد المبلغ المتبقي إلى نفس هذا الحساب.