سداد فاتورة من خلال سند قبض

يمكنك تحصيل قيمة الفاتورة من العميل بإصدار سند قبض بدلًا من إضافة عملية دفع على الفاتورة مباشرة. فبمجرد توزيع قيمة السند على الفاتورة، ينقص المبلغ المتبقي منها وتتحول حالتها إلى مدفوعة جزئيًا أو مدفوعة بالكامل حسب المبلغ الموزَّع، تمامًا كما لو سُدِّدت بعملية دفع.

والفارق أن سند القبض يسجّل المبلغ أولًا كرصيد للعميل ثم توجّهه أنت إلى الفاتورة التي تريدها، وهو ما يناسب استلام مبلغ دون تخصيصه لفاتورة بعينها، أو مبلغًا واحدًا يغطي أكثر من فاتورة.

قبل البدء

تأكد من تعطيل إعداد دفع الفواتير تلقائيًا عند وجود رصيد للعميل في إعدادات المبيعات. فهذا الإعداد إن كان مفعّلًا يجعل النظام يوزّع رصيد العميل على فواتيره المستحقة فور توفره، فلا يبقى لديك رصيد غير موزَّع لتوجهه إلى فاتورة بعينها.

خطوات سداد الفاتورة بسند قبض

• اضغط على «المبيعات» من القائمة الجانبية، ثم اضغط على «إعدادات المبيعات».
• اضغط على بطاقة «إعدادات الفواتير».
• مرر إلى قسم الدفع والإئتمان وألغِ تفعيل إعداد دفع الفاتورة تلقائيا في حالة وجود رصيد للعميل، ثم احفظ الإعدادات.
• أصدر سند قبض بقيمة المبلغ المستلم من العميل، واختر الخزينة التي أُودع بها المبلغ.
• اختر الحساب الفرعي الخاص بالعميل في حقل الحساب الفرعي داخل السند، لأن هذا الاختيار هو ما يربط المبلغ بالعميل نفسه. في حال اخترت حسابًا آخر، سيُسجَّل المبلغ في حساب لا يخص العميل، ولن يظهر لديه رصيد يمكن توزيعه على فواتيره.
• احفظ السند. عندها يزيد الرصيد الدائن للعميل بقيمة المبلغ، أي يصبح للعميل مبلغ لديك لم يُخصَّص بعد لأي فاتورة، وهو ما يتيح توزيعه في الخطوة التالية.
• اضغط على «العملاء» من القائمة الجانبية، ثم افتح ملف العميل ومرر لأعلى الشاشة للرصيد الدائن، وستجد الرصيد المتاح للتوزيع.
• اضغط على زر توزيع ، ومن الشاشة حدّد الفاتورة المراد سدادها من فواتير العميل المستحقة.
• أدخل المبلغ المراد توزيعه على الفاتورة، ثم احفظ.

أثر التوزيع على الفاتورة

• ينقص المبلغ المتبقي من الفاتورة بقيمة الجزء الموزَّع عليها.
• تتحول حالة الفاتورة إلى مدفوعة بالكامل إذا غطى التوزيع قيمتها كاملة، أو مدفوعة جزئيًا إذا غطى جزءًا منها.
• يظهر التوزيع ضمن مدفوعات الفاتورة كعملية دفع من رصيد العميل الإئتماني، فتتمكن من معرفة مصدر السداد عند مراجعتها لاحقًا.
• ينقص الرصيد الدائن للعميل بالقيمة نفسها، فلا يمكن استخدام المبلغ الموزَّع مرة أخرى.
• يظل أثر المبلغ على الخزينة مرتبطًا بسند القبض نفسه لا بالتوزيع، لأن التحصيل تم عند إصدار السند.

آلية عمل النظام

• سند القبض لا يرتبط بفاتورة عند إصداره، بل يسجّل المبلغ كرصيد للعميل، ثم يحدث الربط بالفاتورة عند التوزيع.
• يمكن توزيع سند قبض واحد على أكثر من فاتورة، بتحديد مبلغ لكل فاتورة.
• يمكن ترك جزء من الرصيد دون توزيع ليُستخدم في سداد فواتير لاحقة.
• إذا كان الرصيد أقل من قيمة الفاتورة، تظل الفاتورة مدفوعة جزئيًا حتى يُوزَّع عليها رصيد إضافي أو تُضاف عليها عملية دفع.
• عند تفعيل إعداد السداد التلقائي، يتولى النظام هذا التوزيع نيابة عنك على الفواتير المستحقة، وهو ما يناسب من يريد السداد آليًا لا يدويًا.

ملاحظات مهمة

• إذا لم يظهر للعميل رصيد بعد حفظ السند، فراجع الحساب المختار في السند، فالغالب أنه ليس الحساب الفرعي الخاص بالعميل.
• إذا أصدرت السند وإعداد السداد التلقائي ما زال مفعّلًا، فراجع الفاتورة قبل التوزيع اليدوي، فقد يكون النظام سدّدها بالفعل.
• لا تجمع بين سند قبض موزَّع وعملية دفع على الفاتورة لنفس المبلغ، حتى لا يظهر سداد مزدوج ويختل رصيد الخزينة.