إضافة ورقة جرد
ورقة الجرد تقارن الكمية الفعلية الموجودة في المستودع بالكمية المسجلة في النظام لكل منتج، ثم تُسوّي الفرق تلقائيًا بأذون إضافة للزيادة وأذون صرف للعجز. يشرح هذا الدليل خطوات إنشاء ورقة الجرد وتسويتها، وإمكانية تسجيل الجرد بتاريخ قديم، وأثر الجرد على المخزون والحسابات.
ملاحظة: قبل البدء تأكد من تفعيل تطبيق المخزون في حسابك.
محتويات المقال
خطوات إنشاء ورقة الجرد
- اضغط المخزون من القائمة الرئيسية، ثم إدارة الجرد.
- اضغط جديد.
- اختر المستودع، وحدد التاريخ والوقت، وأضف الملاحظات إن وجدت.
- اضغط قم بالجرد.
- اضغط إضافة منتج وأضف المنتجات، أو اضغط إضافة جميع المنتجات من المستودع.
- لكل منتج أدخل العدد بالمخزون (الكمية الفعلية التي عددتها).
- اضغط تم لحفظ الورقة كمسودة.
- راجع الفروق، ثم اضغط تسوية لاعتماد الجرد.
حقول ورقة الجرد
| الحقل | الوصف |
|---|---|
| المستودع | المستودع الذي يتم جرده. كل ورقة جرد لمستودع واحد. |
| رقم | رقم مسلسل للورقة، ويُضبط شكله من إعدادات الترقيم المتسلسل. |
| التاريخ والوقت | تاريخ ووقت الجرد. يمكن أن يكون تاريخًا سابقًا (راجع القسم التالي). |
| الملاحظات | أي ملاحظات على عملية الجرد. |
| اختر منتج | المنتج المراد جرده، بالبحث بالاسم. |
| اختر الوحدة | وحدة القياس التي عددت بها المنتج. تظهر فقط للمنتجات التي لها وحدات. |
| العدد بالمخزون | الكمية الفعلية الموجودة في المستودع. لا يقبل قيمة سالبة. |
| العدد بالبرنامج | رصيد المنتج في النظام حتى تاريخ ووقت الجرد، ويحسبه النظام تلقائيًا. |
يقارن النظام العدد بالمخزون مع العدد بالبرنامج ويحسب العجز أو الزيادة لكل منتج.
ورقة جرد بتاريخ قديم
نعم، يمكن أن يكون لورقة الجرد تاريخ قديم؛ حقل التاريخ يقبل أي تاريخ سابق، بشرط ألا يكون داخل فترة مالية مقفلة. ويُستخدم ذلك عندما يتم الجرد الفعلي في يوم ويُسجَّل في النظام لاحقًا، أو لتسجيل جرد أول المدة بتاريخه الصحيح.
كيف يتعامل النظام مع التاريخ القديم
- العدد بالبرنامج يُحسب برصيد المنتج حتى تاريخ ووقت الجرد، وليس برصيده اليوم؛ أي الحركات التي تمت قبل هذا التوقيت فقط.
- الحركات التي تمت بعد تاريخ ووقت الجرد (مبيعات أو مشتريات لاحقة) لا تدخل في المقارنة.
- أذون التسوية (ورقة جرد وارد وورقة جرد منصرف) تُسجَّل بتاريخ ورقة الجرد نفسه، فيُعاد حساب الأرصدة والحركات التالية لها.
مثال
ملاحظة: حدد التاريخ والوقت الصحيحين قبل إضافة المنتجات؛ لأن العدد بالبرنامج يُحسب على أساسهما. والوقت مهم إذا كانت هناك حركات في نفس يوم الجرد: الحركات التي سُجلت قبل وقت الجرد تُحسب في الرصيد، والتي بعده لا تُحسب.
تنبيه: لا يمكن تسجيل ورقة جرد بتاريخ داخل فترة مالية مقفلة. وإذا كان السحب على المكشوف غير مسموح به، قد يرفض النظام تسوية عجز بتاريخ قديم إذا كان سيجعل رصيد المنتج سالبًا في ذلك التاريخ أو بعده بسبب حركات لاحقة.
تسوية ورقة الجرد
بعد الضغط على تسوية:
- تُنشأ ورقة جرد وارد بكميات الزيادة، وورقة جرد منصرف بكميات العجز.
- تتغير حالة ورقة الجرد من مسودة إلى مُسوّاة، ولا تُسوّى مرة أخرى.
- المنتجات ذات التتبع (رقم تسلسلي أو رقم شحنة أو تاريخ صلاحية) يجب إدخال بيانات التتبع لكمية الفرق قبل التسوية.
الأثر على المخزون والحسابات
- تُضاف كميات الزيادة وتُخصم كميات العجز من المستودع بتاريخ ورقة الجرد.
- تُرحَّل قيمة الفروق إلى حساب تكلفة المبيعات مقابل حساب المستودع.
- تظهر الحركات في تقرير الحركة التفصيلية للمخزون بنوع جرد المخزون الداخلي (زيادة) أو الخارجي (عجز).
رسائل الخطأ وحلولها
| الرسالة | السبب | الحل |
|---|---|---|
| لا يمكن تعديل المخزون لأن الجرد لا يحتوي اي عناصر | الورقة بلا منتجات. | أضف منتجًا واحدًا على الأقل. |
| لا يمكن تعديل منتجات المخزون لأن بعض العناصر لا تحتوي على العدد بالمخزون | منتجات بدون العدد بالمخزون. | أدخل العدد لكل المنتجات أو احذف المنتج. |
| الكمية غير متوفرة ل… لا يمكنك حفظ المعاملة بمبلغ سلبي | تسوية العجز ستجعل الرصيد سالبًا والسحب على المكشوف غير مسموح به. | راجع الحركات اللاحقة لتاريخ الجرد، أو اسمح بالسحب على المكشوف مؤقتًا. |
| لا يمكنك إضافة أو تعديل أو مسح حركة في هذا اليوم …، ضمن فترة مقفلة | تاريخ الجرد داخل فترة مقفلة. | اختر تاريخًا خارج الفترة المقفلة أو اطلب فتحها. |
أسئلة شائعة
هل ينفع ورقة جرد المخزون يكون لها تاريخ قديم؟
نعم. حدد التاريخ القديم في حقل التاريخ، ويحسب النظام العدد بالبرنامج برصيد المنتج حتى ذلك التاريخ والوقت، وتُسجَّل التسوية بنفس التاريخ. الشرط ألا يكون التاريخ داخل فترة مقفلة. راجع ورقة جرد بتاريخ قديم.
لماذا يختلف «العدد بالبرنامج» عن رصيد المنتج الحالي؟
لأنه رصيد المنتج حتى تاريخ ووقت ورقة الجرد، وليس الرصيد اليوم؛ الحركات التي تمت بعد هذا التوقيت لا تُحسب.
هل يمكن جرد أكثر من مستودع في ورقة واحدة؟
لا؛ كل ورقة جرد لمستودع واحد. أنشئ ورقة لكل مستودع.
أين أجد أذون التسوية الناتجة عن الجرد؟
في الأذون المخزنية بنوع ورقة جرد وارد وورقة جرد منصرف، وفي تقرير الحركة التفصيلية للمخزون.