دليل اضافة كميات للمنتجات بأنواعها

يتيح لك دفترة زيادة كمية المنتجات في المخزون بأكثر من طريقة: كمية افتتاحية عند إنشاء المنتج، أو تعديل يدوي، أو إذن إضافة مخزني، أو تلقائيًا من فواتير الشراء ومرتجعات المبيعات والجرد وأوامر التصنيع والاستيراد. يشرح هذا الدليل كل طريقة خطوة بخطوة، وأي طريقة تناسب كل نوع من المنتجات، وكيف تؤثر إعدادات المخزون على دخول الكمية.

قبل البدء

• يجب أن يكون خيار تتبع المخزون مفعّلًا على المنتج؛ المنتجات التي لا يُتتبع مخزونها (مثل الخدمات) ليس لها كمية.
• يجب أن تكون حالة المنتج نشط؛ لا يمكن إنشاء حركات مخزون لمنتج موقوف أو غير نشط.
• تحتاج إلى صلاحية تعديل عدد المنتجات بالمخزون، وإلى صلاحية تعديل المخازن على المستودع الذي ستضيف إليه الكمية.
• إذا كان خيار تفعيل الأذون المخزنية مفعّلًا في إعدادات المخزون، فأغلب العمليات تُنشئ إذنًا مخزنيًا، ولا تدخل الكمية المستودع إلا بعد قبول الإذن. التفاصيل في قسم “أثر تفعيل الأذون المخزنية”.

اختر الطريقة المناسبة لنوع المنتج

نوع المنتج	له مخزون؟	كيف تزيد كميته
منتج، نوع التتبع: الكمية فقط	نعم	كل الطرق في هذا الدليل، ومنها التعديل اليدوي المباشر.
منتج، نوع التتبع: الرقم التسلسلي، أو رقم الشحنة، أو تاريخ الانتهاء، أو رقم الشحنة وتاريخ الانتهاء	نعم	عن طريق إذن إضافة مخزن أو النماذج التي تُنشئ أذونًا (فواتير الشراء والمرتجعات وغيرها)، مع إدخال الأرقام أو التواريخ لكل كمية. لا يمكن استخدام التعديل اليدوي، ولا إدخال كمية افتتاحية عند الإنشاء أو الاستيراد.
منتج له متغيرات (مقاسات، ألوان…)	نعم	كل متغير منتج مستقل برصيد خاص؛ أضف الكمية لكل متغير على حدة بأي طريقة تناسب نوع تتبعه.
منتج مجمّع، نوع التجميعة: معد مسبقا	نعم، رصيد خاص به	تعديل يدوي أو إذن إضافة. عند اختيار صرف المكونات من المخزون تُخصم المكونات من المخزون مقابل الكمية المُضافة (تجميع).
منتج مجمّع، نوع التجميعة: فوري	يُجمَّع لحظة البيع	لا تحتاج لإضافة كمية له؛ عند البيع يُنشئ النظام حركة إضافة للمنتج المجمّع ويخصم مكوناته تلقائيًا. لزيادة ما يمكن بيعه، زِد كمية المكونات.
خدمة	لا	لا يوجد لها مخزون.

طرق زيادة الكمية بالتفصيل

1. الكمية الافتتاحية عند إنشاء المنتج

1. من القائمة الرئيسية اضغط المخزون ثم إدارة المنتجات، ثم اضغط إضافة.
2. املأ بيانات المنتج، وتأكد من تفعيل تتبع المخزون.
3. اكتب الكمية في حقل الكمية بالمخزون واختر المستودع، ثم اضغط حفظ.

تُسجَّل الكمية كأول حركة مخزون للمنتج. هذا الحقل غير متاح للمنتجات المتتبَّعة بالرقم التسلسلي أو الشحنة أو تاريخ الانتهاء؛ استخدم إذن إضافة مخزن بدلًا منه.

2. التعديل اليدوي للمخزون (للمنتجات بنوع تتبع “الكمية فقط”)

1. افتح صفحة المنتج من المنتجات.
2. اضغط أضف عملية (أو أضف عملية على مخزون).
3. في نوع العملية اختر إضافة.
4. اختر المستودع، واكتب الكمية، وسعر الوحدة، وتاريخ الحركة. يعرض النظام المخزون قبل والمخزون بعد للتأكد.
5. إذا كان المنتج مجمّعًا من نوع “معد مسبقا”، فعّل صرف المكونات من المخزون إذا أردت خصم المكونات مقابل الكمية المضافة.
6. اختر الحساب الفرعي المقابل إن احتجت، وأضف ملاحظات أو مرفقات، ثم اضغط حفظ.

تُسجَّل الحركة بنوع تعديل يدوي. إذا تركت سعر الوحدة فارغًا يستخدم النظام متوسط تكلفة المنتج. إذا كان المنتج متتبَّعًا بالرقم التسلسلي أو الشحنة أو تاريخ الانتهاء، يرفض النظام التعديل اليدوي ويوجهك إلى رابط إدارة الإذون المخزنية.

3. إذن إضافة مخزن (يدوي)

1. من القائمة الرئيسية اضغط المخزون ثم الأذون المخزنية.
2. اضغط إضافة إذن مخزني واختر إذن إضافة مخزن، أو افتح إذن إضافة مخزن مباشرة.
3. اختر المستودع/المخزن الذي ستدخل إليه الكمية، وتاريخ الإذن.
4. أضف المنتجات والكميات وسعر الوحدة لكل سطر.
5. للمنتجات المتتبَّعة أدخل الرقم التسلسلي لكل قطعة، أو رقم الشحنة و/أو تاريخ الانتهاء لكل كمية.
6. اضغط حفظ. تدخل الكمية المستودع عندما تكون حالة الإذن تمت الموافقة؛ الإذن في حالة تحت المراجعة لا يغيّر الرصيد.

هذه هي الطريقة الأساسية لإضافة كمية يدويًا لأي منتج متتبَّع، وتصلح أيضًا للمنتجات بنوع “الكمية فقط”.

4. فاتورة الشراء

1. من القائمة الرئيسية اضغط المشتريات ثم فواتير الشراء، واضغط إضافة.
2. اختر المورد والمستودع، وأضف المنتجات والكميات والأسعار.
3. حدّد حالة التسليم كمستلم، ثم احفظ الفاتورة.

• إذا كان تفعيل الاذون المخزنية لفواتير الشراء غير مفعّل: تدخل الكمية المستودع مباشرة عند حفظ الفاتورة كمستلمة. إذا لم تكن مستلمة، تدخل الكمية عند تأكيد الاستلام لاحقًا.
• إذا كان مفعّلًا: يُنشئ النظام إذن إضافة مرتبطًا بالفاتورة، وتدخل الكمية عند استلام الإذن وقبوله من الأذون المخزنية. يمكن الاستلام الجزئي.
• تُحدَّث تكلفة المنتج (متوسط التكلفة) بسعر الشراء في الفاتورة.

5. مرتجعات المبيعات

• فاتورة مرتجعة أو إشعار دائن على فاتورة بيع: يُرجع الكمية المرتجعة إلى المستودع.
• المرتجعات من نقطة البيع: تُرجع الكمية بنفس الطريقة، أو عن طريق إذن إضافة لنقطة البيع عند تفعيل الأذون المخزنية.
• للمنتجات المتتبَّعة اختر الرقم التسلسلي أو الشحنة المرتجعة.

6. نقل المخزون بين المستودعات

1. افتح صفحة المنتج واضغط نقل المخزون، أو أنشئ إذن تحويل من الأذون المخزنية.
2. اختر من المستودع وإلى المستودع والكمية، ثم احفظ.

النقل يزيد الكمية في المستودع المستقبِل ويخصمها من المستودع المرسِل؛ إجمالي مخزون المنتج لا يتغيّر.

7. الجرد والتسوية

1. من المخزون افتح ورق الجرد واضغط إضافة.
2. اختر المستودع والمنتجات، واكتب الكمية الفعلية الموجودة لكل منتج.
3. احفظ الجرد، ثم اضغط تسوية.

إذا كانت الكمية الفعلية أكبر من رصيد النظام، يُنشئ النظام إذن ورقة جرد وارد بالفرق ويزيد الرصيد. وإذا كانت أقل، يُنشئ إذن صرف بالعجز.

8. أوامر التصنيع

• عند إنهاء أمر تصنيع من أوامر التصنيع، يُنشئ النظام إذن إضافة للمنتج النهائي بالكمية المُنتجة.
• إذا كان في الأمر هالك أو منتجات ثانوية (Scrap)، يُنشأ لها إذن إضافة مستقل.
• المواد الخام التي تُرتجع من أمر التصنيع تعود كذلك إلى المستودع.

9. استيراد المنتجات من Excel

1. من قائمة المنتجات اضغط زر استيراد المنتجات أعلى القائمة، أو افتح شاشة استيراد المنتجات مباشرة.
2. اربط عمود الكمية في ملفك بحقل كمية المخزون، وحقل تتبع المخزون إن وُجد، ثم اضغط استيراد.

القيمة في الملف هي الرصيد النهائي المطلوب وليست كمية تُضاف: يحسب النظام الفرق بين الرقم المكتوب والرصيد الحالي، ويضيف الفرق (أو يخصمه). مثلًا: الرصيد الحالي 10 والملف فيه 25، فيُضاف 15. عند تفعيل الأذون المخزنية يُسجَّل الفرق كإذن إضافة من الاستيراد.

أثر تفعيل الأذون المخزنية

الطريقة	الأذون غير مفعّلة	الأذون مفعّلة
الكمية الافتتاحية والتعديل اليدوي	تدخل الكمية فورًا	تدخل الكمية فورًا (للمنتجات بنوع “الكمية فقط”)
إذن إضافة مخزن	—	تدخل الكمية عند قبول الإذن
فاتورة الشراء	تدخل عند تسليم الفاتورة	تدخل عند استلام الإذن المخزني للفاتورة (حسب إعداد الأذون لفواتير الشراء)
المرتجعات ونقطة البيع والنقل	تدخل فورًا	تدخل عند قبول الإذن المرتبط
الجرد والتصنيع	—	عبر أذون تُنشأ تلقائيًا

متابعة الحركات والتأكد من الكمية

• افتح صفحة المنتج واضغط حركة المخزون لترى كل حركة ومصدرها (تعديل يدوي، فاتورة شراء، إذن مخزني، جرد…) والرصيد بعد كل حركة.
• يظهر رصيد كل مستودع على حدة في صفحة المنتج.
• عند تعدد الوحدات، أدخل الكمية بالوحدة المختارة، ويحوّلها النظام تلقائيًا إلى الوحدة الأساسية.

أسئلة شائعة

• لا أجد زر التعديل اليدوي، أو يظهر لي رابط إدارة الأذون المخزنية. لماذا؟ لأن المنتج متتبَّع بالرقم التسلسلي أو الشحنة أو تاريخ الانتهاء. أضف الكمية من الأذون المخزنية بإذن إضافة مخزن.
• أنشأت فاتورة شراء ولم تزد الكمية. لماذا؟ إما أن الفاتورة غير مستلمة، أو أن الأذون المخزنية لفواتير الشراء مفعّلة والإذن المرتبط لم يُستلم بعد. راجع حالة الفاتورة وحالة الإذن في الأذون المخزنية.
• أنشأت إذن إضافة ولم يتغيّر الرصيد. لماذا؟ لأن حالة الإذن ما زالت تحت المراجعة؛ الكمية تدخل عند الموافقة عليه.
• كيف أزيد كمية منتج مجمّع؟ إذا كانت التجميعة معد مسبقا أضف كميتها يدويًا أو بإذن إضافة (مع صرف المكونات إن أردت). وإذا كانت فوري فلا تحتاج لذلك؛ زِد كمية مكوناتها.
• ظهرت رسالة أن كميات المكونات غير كافية عند إضافة منتج مجمّع. لأنك اخترت صرف المكونات من المخزون وإحدى المكونات رصيدها لا يكفي. زِد كمية المكوِّن أولًا، أو أضف الكمية بدون صرف المكونات.
• استوردت ملفًا فتغيّرت الكمية بقيمة مختلفة عمّا كتبت. لأن الاستيراد يعتبر الرقم رصيدًا نهائيًا ويضيف الفرق فقط، ولا يضيف الرقم نفسه فوق الرصيد الحالي.
• ظهرت رسالة أنه لا يمكن إنشاء حركات مخزون للمنتج. لأن حالة المنتج ليست نشطة. فعّل المنتج أولًا من صفحته.