رجوع

تتبع منتج بتاريخ انتهاء في دفترة

في موضوع سابق أوضحنا كيفية تتبع منتج برقم مسلسل وإجراء العمليات على البرنامج، وفي هذا الموضوع سنقوم بالمهمة ذاتها ولكن باختلاف وحيد وهو وسيلة التتبع، بدلًا من الرقم المسلسل ستكون تاريخ الانتهاء.


 

وسنتعرف تحديدًا في هذا الموضوع على:

  • طريقة إضافة صنف بنوع تتبع تاريخ انتهاء.
  • تعيين تاريخ انتهاء من الأذون المخزنية.
  • تعيين تاريخ انتهاء من فاتورة الشراء.
  • أثر تفعيل الأذون المخزنية على إضافة تاريخ انتهاء لمنتج من فاتورة الشراء.
  • صرف منتج بتاريخ انتهاء من فاتورة المبيعات.
  • إضافة صنف بنظام تتبع تاريخ الانتهاء إلى فاتورة من نقاط البيع.
  • جداول تتبع المنتج.

طريقة إضافة صنف بنوع تتبع تاريخ انتهاء

لكي نتمكن من إتمام هذه المهمة بنجاح علينا أولًا تفعيل نظام تتبّع المنتجات في المخزون، ثم إضافة منتج جديد وتحديد نوع التتبع (تاريخ انتهاء)، وبيان ذلك ما يأتي:

تفعيل نظام تتبّع المنتجات في المخزون

نذهب أولًا إلى “المخزون” من القائمة الرئيسية، ونقوم باختيار “إعدادات المخزون“.

اضغط على بطاقة “عام“.

تفعيل نظام تتبّع المنتجات في المخزون - دفترة

 

والآن قُم بتفعيل خيار “تتبع المنتجات بواسطة الرقم المسلسل، رقم الشحنة أو تاريخ الانتهاء” كما يظهر في الصورة، ثم اضغط على “حفظ“.

تفعيل نظام تتبّع المنتجات في المخزون - دفترة

بذلك تكون قد نجحت في تفعيل خاصية تتبع المنتجات، ويمكنك بناءً على ذلك عند إضافة منتج جديد أن تعيّن له إحدى وسائل التتبع:

  • الرقم المسلسل
  • رقم الشحنة
  • تاريخ الانتهاء

إضافة منتج جديد وتحديد نوع التتبع (تاريخ الانتهاء)

بعد تفعيل خاصية تتبع المنتجات يمكننا الآن أن نضيف منتجًا جديدًا وتعيين تاريخ انتهاء له كوسيلة تتبع.

نذهب أولًا إلى “المخزون” من القائمة الرئيسية، ثم نختار “المنتجات والخدمات“، ثم نضغط على “إضافة” ونحدّد “منتج جديد” كما هو موضح في الصورة.

ويمكنك الاستعانة بدليل إضافة منتج جديد لمعرفة طريقة ملء بقية البيانات.

وفي مثالنا التوضيحي سنُضيف المنتج “مشروب غازي“، ونقوم بملء بياناته الأساسية.

إضافة منتج وتتبعه بتاريخ انتهاء

 

والآن دعنا ننتقل مباشرةً إلى أسفل لوحة التحكم الخاصة بالمنتج وتحديدًا عند حقل “إدارة المخزون” لكي نقوم بتفعيل خيار “تتبع المخزون“، حيث تظهر لنا كل وسائل التتبع المتاحة: الرقم المسلسل، رقم الشحنة، تاريخ الانتهاء، رقم الشحنة وتاريخ الانتهاء، أو التتبع بالكمية فقط. وذلك كما هو موضح في الصورة.

إضافة منتج وتتبعه بتاريخ انتهاء

تعيين تاريخ انتهاء من الأذون المخزنية

يتيح لك برنامج دفترة عند إضافة منتج جديد عن طريق الأذون المخزنية، أو إضافة كمية على منتج موجود بالفعل، أن تُعيّن تاريخ انتهاء لهذا المنتج كوسيلة تتبع له.

ولتعيين تاريخ انتهاء للمنتج “مشروب غازي” من الأذون المخزنية، نضغط على “المخزون” من القائمة الرئيسية، ثم نختار “إدارة الأذون المخزنية“.

نضغط بعد ذلك على زر “إضافة” ونحدد “إضافة يدوي” من القائمة المنسدلة، كما يظهر في الصورة.

تعيين تاريخ انتهاء من الأذون المخزنية

 

والآن نقوم بإدخال بيانات الإذن المخزني وفقًا لما هو مطلوب.

ويمكنك الاستعانة بدليل إنشاء إذن مخزني بالإضافة لإتمام هذه الخطوة بنجاح.

في حقل “البنود” نُحدد المنتج “مشروب غازي” الذي نريد إضافته إلى الإذن المخزني بتاريخ انتهاء، وفي حقل “الكمية” نُحدد الكمية المُضافة من المنتج “مشروب غازي“.

تعيين تاريخ انتهاء من الأذون المخزنية

والآن في حقل “التقويم” أسفل البند كما هو موضح في الصورة، نقوم بتحديد تاريخ الانتهاء للمنتج “مشروب غازي“.

تنبيه!

في حال وجود أكثر من تاريخ انتهاء لنفس النوع من المنتج المضاف، يمكنك تحديد المنتج أكثر من مرة في جدول بنود الفاتورة بتواريخ الانتهاء المختلفة.

تعيين تاريخ انتهاء من الأذون المخزنية

والآن نضغط على زر “تأكيد” لحفظ الإجراءات التي قمنا بها.

تعيين تاريخ انتهاء من فاتورة الشراء

يمكنك تعيين تاريخ انتهاء للمنتج “مشروب غازي” من فاتورة الشراء الخاصة به كوسيلة من وسائل تتبعه.

تنبيه!

قبل القيام بهذه المهمة عليك أولًا التأكد من عدم تفعيل “إعداد الأذون المخزنية للمشتريات والمبيعات“؛ لأنه في حالة التفعيل سيتعيّن عليك إضافة الرقم المسلسل من إذن الإضافة المخزني الخاص بفاتورة الشراء، وليس من فاتورة الشراء مباشرةً.

يمكنك الاستعانة بدليل تفعيل الأذون المخزنية للمبيعات والمشتريات للقيام بهذه الخطوة بنجاح.

والآن لنقوم بتعيين تاريخ انتهاء للمنتج “مشروب غازي” من فاتورة الشراء، نضغط على “المشتريات” من القائمة الرئيسية، ثم نختار “فواتير الشراء“، ونضغط على زر “فاتورة شراء جديدة“، كما هو ظاهر في الصورة.

تعيين تاريخ صلاحية من فاتورة الشراء

علينا الآن إدخال بيانات فاتورة الشراء على النحو المطلوب.

ويمكنك الاستعانة في ذلك بدليل إنشاء فاتورة شراء جديدة على دفترة.

في حقل “البنود” نحدد المنتج “مشروب غازي” الذي نريد إضافته إلى فاتورة الشراء بتاريخ انتهاء، وفي حقل “الكمية” نُدخل كمية المنتج “مشروب غازي” الذي حددناه أعلاه.

تعيين تاريخ صلاحية من فاتورة الشراء

 

وفي حقل “التقويم” أسفل البند كما هو موضح في الصورة، نقوم بتحديد تاريخ الانتهاء للمنتج “مشروب غازي“.

تنبيه!

في حال وجود أكثر من تاريخ انتهاء لنفس النوع من المنتج المضاف، يمكنك تحديد المنتج أكثر من مرة في جدول بنود الفاتورة بتواريخ الانتهاء المختلفة.

تعيين تاريخ صلاحية من فاتورة الشراء

والآن نضغط على زر “حفظ“.

أثر تفعيل الأذون المخزنية على إضافة تاريخ الانتهاء لمنتج من فاتورة الشراء

عند تفعيل خيار “إعداد الأذون المخزنية للمشتريات والمبيعات” يكون الأذن المخزني هو المسئول عن اعتماد إذن الصرف أو الاستلام للمشتريات والمبيعات وليس الفاتورة. من أجل ذلك إذا كنت قد فعّلت خيار “إعداد الأذون المخزنية للمشتريات والمبيعات” فسيتعيّن عليك إضافة تاريخ الانتهاء لفاتورة الشراء من إذن الإضافة المخزني الخاص بالفاتورة.

في هذه الحالة ستقوم بإنشاء فاتورة الشراء لمنتج قمتَ بتتبعه عن طريق تاريخ الانتهاء، وبعد إتمام ذلك عُد إلى “المخزون” من القائمة الرئيسية، ثم اضغط على “الأذون المخزنية“، واختر فاتورة الشراء هذه لتعيين تاريخ انتهاء لبنودها بغرض تتبعها.

أما في حال عدم تفعيل خيار “إعداد الأذون المخزنية للمشتريات والمبيعات” فسيمكنك تعيين تاريخ الانتهاء من الفاتورة مباشرةً.

صرف منتج بتاريخ انتهاء من فاتورة المبيعات

يمكنك صرف منتج بتاريخ الانتهاء من فاتورة المبيعات الخاصة به.

قبل القيام بهذه المهمة عليك أولًا التأكد من عدم تفعيل “إعداد الأذون المخزنية للمشتريات والمبيعات“؛ لأنه في حالة التفعيل سيتعيّن عليك إضافة تاريخ الانتهاء من إذن الصرف المخزني الخاص بفاتورة البيع، وليس من فاتورة البيع مباشرةً.

يمكنك الاستعانة بدليل تفعيل الأذون المخزنية للمبيعات والمشتريات للقيام بهذه الخطوة بنجاح.

والآن نعود لنكمل الخطوات بعد التأكد من عدم تفعيل إعداد الأذون المخزنية للمشتريات والمبيعات.

نضغط أولًا على “المبيعات” من القائمة الرئيسية، ثم اختر “إنشاء فاتورة“.

أدخل بيانات فاتورة المبيعات على النحو المطلوب، ويمكنك الاستعانة في ذلك بدليل إنشاء فاتورة مبيعات جديدة على دفترة.

في حقل “البنود” نحدد المنتج “مشروب غازي” المُتتبّع بتاريخ الانتهاء.

صرف منتج بتاريخ صلاحية من فاتورة المبيعات

 

في حقل “التقويم” نقوم بتحديد تاريخ الانتهاء للمنتج “مشروب غازي“.

تنبيه!

يجب أن تكون قائمة المنتجات بتواريخ الانتهاء التي يتم الاختيار منها متاحة في المخزون؛ حيث لن تظهر أي منتجات بتواريخ انتهاء تم صرفها مسبقًا.

صرف منتج بتاريخ صلاحية من فاتورة المبيعات

 

أكمل ملء ما تبقى من بيانات في الفاتورة، ثم اضغط على زر “حفظ“.

إضافة صنف بنظام تتبع تاريخ الانتهاء إلى فاتورة من نقاط البيع

يُمكنك أن تُضيف أصنافًا بوسيلة تتبع تاريخ الانتهاء عند إنشاء فاتورة من نقاط البيع. ولإتمام هذه المهمة بنجاح عليك أولًا تفعيل خيار السماح بإضافة المنتجات بنظام التتبع في الفاتورة، ثم الدخول إلى شاشة البيع وتحديد الأصناف. وبيان ذلك ما يأتي:

تفعيل "إضافة المنتجات بنظام التتبع في الفاتورة"

من القائمة الرئيسية اضغط على “نقاط البيع“، ثم اختر من القائمة “إعدادات نقاط البيع“.

اضغط على بطاقة “عام“.

إضافة منتج بتاريخ صلاحية من نقاط البيع

 

قم بتفعيل خيار “نظام المحاسبة لكل فاتورة“، وسيظهر لك تلقائيًا إمكانية تفعيل خيار “إضافة المنتجات بواسطة الرقم المسلسل، أو رقم الشحنة، أو تاريخ الانتهاء“، قم بتفعيله هو الآخر.

إضافة منتج بتاريخ صلاحية من نقاط البيع

 

ثم اضغط على زر “حفظ“، وبذلك تكون قد نجحت في تفعيل خيار السماح بإضافة المنتجات بنظام التتبع في الفاتورة.

اختيار الصنف بنظام التتبع في شاشة البيع

والآن نبدأ مهمة إنشاء فاتورة من نقاط البيع وإضافة منتجات إليها بنظام تتبع تاريخ الانتهاء.

تنبيه!

قبل البدء عليك أولًا أن تتأكد من عدم تفعيل “إعداد الأذون المخزنية للمشتريات والمبيعات“؛ لأنه في حالة التفعيل سيتعيّن عليك تحديد تاريخ الانتهاء من إذن الصرف المخزني الخاص بفاتورة البيع وليس من فاتورة البيع مباشرةً.

يمكنك الاستعانة بدليل تفعيل الأذون المخزنية للمبيعات والمشتريات للقيام بهذه الخطوة بنجاح.

نُكمل خطوات إنشاء فاتورة بيع من نقاط البيع، بالضغط على “نقاط البيع” من القائمة الرئيسية.

ثم نضغط على “بدء البيع” لفتح جلسة بيع جديدة أو التوجه مباشرة لجلسة بيع مفتوحة بالفعل.

إضافة منتج بتاريخ صلاحية من نقاط البيع

 

في “شاشة البيع” نقوم باختيار المنتج “مشروب غازي“.

ستظهر لنا شاشة عائمة كما في الصورة التالية، نقوم بإضافة تاريخ الانتهاء الخاص بالمنتج “مشروب غازي“.

تنبيه!

في حال كتابة تاريخ انتهاء مختلف عن الذي تم تعيينه للمنتج سيرفض النظام إتمام المهمة، موضحًا سبب ذلك وهو الإدخال الخطأ لتاريخ الانتهاء.

إضافة منتج بتاريخ صلاحية من نقاط البيع

اضغط على زر “حفظ“، ثم استكمل باقي خطوات تأكيد وسداد الفاتورة.

جداول تتبع المنتج

توفر دفترة ميزة استعراض حركة المنتج المتتبع في جداول منظمة، كما تُمكننا هذه الميزة من الوصول إلى تاريخ الانتهاء للمنتج ومعرفة فاتورة الشراء وفاتورة البيع الخاصة به.

ولعرض حركة المنتج “مشروب غازي” المتتبع بتاريخ الانتهاء، نضغط أولًا على “المخزون” من القائمة الرئيسية، ثم نضغط على “تتبع المنتجات“، ستظهر لك قائمة بالمنتجات التي تم تعيين وسيلة تتبع لها.

اختر من بين البطاقتين المعروضتين “تاريخ الانتهاء“.

وكما هو موضح في الصورة التالية نرى أنه قد ظهرت لنا بطاقتان: الرقم التسلسلي، وتاريخ الانتهاء؛ وذلك لأنني بالفعل أتتبع منتجات بالرقم التسلسلي وبتاريخ الانتهاء، وفي حال لم أكن أتتبع منتجات بالرقم المسلسل مثلًا فلن تظهر لي بطاقة المرقم المسلسل، وسأنتقل مباشرة إلى لوحة التحكم في المنتجات المتتبعة بتاريخ الانتهاء.

جداول تتبع المنتجات

 

ستظهر لنا قائمة المنتجات التي تم تعيين وسيلة تتبع لها (تاريخ الانتهاء).

نضغط على المنتج “مشروب غازي” لعرض حركة مخزونه.

جداول تتبع المنتجات

 

ولعرض تفاصيل حركة المنتج اضغط على علامة التبويب “حركة المخزون“.

جداول تتبع المنتجات

 

وبذلك نكون قد استعرضنا حركة المنتج “مشروب غازي“، وعَرَفنا تاريخ صلاحيته، وتوصَّلنا إلى فاتورة شرائه وبيعه.