جرد المنتجات المتتبعة

يمكنك جرد المنتجات المتتبعة بكل أنواعها (الرقم التسلسلي، رقم الشحنة، تاريخ الانتهاء، رقم الشحنة وتاريخ الانتهاء) في ورقة الجرد. فبعد إدخال العدد الفعلي يحسب النظام الفرق (نقص أو زيادة)، وتحدد أنت الأرقام أو الشحنات أو التواريخ التي يخصها هذا الفرق، ثم تعتمد الجرد بـتسوية فيُنشئ النظام أذون الإضافة والصرف بهذه البيانات.

ويوضح هذا الدليل ما هو مدعوم اليوم لكل نوع تتبع، وطريقة إدخال بيانات التتبع في الجرد، والتحققات ورسائل الخطأ عند التسوية.

ما المدعوم اليوم لكل نوع تتبع

عن رسالة «لا يمكن إختيار منتجات لها خصائص تتبع»

رسالة لا يمكن إختيار منتجات لها خصائص تتبع تظهر عند تعديل ورقة جرد إذا كانت البيانات المرسلة مع التعديل تحتوي على بنود منتجات متتبعة؛ وعندها يُرفض التعديل كله ولا يُحفظ.

أي أن جرد المنتجات المتتبعة نفسه (إدخال العدد وبيانات التتبع والتسوية) يتم من صفحة قم بالجرد، وهو مدعوم لكل الأنواع. وإذا كنت تعدّل الورقة عن طريق الـ API، فعدّل بياناتها الأساسية دون إرسال البنود، وعدّل البنود المتتبعة من صفحة قم بالجرد.

خطوات جرد منتج متتبع

1. افتح إضافة ورقة جرد، واختر المستودع، والتاريخ، ثم احفظ.
2. اضغط قم بالجرد.
3. أضف المنتجات: إضافه عنصر لإضافة منتج واحد، أو إضافة جميع المنتجات من المستودع، أو استيراد من ملف.
4. اكتب العدد الفعلي لكل منتج؛ فيظهر العدد بالبرنامج والفرق (نقص/زيادة).
5. للمنتج المتتبع اضغط زر بيانات التتبع تحت العدد الفعلي، وأدخل البيانات التي يخصها الفرق ثم اضغط تاكيد. (التفاصيل)
6. بعد الانتهاء اضغط منجز للرجوع إلى صفحة ورقة الجرد.
7. اضغط تسوية لاعتماد الجرد. (التفاصيل)

زر بيانات التتبع في صفحة الجرد

يظهر الزر تحت خانة العدد الفعلي للمنتجات المتتبعة فقط، ويتغير نصه حسب نوع التتبع واتجاه الفرق:

إدخال بيانات الفرق لكل نوع

الرقم التسلسلي

• تظهر نافذة اختر الأرقام التسلسلية بها حقل الأرقام التسلسلية وعداد عدد الأرقام التسلسلية.
• عند النقص: اختر الأرقام الناقصة من القائمة، وهي الأرقام المتاحة للمنتج.
• عند الزيادة: اكتب الأرقام الجديدة واحدًا تلو الآخر.
• يجب أن يساوي عدد الأرقام الفرق.

رقم الشحنة

• تظهر نافذة اختر ارقام الشحنه بجدول عمودي أرقام الشحنة والكمية.
• اختر الشحنة أو اكتبها، واكتب كميتها. واضغط أضف سطر لإضافة شحنة أخرى.
• يجب أن يساوي مجموع الكميات الفرق.

تاريخ الانتهاء

• تظهر نافذة اختر تاريخ الانتهاء بجدول عمودي تاريخ الانتهاء والكمية.
• أضف سطرًا لكل تاريخ وكميته؛ ويجب أن يساوي مجموع الكميات الفرق.

رقم الشحنة وتاريخ الانتهاء

• تظهر نافذة أختر رقم الشحنه وتاريخ الانتهاء بجدول أعمدته أرقام الشحنة وتاريخ الانتهاء والكمية.
• أدخل لكل شحنة رقمها وتاريخ انتهائها وكميتها؛ ويجب أن يساوي مجموع الكميات الفرق.

استيراد الجرد بملف

ملف استيراد الجرد يحتوي على الأعمدة: Product وUnit Name وPhysical Count وSerial وLot Number وExpiry Date. ولبيانات التتبع:

التسوية وما يحدث في المخزون

عند الضغط على تسوية في صفحة ورقة الجرد:

1. يتحقق النظام من أن كل منتج له العدد الفعلي، ومن بيانات التتبع لكل منتج متتبع له فرق. (التحققات)
2. يُنشئ النظام إذن إضافة للمنتجات التي بها زيادة، وإذن صرف للمنتجات التي بها نقص، وكل إذن يحمل بيانات التتبع المدخلة.
3. الزيادة تُضيف الأرقام أو الشحنات أو التواريخ إلى المستودع، والنقص يخصمها منه.
4. تتحول حالة الورقة إلى مُسوّاة، ولا يمكن تعديلها إلا بعد التراجع عن التسوية.

التحققات عند التسوية

عرض بيانات التتبع في ورقة الجرد

في صفحة ورقة الجرد، قسم قائمة المنتجات، يظهر بجوار العدد للمنتج المتتبع عدد بيانات التتبع بين قوسين، مثل (3). اضغط عليه لعرض نافذة بالبيانات:

وبجوار كل بيان علامة (+) للزيادة أو (-) للنقص.

التراجع عن التسوية والحذف

• التراجع عن التسوية يحذف أذون الإضافة والصرف الناتجة عن الجرد ويعيد الورقة مسودة، فتعود كميات بيانات التتبع كما كانت قبل التسوية.
• لا يمكن تعديل بيانات ورقة مُسوّاة؛ تظهر رسالة لا يمكنك التعديل في الجرد الذي تم تسويته.
• عند تفعيل منع المخزون السالب، يتحقق النظام من رصيد المنتج قبل التراجع أو الحذف.

رسائل الخطأ وحلولها

ملاحظات مهمة

• قائمة الاقتراحات في نوافذ بيانات التتبع تعرض بيانات المنتج المتاحة في كل المستودعات (حتى 30 نتيجة)، وليس مستودع الجرد فقط؛ فاختر بيانات موجودة في مستودع الجرد لتجنب خطأ عدم التوفر.
• زر إضافة جميع المنتجات من المستودع يضيف المنتجات المتتبعة أيضًا مع باقي المنتجات.
• بيانات التتبع تُحفظ فور الضغط على تاكيد في النافذة، ولا تؤثر على المخزون إلا بعد تسوية.
• إذا كان العدد الفعلي يساوي العدد بالبرنامج فلا يُطلب إدخال بيانات تتبع، حتى لو كانت الأرقام الفعلية في المستودع مختلفة؛ فالجرد يقارن الكمية الإجمالية للمنتج.

أسئلة شائعة

هل يمكن جرد منتج بالرقم التسلسلي؟

نعم، وكذلك رقم الشحنة وتاريخ الانتهاء ورقم الشحنة وتاريخ الانتهاء؛ من صفحة قم بالجرد.

ظهرت رسالة «لا يمكن إختيار منتجات لها خصائص تتبع»، ماذا أفعل؟

هذه الرسالة تخص تعديل بنود الورقة عن طريق الـ API. أضف المنتجات وبيانات تتبعها من صفحة قم بالجرد.

لماذا زر بيانات التتبع معطل؟

لأنه لا يوجد فرق بين العدد الفعلي والعدد بالبرنامج.

كم رقمًا تسلسليًا يجب أن أُدخل؟

عددًا يساوي الفرق الظاهر بعد الشرطة المائلة (/) على الزر.

وجدت رقمًا تسلسليًا زائدًا في المستودع، كيف أضيفه؟

اكتب العدد الفعلي الأكبر، ثم اضغط أضف أرقام تسلسية واكتب الرقم الجديد، ثم تسوية.

لماذا تمنعني التسوية من خصم شحنة منتهية؟

لأن بيع المنتجات منتهية الصلاحية غير مسموح؛ فالنظام يمنع خصم بيانات منتهية في الجرد. اسمح به مؤقتًا أو اصرفها بإذن صرف.

هل يمكن استيراد الأرقام التسلسلية في الجرد؟

نعم، في عمود Serial مفصولة بفاصلة.