تفعيل تتبع المنتجات وإعداداته
قبل استخدام الأرقام التسلسلية أو أرقام الشحنات أو تواريخ الانتهاء يجب تفعيل التتبع من إعدادات المنتجات. ومن نفس القسم تحدد كيف يتعامل النظام مع البيع أو الصرف عند عدم توفر الكمية، سواء للمنتجات العادية أو المتتبعة.
محتويات المقال
تفعيل تتبع المنتجات
- افتح إعدادات المنتجات.
- في قسم تتبع المنتجات فعّل تتبع المنتجات بواسطة الرقم المسلسل, رقم الشحنة أو تاريخ المغادرة.
- حدد الخيار المطلوب في المخزون السالب (الخيارات).
- اضغط حفظ؛ فتظهر رسالة تم حفظ اعدادت المخزون بنجاح.
تنبيه: عند تشغيل مفتاح التتبع يضبط النظام قيمة المخزون السالب على السماح فقط للمنتجات القابلة للتتبع بالكميات حتى لو بقي خيار آخر محددًا على الشاشة. لذلك بعد تشغيل المفتاح اضغط الخيار الذي تريده في المخزون السالب قبل الحفظ، ثم تأكد منه بعد الحفظ.
ماذا يتغير بعد التفعيل
- يظهر حقل نوع التتبع في نموذج المنتج عند تفعيل تتبع المخزون، بخياراته: الكمية فقط، الرقم التسلسلي، رقم الشحنة، تاريخ الانتهاء، رقم الشحنة وتاريخ الانتهاء.
- يظهر الخيار الثالث السماح لجميع المنتجات في المخزون السالب.
- تظهر حقول بيانات التتبع للمنتجات المتتبعة في الفواتير والأذون المخزنية، ويبدأ النظام في التحقق منها.
- يظهر إعداد بيع المنتجات منتهية الصلاحية في إعدادات الفواتير، وإعداد إدخال بيانات تتبع المنتجات في تهيئة نقاط البيع.
خيارات المخزون السالب
يحدد المخزون السالب ما يحدث عند بيع أو صرف كمية غير متوفرة. ويُحفظ الاختيار في إعدادين داخليين: منع السحب على المكشوف للمنتجات عمومًا، والسماح بالسالب للمنتجات المتتبعة:
| الخيار | منتجات «الكمية فقط» | المنتجات المتتبعة (رقم تسلسلي، شحنة، تاريخ انتهاء) |
|---|---|---|
| إيقاف العمليات عند نفاد الكمية لجميع المنتجات | لا يُسمح بالصرف بأكثر من الرصيد. | لا يُسمح؛ يجب أن تكون بيانات التتبع موجودة في المخزن ورصيدها كافيًا. |
| السماح فقط للمنتجات القابلة للتتبع بالكميات | يُسمح بالرصيد السالب. | لا يُسمح؛ يجب أن تكون بيانات التتبع موجودة في المخزن ورصيدها كافيًا. |
| السماح لجميع المنتجات (يظهر فقط مع تفعيل التتبع) | يُسمح بالرصيد السالب. | يُسمح بالصرف دون التحقق من وجود الرقم أو كفاية رصيده. |
ملاحظة: عند إيقاف التتبع يختفي الخيار السماح لجميع المنتجات؛ فالخياران المتاحان يخصان المنتجات العادية.
أثر الخيارات على المنتجات المتتبعة
الفرق الحقيقي بين الخيارين الثاني والثالث يظهر في المنتجات المتتبعة:
| العملية | مع إيقاف العمليات عند نفاد الكمية لجميع المنتجات أو السماح فقط للمنتجات القابلة للتتبع بالكميات | مع السماح لجميع المنتجات |
|---|---|---|
| البيع والصرف والتحويل | يُرفض الحفظ إذا لم يوجد الرقم في المخزن أو لم يكفِ رصيده. | يُقبل، ويبقى إلزام إدخال بيانات التتبع وعدم تكرار الرقم التسلسلي في نفس المستند. |
| مرتجع المبيعات والإشعار الدائن | يجب أن تكون بيانات التتبع موجودة سابقًا في أي مخزن. | لا يُشترط وجودها سابقًا. |
| تغيير نوع التتبع لمنتج له حركات مخزنية | غير مسموح. | مسموح. |
| تسوية الجرد (العجز) | يُتحقق من وجود الرقم ورصيده. | لا يُتحقق من الوجود والرصيد. |
ملاحظة: الرسائل التي تطلب تفعيل السماح بعناصر التتبع السلبي المقصود بها اختيار السماح لجميع المنتجات في المخزون السالب.
التأكد من الخيار بعد الحفظ
بعد أي تغيير في مفتاح التتبع أعد فتح إعدادات المنتجات وتأكد من الخيار المحدد في المخزون السالب. فعند إيقاف مفتاح التتبع قد تعرض الشاشة السماح فقط للمنتجات القابلة للتتبع بالكميات محددًا دون أن تتغير القيمة المحفوظة. وإذا لم يكن الخيار المعروض هو المطلوب، اختر خيارًا آخر ثم اختر المطلوب، واحفظ.
ويُسجَّل كل تغيير في خيار المخزون السالب في سجل النشاطات كقيمة واحدة توضح الخيار القديم والجديد.
إيقاف التتبع ولماذا قد يكون غير متاح
- يمكن إيقاف تتبع المنتجات بواسطة الرقم المسلسل, رقم الشحنة أو تاريخ المغادرة فقط إذا لم يوجد أي منتج مفعّل له تتبع المخزون ونوع تتبعه غير الكمية فقط.
- إذا وُجد منتج واحد على الأقل بهذه الحالة، يظهر المفتاح مفعّلًا وغير قابل للتغيير.
- لإتاحة الإيقاف: غيّر نوع التتبع لكل منتج متتبع إلى الكمية فقط من المنتجات والخدمات. وإذا كان للمنتج حركات مخزنية فلن يُسمح بتغيير النوع إلا بعد اختيار السماح لجميع المنتجات.
- عند الإيقاف تختفي حقول التتبع من المستندات ويتوقف التحقق منها، ويختفي إعدادا بيع المنتجات منتهية الصلاحية وإدخال بيانات تتبع المنتجات.
حد خطة الاشتراك
عند إضافة منتج جديد بنوع تتبع غير الكمية فقط يتحقق النظام من حد أرقام التتبع في خطة اشتراكك. إذا كانت الخطة لا تسمح، يظهر تنبيه بصيغة خطتك لا تسمح بإضافة المزيد من (اسم الحد) مع زر ترقية الآن، ولا يُضاف المنتج.
رسائل الخطأ وحلولها
| الرسالة التي تظهر | السبب | الحل |
|---|---|---|
| خطتك لا تسمح بإضافة المزيد من (اسم الحد) | خطة الاشتراك لا تدعم المزيد من المنتجات المتتبعة. | رقِّ الاشتراك، أو أضف المنتج بنوع الكمية فقط. |
| لا يمكنك تغيير نوع التتبع للعناصر بينما لم يتم السماح بعناصر التتبع السلبي | تغيير نوع تتبع منتج له حركات مخزنية أو أذون، مع عدم اختيار السماح لجميع المنتجات. | اختر السماح لجميع المنتجات ثم غيّر النوع، ثم أعد الخيار السابق إن أردت. |
| لا يمكنك تغير نوع التتبع للبند بسبب وجود حركات مخزنية إذا كنت بحاجة إلى تغيير نوع التتبع انتقل إلى إعدادات المخزون العامة ثم قم بتفعيل السماح بعناصر التتبع السلبي | نفس الحالة عند تغيير نوع التتبع بالاستيراد. | نفس الحل. |
| غير مسموح لك بدخول هذه الصفحة | المستخدم ليس لديه صلاحية تعديل الإعدادات العامه. | امنح الصلاحية من الأدوار الوظيفية. |
| الرقم المتسلسل (رقم التتبع) الخاص بالمنتج (اسم المنتج) غير موجود بالمخزن (اسم المخزن) | بيع منتج متتبع بأرقام غير موجودة مع خيار لا يسمح بالسالب للمتتبع. | اختر بيانات تتبع متاحة، أو اختر السماح لجميع المنتجات. |
| لا يوجد كمية كافية من الرقم المسلسل (رقم التتبع) الخاص بالمنتج (اسم المنتج) بالمحزن (اسم المخزن) | رصيد الرقم أو الشحنة لا يكفي. | قلل الكمية، أو اختر السماح لجميع المنتجات. |
ملاحظات مهمة
- خيار السماح بالمخزون السالب للمنتجات المُجمعة في نفس القسم مستقل عن التتبع؛ فالمنتجات المتتبعة لا تدخل أصلًا كمكوّنات في المنتج المجمع.
- اختيار السماح لجميع المنتجات قد يجعل رصيد رقم أو شحنة سالبًا؛ فاستخدمه فقط إذا كنت تسجل البيع قبل تسجيل الشراء.
- يمكنك تغيير خيار المخزون السالب في أي وقت، ويُطبّق على العمليات التي تُحفظ بعد التغيير.
أسئلة شائعة
لماذا لا يمكنني إيقاف تتبع المنتجات؟
لأن لديك منتجًا واحدًا على الأقل مفعّل له تتبع المخزون ونوع تتبعه غير الكمية فقط. غيّر نوعه إلى الكمية فقط أولًا.
لماذا لا يظهر خيار «السماح لجميع المنتجات»؟
لأن تتبع المنتجات غير مفعّل؛ فهذا الخيار يخص المنتجات المتتبعة فقط.
فعّلت التتبع فتغير خيار المخزون السالب وحده، لماذا؟
تشغيل مفتاح التتبع يضبط الخيار على السماح فقط للمنتجات القابلة للتتبع بالكميات. اختر الخيار المطلوب قبل الحفظ.
اخترت «السماح فقط للمنتجات القابلة للتتبع بالكميات» ولا أستطيع بيع رقم تسلسلي غير موجود، لماذا؟
لأن هذا الخيار يسمح بالسالب لمنتجات الكمية فقط فقط. اختر السماح لجميع المنتجات.
هل يلزم تفعيل التتبع لكل فرع؟
الإعداد يُضبط من إعدادات المنتجات، ونوع التتبع يُحدد لكل منتج.
هل يؤثر التفعيل على المنتجات الحالية؟
لا؛ تبقى بنوع الكمية فقط حتى تغيّر نوع تتبعها.