تتبع المنتجات في دفترة: المفاهيم وأنواع التتبع ودورة العمل
تتبع المنتجات يتيح لك متابعة كل وحدة أو دفعة من المنتج داخل المخزون، بدلًا من متابعة الكمية فقط؛ فتعرف أي رقم تسلسلي بيع لأي عميل، وأي شحنة دخلت أي مخزن، ومتى تنتهي صلاحية كل كمية. وعند كل حركة إضافة أو صرف يطلب النظام بيانات التتبع ويتحقق منها: هل الرقم موجود في المخزن؟ هل يكفي رصيده؟ هل انتهت صلاحيته؟
يعتمد التتبع على ثلاثة أشياء: تفعيل الإعداد العام للتتبع، ثم تحديد نوع التتبع لكل منتج، ثم إدخال بيانات التتبع في كل مستند يحرّك المخزون.
الصلاحيات المطلوبةتعديل الإعدادات العامه لتفعيل التتبع وضبط إعداداته، وصلاحيات إضافة المنتجات وتعديلها لتحديد نوع التتبع، ومتابعة المخزون لعرض شاشة تتبع المنتجات وتقاريره. وتُضبط من الأدوار الوظيفية.
طريقة الوصولالرابط المباشر للإعداد: إعدادات المنتجات ← قسم تتبع المنتجات. أو: إعدادت المخزون و المنتجات ← إعدادات المنتجات. ولمتابعة الأرقام والشحنات: تتبع المنتجات.
محتويات المقال
أنواع التتبع ومتى تستخدم كل نوع
يظهر حقل نوع التتبع في نموذج المنتج داخل قسم إدارة المخزون عند تفعيل تتبع المخزون للمنتج، وبعد تفعيل الإعداد العام للتتبع. وخياراته:
| نوع التتبع | متى تستخدمه | ما الذي تُدخله في كل حركة |
|---|---|---|
| الكمية فقط | المنتجات العادية التي يكفي فيها معرفة الرصيد. وهو الوضع الافتراضي. | الكمية فقط، دون أي بيانات تتبع. |
| الرقم التسلسلي | منتج كل قطعة منه فريدة: الأجهزة والجوالات (IMEI) والمعدات ذات الضمان. | رقم تسلسلي لكل قطعة؛ فعدد الأرقام يساوي الكمية في السطر، ورصيد كل رقم قطعة واحدة. |
| رقم الشحنة | منتج يُشترى ويُصرف على دفعات (شحنات) وتريد معرفة الدفعة التي خرجت منها الكمية. | رقم شحنة واحد للسطر، والكمية التي تخص هذه الشحنة. |
| تاريخ الانتهاء | منتج له صلاحية ولا يهمك رقم الدفعة: الأغذية ومستحضرات التجميل. | تاريخ انتهاء واحد للسطر، والكمية التي تخص هذا التاريخ. |
| رقم الشحنة وتاريخ الانتهاء | منتج يحتاج الدفعة والصلاحية معًا: الأدوية والمستلزمات الطبية. | رقم شحنة وتاريخ انتهاء للسطر. وعند البيع يكفي اختيار الشحنة فيُملأ تاريخها تلقائيًا. |
مثال:
جهاز جوال بالرقم التسلسلي: اشتريت 3 أجهزة؛ تُدخل 3 أرقام تسلسلية في سطر الكمية 3.
دواء برقم الشحنة وتاريخ الانتهاء: اشتريت 100 علبة من الشحنة B-25 تنتهي 2027-03-01؛ تُدخل الشحنة والتاريخ مرة واحدة مع الكمية 100. وعند البيع تختار الشحنة B-25 فيظهر تاريخها.
دواء برقم الشحنة وتاريخ الانتهاء: اشتريت 100 علبة من الشحنة B-25 تنتهي 2027-03-01؛ تُدخل الشحنة والتاريخ مرة واحدة مع الكمية 100. وعند البيع تختار الشحنة B-25 فيظهر تاريخها.
🛈
ملاحظة: رقم الشحنة وتاريخ الانتهاء يُدخلان مرة واحدة لكل سطر. فإذا أردت بيع كمية من شحنتين مختلفتين، أضف المنتج في سطرين، لكل سطر شحنته وكميته.
دورة العمل من التفعيل حتى المتابعة
- فعّل تتبع المنتجات بواسطة الرقم المسلسل, رقم الشحنة أو تاريخ المغادرة من إعدادات المنتجات، واختر طريقة التعامل مع المخزون السالب.
- في نموذج المنتج فعّل تتبع المخزون واختر نوع التتبع.
- أدخل الرصيد عن طريق فاتورة شراء أو إذن إضافة يدوي (متاح دائمًا حتى مع إيقاف الأذون المخزنية للفواتير)، مع بيانات التتبع؛ فلا يمكن إدخال رصيد افتتاحي من نموذج المنتج للمنتج المتتبع.
- عند البيع أو الصرف اختر بيانات التتبع من الأرقام أو الشحنات أو التواريخ المتاحة في المخزن.
- في المرتجعات أدخل بيانات التتبع التي سبق بيعها أو شراؤها.
- للنقل بين المخازن استخدم إذن تحويل يدوي مع بيانات التتبع.
- تابع حركة كل رقم أو شحنة من تتبع المنتجات ومن تقارير تتبع المنتجات.
أين تُدخل بيانات التتبع
مكان الإدخال يتحدد بإعدادَي الأذون المخزنية لفواتير المبيعات والأذون المخزنية لفواتير الشراء في إعدادات المنتجات (قسم الأذون المخزنية):
| المستند | الإعداد غير مفعّل | الإعداد مفعّل |
|---|---|---|
| فاتورة المبيعات، والفاتورة المرتجعة، والإشعار الدائن | داخل الفاتورة نفسها تحت سطر المنتج. | في الإذن المخزني الذي يُنشأ تلقائيًا للفاتورة (إعداد الأذون المخزنية لفواتير المبيعات). |
| فاتورة الشراء، ومرتجع المشتريات، والإشعار المدين | داخل فاتورة الشراء نفسها تحت سطر المنتج. | في الإذن المخزني الذي يُنشأ تلقائيًا (إعداد الأذون المخزنية لفواتير الشراء). |
| نقاط البيع | في شاشة البيع عند تفعيل إدخال بيانات تتبع المنتجات. | في الإذن المخزني لفاتورة نقطة البيع. |
| الأذون اليدوية: إضافة يدوي، صرف يدوي، تحويل يدوي | داخل الإذن دائمًا. | داخل الإذن دائمًا. |
| ورقة الجرد | تُسجَّل الكميات لكل رقم أو شحنة أو تاريخ عند إنشاء الورقة، وعند التسوية تُنشأ أذون إضافة وصرف تخضع لنفس التحقق. | نفس الشيء. |
| عرض السعر، أمر البيع، أمر الشراء، عرض سعر المشتريات | لا تُدخل فيها بيانات تتبع؛ فهي لا تحرّك المخزون. | نفس الشيء. |
أثر التتبع على عمليات المخزون
يتحقق النظام من بيانات التتبع عند حفظ المستند أو تأكيد الإذن، بحسب نوع الحركة:
| الحركة | ما يتحقق منه النظام |
|---|---|
| إضافة للمخزون: فاتورة شراء، إذن إضافة | وجود بيانات التتبع لكل سطر. ولمنتج الرقم التسلسلي: عدد الأرقام = الكمية، وعدم تكرار الرقم في نفس المستند، وألا يكون الرقم موجودًا برصيد في المخزون لنفس المنتج. |
| صرف من المخزون: فاتورة مبيعات، نقطة بيع، مرتجع مشتريات، إشعار مدين، إذن صرف | وجود بيانات التتبع، وأن الرقم أو الشحنة أو التاريخ موجود في المخزن المختار، وأن رصيده يكفي الكمية، وعدم تكرار الرقم التسلسلي في نفس المستند. وفي فاتورة المبيعات يُفحص أيضًا تاريخ الانتهاء حسب إعداد بيع المنتجات منتهية الصلاحية. |
| التحويل بين المخازن | نفس تحقق الصرف على المخزن المحوَّل منه. |
| مرتجع المبيعات والإشعار الدائن | وجود بيانات التتبع، وأن الرقم أو الشحنة سبق وجوده في أي مخزن، وعدم تكرار الرقم التسلسلي في نفس المستند. |
| الجرد | عند التسوية: الزيادة تُضاف ببيانات تتبعها، والعجز يُصرف بعد التحقق من وجود الرقم ورصيده. |
| الفاتورة الدورية (الاشتراكات) | لا يُسمح باستخدام منتج متتبع فيها. |
🛈
ملاحظة: عند اختيار السماح لجميع المنتجات في المخزون السالب لا يتحقق النظام من وجود الرقم أو كفاية رصيده عند الصرف، ولا من وجوده سابقًا عند المرتجع؛ ويبقى التحقق من إدخال البيانات ومن عدم التكرار.
قيود المنتجات المتتبعة
| القيد | التفاصيل |
|---|---|
| لا رصيد افتتاحي من نموذج المنتج | عند اختيار نوع تتبع غير الكمية فقط يختفي حقل الكمية بالمخزون. أدخل الرصيد بفاتورة شراء أو إذن إضافة يدوي. |
| نوع التتبع إلزامي مع تتبع المخزون | إذا فعّلت تتبع المخزون دون اختيار نوع التتبع لا يُحفظ المنتج. |
| لا تعديل يدوي ولا نقل مخزون من صفحة المنتج | تعديل المخزون اليدوي ونقل المخزون من صفحة المنتج غير متاحين للمنتج المتتبع؛ استخدم الأذون المخزنية. |
| لا يدخل في منتج مجمع | لا يمكن اختيار منتج متتبع كمكوّن في منتج مجمع (تجميعة). |
| الرقم التسلسلي والوحدات | منتج الرقم التسلسلي لا يدعم الباركود المتعدد ولا اختيار وحدات الشراء والبيع من قالب الوحدة. |
| تغيير نوع التتبع | بعد وجود حركات مخزنية للمنتج لا يمكن تغيير نوع تتبعه إلا عند اختيار السماح لجميع المنتجات. |
| حد الاشتراك | إضافة منتج بنوع تتبع تخضع لحد خطة الاشتراك. |
| إلغاء التتبع العام | لا يمكن إيقاف تتبع المنتجات بواسطة الرقم المسلسل, رقم الشحنة أو تاريخ المغادرة طالما يوجد منتج مفعّل له تتبع المخزون ونوع تتبعه غير الكمية فقط. |
متابعة الأرقام والشحنات والتقارير
- شاشة تتبع المنتجات تعرض أعداد المنتجات المتتبعة وتتيح فتح صفحة كل رقم تسلسلي أو شحنة أو تاريخ انتهاء لمعرفة رصيده وحركاته. وإذا لم يوجد منتج بنوع تتبع تظهر رسالة لا يوجد منتجات مضافة بنوع تتبع.
- تقارير تتبع المنتجات: تتبع المنتجات بالرقم المتسلسل، وتتبع المنتجات برقم الشحنة، وتتبع المنتجات باستخدام تاريخ الانتهاء، وتتبع المنتجات برقم الشحنة و تاريخ الانتهاء.
- تتطلب الشاشة والتقارير صلاحية متابعة المخزون.
رسائل الخطأ وحلولها
| الرسالة التي تظهر | السبب | الحل |
|---|---|---|
| كمية الأرقام المسلسلة يجب أن تكون مساوية للكمية المدخلة للمنتج (اسم المنتج) | عدد الأرقام التسلسلية في السطر لا يساوي الكمية. وقد تظهر نفس الرسالة إذا تُرك رقم الشحنة أو تاريخ الانتهاء فارغًا. | أدخل رقمًا لكل قطعة، أو أكمل بيانات التتبع الناقصة. |
| لا يمكنك استخدام نفس رقم التتبع للمنتج (رقم التتبع) في نفس العملية أكثر من مرة | نفس الرقم التسلسلي مكرر في نفس المستند. | احذف الرقم المكرر. |
| الرقم المسلسل (رقم التتبع) الخاص (اسم المنتج) بالمنتج موجود بالفعل | الرقم التسلسلي موجود بالفعل برصيد في المخزون لنفس المنتج. | استخدم رقمًا آخر، أو تحقق من أن القطعة لم تُضف من قبل. |
| الرقم المتسلسل (رقم التتبع) الخاص بالمنتج (اسم المنتج) غير موجود بالمخزن (اسم المخزن) | الرقم أو الشحنة أو التاريخ غير موجود في المخزن المختار. | اختر بيانات تتبع من المتاح في هذا المخزن، أو غيّر المخزن. |
| لا يوجد كمية كافية من الرقم المسلسل (رقم التتبع) الخاص بالمنتج (اسم المنتج) بالمحزن (اسم المخزن) | رصيد الرقم أو الشحنة أقل من الكمية المطلوبة. | قلل الكمية أو قسّمها على أكثر من شحنة. |
| الرقم المتسلسل (رقم التتبع) الخاص بالمنتج (اسم المنتج) غير موجود بأي مخزن | عند المرتجع: بيانات التتبع لم تكن موجودة في أي مخزن. | أدخل نفس بيانات التتبع التي بيعت أو اشتُريت بها الكمية. |
| بيانات التتبع التي أدخلتها للمنتج (اسم المنتج) قد انتهت صلاحيتها بالفعل | تاريخ الانتهاء قبل تاريخ الفاتورة، وبيع المنتجات منتهية الصلاحية ممنوع. | اختر شحنة أو تاريخًا ساريًا، أو اسمح ببيع المنتجات منتهية الصلاحية من إعدادات الفواتير. |
| المنتج (اسم المنتج) له أرقام مسلسلة ولا يمكن إستخدامه في الفاتورة الدورية | منتج متتبع في فاتورة دورية. | احذفه من الفاتورة الدورية. |
| لا يمكنك اختيار منتج متتبع بواسطة الرقم المسلسل, رقم الشحنة أو تاريخ الإنتهاء في التجميعة | محاولة إضافة منتج متتبع كمكوّن في منتج مجمع. | اختر مكوّنًا نوع تتبعه الكمية فقط. |
| لا يمكنك تغيير نوع التتبع للعناصر بينما لم يتم السماح بعناصر التتبع السلبي | تغيير نوع تتبع منتج له حركات مخزنية. | اختر السماح لجميع المنتجات في إعدادات المنتجات ثم غيّر النوع. |
| يمكنك استخدام هذا الخيار باستخدام إدارة الإذون المخزنية | محاولة تعديل المخزون يدويًا أو نقله من صفحة منتج متتبع. | استخدم الأذون المخزنية. |
🛈
ملاحظة: في الرسائل يظهر «رقم التتبع» بصيغة (كود المنتج-الرقم التسلسلي) أو (كود المنتج-رقم الشحنة) أو (كود المنتج-تاريخ الانتهاء) أو (كود المنتج-رقم الشحنة-تاريخ الانتهاء) حسب نوع التتبع.
ملاحظات مهمة
- التتبع يعمل للمنتجات المفعّل لها تتبع المخزون فقط، ونوع تتبعها غير الكمية فقط.
- إيقاف التتبع العام يخفي حقول التتبع من المستندات ويوقف التحقق منها.
- الرقم التسلسلي الذي بيع ونفد رصيده يمكن إدخاله مرة أخرى في عملية إضافة جديدة (مثل إعادة شراء نفس القطعة).
- في شاشات البيع تظهر قائمة بالأرقام والشحنات والتواريخ المتاحة للاختيار منها، ويمكن كتابة القيمة يدويًا، لكن النظام يتحقق منها عند الحفظ.
أسئلة شائعة
ما الفرق بين رقم الشحنة والرقم التسلسلي؟
الرقم التسلسلي لقطعة واحدة ولا يتكرر، ورقم الشحنة لمجموعة كميات من نفس الدفعة.
لماذا لا يظهر حقل نوع التتبع في المنتج؟
لأن تتبع المنتجات بواسطة الرقم المسلسل, رقم الشحنة أو تاريخ المغادرة غير مفعّل، أو تتبع المخزون غير مفعّل للمنتج.
كيف أدخل الرصيد الأول لمنتج متتبع؟
بفاتورة شراء أو بإذن إضافة يدوي مع بيانات التتبع؛ فحقل الكمية الافتتاحية لا يظهر للمنتج المتتبع.
أين أدخل الأرقام التسلسلية عند البيع: في الفاتورة أم في الإذن؟
في الفاتورة، إلا إذا كان الأذون المخزنية لفواتير المبيعات مفعّلًا؛ فتُدخل في الإذن المخزني للفاتورة.
هل يمكن البيع بالسالب لمنتج متتبع؟
نعم، عند اختيار السماح لجميع المنتجات في المخزون السالب.
هل يمكن بيع منتج منتهي الصلاحية؟
يتحدد ذلك بإعداد بيع المنتجات منتهية الصلاحية في إعدادات الفواتير.
هل يمكن استخدام منتج متتبع في نقاط البيع؟
نعم، بعد تفعيل قيد يومية لكل فاتورة وإدخال بيانات تتبع المنتجات من تهيئة نقاط البيع.
أين أرى من اشترى رقمًا تسلسليًا معينًا؟
من تتبع المنتجات أو من تقرير تتبع المنتجات بالرقم المتسلسل.