بيع منتج متتبع برقم الشحنة
عند بيع منتج نوع تتبعه رقم الشحنة تختار في كل سطر الشحنة التي ستُصرف منها الكمية، فتُخصم الكمية من رصيد هذه الشحنة في المستودع.
مثال:
لبيع 8 قطع: سطر بالشحنة L-20 بكمية 6، وسطر ثانٍ بالشحنة L-21 بكمية 2.
محتويات المقال
أين يُدخل رقم الشحنة
مكان إدخال رقم الشحنة عند البيع يحدده خيار الأذون المخزنية لفواتير المبيعات في إعدادت المخزون و المنتجات:
| حالة الخيار | أين تُدخل بيانات التتبع | متى تُخصم الكمية من رقم الشحنة |
|---|---|---|
| غير مفعّل | رقم الشحنة داخل فاتورة البيع نفسها. | عند حفظ الفاتورة (غير المسودة). |
| مفعّل | لا تظهر حقول التتبع في الفاتورة. يُنشئ النظام إذن صرف مخزن لكل مستودع بحالة تحت التسليم، وتُدخل بيانات التتبع فيه. | عند حفظ إذن الصرف أو الموافقة عليه (حالة تمت الموافقة). |
إدخال بيانات التتبع في إذن الصرف
- احفظ الفاتورة كالمعتاد (بدون بيانات تتبع).
- افتح إدارة الإذون المخزنية، ثم افتح إذن الصرف المرتبط بالفاتورة (حالته تحت التسليم) واضغط تعديل.
- في كل سطر أدخل رقم الشحنة. والقائمة تعرض المتاح في مستودع الإذن فقط.
- اضغط حفظ؛ فيتحول الإذن إلى تمت الموافقة وتُخصم الكمية.
ملاحظة: إذا وافقت على الإذن من قائمة الأذون دون إدخال بيانات التتبع يُرفض الطلب وتظهر رسالة بالإنجليزية تبدأ بـ can’t accept requisition # مع رقم الإذن، أو رسالة (رقم الإذن) فشل التحديث (الأخطاء) مع قائمة الأخطاء.
ملاحظة: لا يمكن تحديد الفاتورة كمُسلَّمة يدويًا عند تفعيل الأذون؛ وتظهر رسالة: تُدار حالة تسليم هذه الفاتورة عبر الأذون المخزنية.
اختيار رقم الشحنة في الفاتورة
- افتح إنشاء فاتورة، واختر العميل والمستودع.
- أضف المنتج؛ فيظهر أسفل اسمه حقل رقم الشحنة.
- اختر الشحنة من القائمة، أو اكتب جزءًا منها للبحث.
- اكتب الكمية، ثم احفظ الفاتورة.
ملاحظة: كل سطر يقبل شحنة واحدة فقط. لبيع كمية من أكثر من شحنة، أضف المنتج في سطر لكل شحنة.
ما الشحنات التي تظهر في القائمة
| القاعدة | التفاصيل |
|---|---|
| الرصيد | تظهر الشحنات التي رصيدها أكبر من صفر فقط. |
| المستودع | تظهر شحنات مستودع الفاتورة (أو مستودع السطر) فقط، وتتغير القائمة عند تغيير المستودع. |
| صلاحية المستودعات | لا تظهر شحنات المستودعات التي لا يملك المستخدم صلاحية عرضها. |
| عدد النتائج | 30 نتيجة كحد أقصى؛ ابحث بجزء من الرقم للوصول إلى غيرها. |
| التعبئة التلقائية | إذا كانت للمنتج شحنة واحدة فقط متاحة، تُملأ تلقائيًا عند إضافة المنتج. |
ملاحظة: يمكنك كتابة رقم شحنة غير موجود في القائمة، لكن النظام يرفضه عند الحفظ إذا لم يكن متوفرًا في المستودع.
إضافة المنتج بمسح رقم الشحنة
امسح رقم الشحنة بقارئ الباركود في شاشة الفاتورة؛ فإذا لم يوجد منتج بهذا الباركود يبحث النظام عن رقم شحنة مطابق تمامًا (أطول من 3 أحرف)، فيضيف المنتج ويملأ رقم الشحنة.
ملاحظة: إذا كان المنتج موجودًا في سطر بالفعل فالمسح يزيد كمية هذا السطر، ولا يغيّر رقم الشحنة فيه.
قواعد الكمية
| القاعدة | النتيجة |
|---|---|
| رقم الشحنة | إلزامي لكل سطر. |
| وجود الشحنة في مستودع البيع | إلزامي (إلا عند السماح بالمخزون السالب لكل المنتجات). |
| الكمية ≤ رصيد الشحنة | إلزامي. وإذا تكررت نفس الشحنة في أكثر من سطر يُجمع مجموع الكميات ويُقارن برصيدها. |
| المسودة | لا يُتحقق منها؛ يُتحقق عند الإصدار. |
ملاحظة: في رسائل الخطأ يظهر رقم التتبع بالصيغة: (كود المنتج)-(الرقم)، مثل PRD-001-SN5521. وإذا لم يكن للمنتج كود يظهر رقم المنتج بدلًا منه.
عروض الأسعار وأوامر البيع
- عروض الأسعار وأوامر البيع لا تحتوي على حقول تتبع، ولا تخصم أي كمية من المخزون.
- عند تحويل عرض السعر أو أمر البيع إلى فاتورة تفتح شاشة الفاتورة، وتُدخل بيانات التتبع فيها (أو في إذن الصرف إذا كانت الأذون مفعّلة).
- الفاتورة الدورية لا تقبل المنتجات المتتبعة؛ وتظهر رسالة: المنتج (اسم المنتج) له أرقام مسلسلة ولا يمكن إستخدامه في الفاتورة الدورية.
- الفاتورة المحفوظة مسودة لا يُتحقق من بيانات تتبعها ولا تخصم شيئًا؛ ويتم التحقق عند إصدارها.
تعديل الفاتورة وحذفها
- عند تعديل الفاتورة تظهر بيانات التتبع المحفوظة في كل سطر، ويمكنك تغييرها.
- إذا غيّرت الرقم أو قللت الكمية يعود الرقم القديم (أو الكمية المحذوفة) إلى رصيد المستودع، ويُتحقق من توفر الرقم الجديد.
- تحويل الفاتورة إلى مسودة يعيد كميات التتبع إلى المستودع.
- عند حذف الفاتورة تعود أرقام التتبع إلى المستودع. ولا يمكن الحذف إذا كان لها إذن مخزني تمت الموافقة عليه؛ وتظهر رسالة: لا يمكنك حذف الفاتورة رقم (رقم الفاتورة) التي تمت الموافقة على الإذن المخزني الخاص بها.
- إذا تعذّر الحذف بسبب بيانات التتبع تظهر رسالة: لا يمكنك حذف الفاتورة رقم (رقم الفاتورة).
- عند تفعيل الأذون المخزنية يُعدَّل إذن الصرف أو يُحذف بدلًا من بيانات الفاتورة.
رسائل الخطأ وحلولها
| الرسالة التي تظهر | السبب | الحل |
|---|---|---|
| كمية الأرقام المسلسلة يجب أن تكون مساوية للكمية المدخلة للمنتج (اسم المنتج) | حقل التتبع في السطر فارغ. (تظهر هذه الرسالة لكل أنواع التتبع رغم أنها تذكر الأرقام المسلسلة.) | اختر رقم الشحنة للسطر. |
| الرقم المتسلسل (كود المنتج-الرقم) الخاص بالمنتج (اسم المنتج) غير موجود بالمخزن (اسم المستودع) | لا يوجد هذا رقم الشحنة للمنتج في مستودع الفاتورة (أو مستودع السطر). | اختر من القائمة المعروضة، أو غيّر المستودع، أو حوّل الكمية إلى هذا المستودع أولًا. |
| لا يوجد كمية كافية من الرقم المسلسل (كود المنتج-الرقم) الخاص بالمنتج (اسم المنتج) بالمحزن (اسم المستودع) | الكمية المتاحة منه في المستودع أقل من المطلوب، أو بيع بالكامل. | قلل الكمية أو قسّمها على شحنات/تواريخ أخرى. |
| الكمية غير متوفرة ل(اسم المنتج #الكود) | خيار إيقاف العمليات عند نفاد الكمية لجميع المنتجات مفعّل، ورصيد المنتج في المستودع أقل من الكمية. | قلل الكمية أو أضف رصيدًا للمستودع. |
ملاحظة: رسائل عدم الوجود وعدم التوفر لا تظهر إذا اخترت السماح لجميع المنتجات في خيار المخزون السالب في إعدادت المخزون و المنتجات؛ وعندها يُقبل البيع حتى لو لم يكن الرقم في المخزون.
ملاحظات مهمة
- رقم الشحنة يظهر أسفل اسم المنتج في عرض الفاتورة وطباعتها.
- لا يرتب النظام الشحنات تلقائيًا ولا يختار الأقدم؛ أنت تختار الشحنة.
- تابع رصيد كل شحنة وحركتها من تتبع المنتجات.
أسئلة شائعة
كيف أبيع كمية من شحنتين في نفس الفاتورة؟
أضف المنتج مرتين، واختر في كل سطر شحنة وكميتها.
لماذا تظهر رسالة عدم توفر الكمية رغم أن رصيد المنتج يكفي؟
لأن الكمية تُقارن برصيد الشحنة المختارة في هذا المستودع، وليس بإجمالي رصيد المنتج.
لماذا لا تظهر شحنة موجودة؟
لأنها في مستودع آخر، أو رصيدها صفر، أو في مستودع ليس لديك صلاحية عرضه.
هل يمكن بيع شحنة غير موجودة؟
فقط عند اختيار السماح لجميع المنتجات في خيار المخزون السالب.