أسباب عدم تطابق حساب الأستاذ للمخزون مع تقرير قيمة المخزون

قد تجد أن رصيد حساب المخزون في دفتر الأستاذ لا يساوي إجمالي تقرير قيمة المخزون. السبب غالبًا أن الاثنين لا يُحسبان بنفس الطريقة: التقرير يضرب الكميات الحالية في متوسط التكلفة الحالي، بينما الأستاذ هو مجموع القيود التي سُجلت فعلًا بقيمها وقت كل حركة. يشرح هذا الدليل كيف يُحسب كل منهما، وكيف تقارن بينهما بشكل صحيح، ثم كل أسباب عدم التطابق وطريقة التحقق من كل سبب وعلاجه.

كيف يُحسب التقرير وكيف يُحسب الأستاذ

قارن بشكل صحيح أولًا

كثير من الفروق تختفي بمجرد ضبط المقارنة. قبل البحث في الأسباب:

1. افتح تقرير قيمة المخزون واترك المستودع والتصنيف والماركة والمورد على الكل.
2. اختر الحساب بـ متوسط سعر الشراء وليس سعر الشراء.
3. اترك تاريخ من فارغًا، وحدد تاريخ إلى فقط إذا أردت رصيدًا في تاريخ سابق، أو اتركهما فارغين للمقارنة بالرصيد الحالي.
4. اضغط إعرض الورقة، وخذ إجمالي عمود إجمالي سعر الشراء؛ هذا هو قيمة المخزون.
5. اعرض رصيد الحساب الرئيسي المخزون في الأستاذ حتى نفس التاريخ، ودون فلتر فرع أو مركز تكلفة يختلف عن التقرير.
6. نفّذ المقارنة بمستخدم المالك أو بمستخدم يملك صلاحية عرض كل المستودعات.

أسباب ترجع لطريقة المقارنة

1. اختلاف التاريخ

• مقارنة الأستاذ في تاريخ مع التقرير في تاريخ آخر.
• إذا حددت تاريخ من في التقرير فهو يعرض صافي حركة الفترة فقط، وليس الرصيد في نهايتها؛ فلا يصح مقارنته برصيد الحساب.
• التقرير يسعّر أي تاريخ بمتوسط التكلفة الحالي، كما في التنبيه السابق.

2. الفلاتر وأساس التسعير

• التقرير مفلتر بمستودع أو تصنيف أو ماركة أو مورد، والأستاذ غير مفلتر (أو العكس). فلتر التصنيف يشمل التصنيف المختار وتصنيفاته الفرعية المباشرة فقط.
• التقرير محسوب بـ سعر الشراء بدلًا من متوسط سعر الشراء. والمنتج الذي متوسطه صفر يُسعَّر في التقرير بسعر الشراء حتى مع اختيار المتوسط.
• مقارنة التقرير بحساب مستودع واحد بدلًا من الحساب الرئيسي المخزون.

3. مستودعات وفروع لا يشملها التقرير

• المستودعات غير النشطة لا تظهر في التقرير، بينما يبقى رصيد حسابها في الأستاذ.
• الموظف يرى في التقرير المستودعات التي يملك صلاحية عرضها فقط. ومن لديه صلاحية عرض المنتجات الخاصة به فقط يرى منتجاته فقط.
• عند تفعيل الفروع، يعرض التقرير منتجات الفرع الحالي والفروع المشتركة معه فقط.

4. توجيه حسابات المستودعات

من إعدادات الحسابات العامه ← توجيه الحسابات ← المخزون يمكن توجيه كل مستودع لحساب محدد. إذا وُجّه مستودع لحساب خارج شجرة المخزون، فقيمته تظهر في التقرير لكن لا يشملها الحساب الذي تقارن به. التوجيه هنا على مستوى المستودع فقط؛ توجيه الحسابات على مستوى المنتج يخص حسابات المبيعات وتكلفة المبيعات، ولا يغيّر حساب المخزون.

حركات تؤثر على جانب واحد فقط

5. قيود يدوية على حساب المخزون

أي قيد يدوي على حساب المخزون أو حسابات المستودعات يغيّر رصيد الأستاذ، لكنه لا يغيّر كميات المنتجات ولا قيمتها في التقرير. لتعديل المخزون فعلًا استخدم تعديل يدوي للمخزون أو ورقة جرد بدلًا من القيد اليدوي.

6. الرصيد الافتتاحي

• الكمية الافتتاحية التي تُدخلها في حقل الكمية بالمخزون عند إضافة المنتج تُسجَّل حركة مخزون بسعر الشراء، ومعها قيد آلي: مدين حساب المستودع، دائن أرصدة دائنة أخرى.
• إذا سجلت أيضًا قيدًا افتتاحيًا يدويًا لنفس المخزون، تتكرر القيمة في الأستاذ. وإذا سجلت القيد اليدوي فقط دون كميات افتتاحية للمنتجات، تظهر القيمة في الأستاذ ولا تظهر في التقرير.
• إذا أُضيفت الكمية الافتتاحية لمنتج سعر الشراء فيه فارغ، تدخل الكمية في التقرير بلا أي قيد في الأستاذ.

7. القيود الآلية متوقفة أو حسابات ملغاة

• عند تفعيل تعطيل قيود الفواتير الاليه لا يُنشأ قيد تكلفة المبيعات، فيخرج المنتج من المخزون في التقرير دون أن يُخصم من حساب المخزون.
• إذا كان توجيه حسابات المشتريات أو مرتجعات المشتريات مضبوطًا على الإلغاء، تدخل البضاعة المخزون ولا يُنشأ قيد فاتورة الشراء على حساب المخزون.

8. الأذون المخزنية وفواتير الشراء غير المستلمة

• عند تفعيل الأذون المخزنية لفواتير الشراء، أو إذا كانت فاتورة الشراء غير مستلم، يكون قيد الفاتورة على حساب المشتريات وليس المخزون. ولا ينتقل المبلغ إلى حساب المخزون إلا عند الموافقة على الإذن.
• عند تفعيل الأذون المخزنية لفواتير المبيعات، يُسجَّل الإيراد بتاريخ الفاتورة، أما قيد تكلفة المبيعات والخصم من المخزون فيُسجَّل عند الموافقة على الإذن وبتاريخ الإذن.
• الإذن تحت المراجعة لا يؤثر على الكميات ولا على القيود. لكن إذا قارنت في تاريخ يقع بين تاريخ الفاتورة وتاريخ الموافقة على الإذن، أو كانت قيمة الإذن تختلف عن قيمة الفاتورة، يظهر الفرق بين المخزون والمشتريات.

9. منتجات غير نشطة أو لا يُتتبع مخزونها

• المنتج الذي حالته غير نشط لا يظهر في التقرير، بينما تبقى قيوده في الأستاذ. (المنتج الموقوف يظهر في التقرير).
• المنتج الذي أُلغي فيه تتبع المخزون يُستبعد من التقرير بالكامل، رغم أن حركاته السابقة لها قيود في الأستاذ.
• لا يمكن حذف منتج له حركات مخزون؛ يطلب منك النظام جعله غير نشط، فيدخل في الحالة الأولى.

فروق في التكلفة

10. حركات بتاريخ قديم

إضافة أو تعديل فاتورة شراء أو حركة مخزون بتاريخ قديم يعيد حساب متوسط التكلفة من ذلك التاريخ لكل الحركات التالية، ويحدّث قيود تكلفة المبيعات والأذون والتحويلات المرتبطة بها. لكن يبقى فرق في الحالات التالية:

• الفترات المقفلة: قيود تكلفة الفواتير التي يقع تاريخها في فترة مقفلة لا تُحدَّث، فتبقى بالتكلفة القديمة بينما يتغيّر المتوسط في التقرير.
• التعديل اليدوي للمخزون (صرف): عند تغيّر المتوسط تتحدّث تكلفة حركة الصرف اليدوية، لكن قيدها يبقى بالقيمة التي سُجل بها أول مرة.
• إعادة الحساب في الخلفية: إذا كان تاريخ الحركة أقدم من 3 أيام، تُعاد الحسابات في الخلفية، وقد تظهر فروق مؤقتة حتى تنتهي. أعد المقارنة بعد قليل.

11. الرصيد السالب

• عند البيع والرصيد سالب، تُحسب التكلفة بآخر متوسط متاح (أو بسعر الشراء إذا لم يوجد متوسط). وعند الشراء بعد ذلك يصبح المتوسط هو سعر الشراء الجديد دون إعادة تسعير المبيعات التي تمت والرصيد سالب.
• في التقرير، الكمية السالبة تُضرب في المتوسط فتظهر قيمة سالبة تُخصم من الإجمالي.
• الحل: سجّل فواتير الشراء أو الإضافات بتاريخ يسبق البيع حتى لا يصبح الرصيد سالبًا، أو ألغِ تفعيل إتاحة المخزون السالب من إعدادات المخزون حتى لا يتكرر ذلك.

12. العملات الأجنبية والتقريب

• متوسط التكلفة يُحسب بسعر الصرف في تاريخ استلام البضاعة، بينما يُحوَّل القيد بسعر الصرف في تاريخ القيد؛ واختلافهما يسبب فرقًا في فواتير الشراء بالعملة الأجنبية.
• التقرير يعرض كل سطر مقرّبًا لرقمين عشريين لكنه يجمع القيم الأصلية، والقيود تُقرَّب لأربعة أرقام عشرية؛ وهذا يسبب فروقًا صغيرة جدًا فقط.

جدول ملخص: السبب وطريقة التحقق والعلاج

أسئلة شائعة

لماذا يتغيّر إجمالي التقرير لتاريخ قديم رغم أنني لم أضف حركات في ذلك التاريخ؟

لأن التقرير يسعّر الكميات دائمًا بمتوسط التكلفة الحالي؛ فأي شراء جديد يغيّر المتوسط يغيّر قيمة التواريخ السابقة أيضًا.

هل التحويل بين المستودعات يسبب فرقًا؟

لا، إذا قارنت بالحساب الرئيسي المخزون؛ التحويل يخصم من حساب مستودع ويضيف لآخر بنفس القيمة. يظهر الفرق فقط إذا قارنت بحساب مستودع واحد، أو كان أحد المستودعين موجّهًا لحساب خارج المخزون.

هل يؤثر التعديل اليدوي للمخزون على حساب المخزون؟

نعم؛ الإضافة تُسجَّل مدين حساب المستودع دائن أرصدة دائنة أخرى، والصرف دائن حساب المستودع مدين أرصدة مدينة أخرى، ما لم تختر الحساب الفرعي في نموذج الحركة.

هل المسودات تؤثر على أي من الجانبين؟

لا. فواتير البيع والشراء المسودة لا تُنشئ قيودًا، والتقرير يحسب حركات المخزون المعالجة فقط.