طريقة الجرد في دفترة: الجرد المستمر، حساب التكلفة، والجرد الفعلي وتسوية الفروقات

يجيب هذا الدليل عن سؤال: ما طريقة الجرد في دفترة؟ وهل يمكن اختيار الجرد المستمر أو الدوري؟ ويشرح كيف يسجل النظام المخزون وتكلفة المبيعات محاسبيًا، وكيف تُحسب تكلفة المنتج، ثم كيف تنفذ الجرد الفعلي (ورق الجرد) وتسوي الفروقات.

الإجابة المختصرة

دفترة تعمل بنظام الجرد المستمر بشكل افتراضي ودائم، ولا تحتاج لتفعيله أو اختياره؛ لا يوجد إعداد للتبديل بين الجرد المستمر والدوري. كل حركة على منتج مفعّل له تتبع المخزون (شراء، بيع، مرتجع، إذن مخزني، جرد) تُحدّث الكمية وقيمة المخزون وتكلفة المبيعات في نفس اللحظة، وتُحسب التكلفة بطريقة المتوسط المرجح المتحرك.

الفرق بين الجرد المستمر والجرد الدوري

كيف يعمل الجرد المستمر في دفترة؟

1. تتبع المخزون شرط أساسي

النظام يطبق الجرد المستمر على المنتجات التي فعّلت لها تتبع المخزون من صفحة المنتج. المنتج غير المتتبَّع (والخدمات) لا تُسجل له حركات مخزون، ويُسجل شراؤه مباشرة في تكلفة مبيعات كمصروف.

2. الحسابات المستخدمة

3. القيود التي ينشئها النظام تلقائيًا

طريقة حساب التكلفة: المتوسط المرجح المتحرك

تُحسب تكلفة المنتج بطريقة المتوسط المرجح على مستوى المنتج (لكل المستودعات معًا)، وتتغير مع كل عملية شراء أو إضافة:

متوسط التكلفة الجديد = (المتوسط الحالي × الرصيد الحالي + الكمية المشتراة × سعر الشراء) ÷ (الرصيد الحالي + الكمية المشتراة)

• عمليات البيع والصرف والتحويل والجرد تُسعّر بالمتوسط الحالي ولا تغيّره.
• إذا سجلت عملية بتاريخ سابق، يعيد النظام حساب المتوسط وقيود التكلفة للعمليات اللاحقة تلقائيًا (ما عدا الفواتير الواقعة في فترة مقفلة).
• لا تتوفر طريقة الوارد أولًا صادر أولًا (FIFO).

هل يمكن العمل بطريقة الجرد الدوري؟

لا يوجد إعداد للجرد الدوري. الحالات القريبة منه:

• المنتجات بدون تتبع المخزون: تُسجل مشترياتها مباشرة كتكلفة مبيعات ولا يظهر لها رصيد مخزون، وهذا غير مناسب للبضاعة التي تحتاج متابعة كمياتها.
• في نقاط البيع: إذا لم يُفعّل قيد يومية لكل فاتورة تُسجل قيود الجلسة مجمعة عند إغلاقها بدلًا من قيد لكل فاتورة، لكن المخزون يبقى مستمرًا.

الجرد الفعلي (ورق الجرد)

حتى مع الجرد المستمر، تحتاج لجرد فعلي دوري (شهري أو ربع سنوي) لمقارنة الكميات الموجودة على الرف مع الكميات في النظام، وتسوية العجز أو الزيادة الناتجة عن التلف أو السرقة أو أخطاء الإدخال.

سير العمل

الخطوة 1: طباعة ورقة العد (اختياري)

من تقرير ورقة الجرد اختر المستودع والتصنيف أو الماركة، واطبع الورقة: تحتوي الكود والاسم والباركود والعدد بالنظام وعمودًا فارغًا للكمية والملاحظات لاستخدامها أثناء العد.

الخطوة 2: إنشاء ورقة الجرد

من إدارة الجرد اضغط إضافة (ورقة جرد جديدة)، واختر المستودع والتاريخ والوقت والملاحظات، ثم احفظ. تُحفظ الورقة بحالة مسودة وتنتقل لشاشة قم بالجرد.

الخطوة 3: إضافة المنتجات وإدخال العدد الفعلي

• اضافة منتج: ابحث بالاسم أو الكود أو امسح الباركود بالقارئ.
• إضافة جميع المنتجات من المستودع: يضيف كل المنتجات التي لها حركات في المستودع.
• استيراد ملف CSV بأعمدة: المنتج، اسم الوحدة، العدد الفعلي، الرقم التسلسلي، رقم الشحنة، تاريخ الانتهاء.
• لكل منتج أدخل العدد الفعلي، واختر الوحدة إن كنت تستخدم وحدات متعددة (مثل كرتونة)، ويمكن إضافة ملاحظة وصورة.
• للمنتجات المتتبَّعة بالرقم التسلسلي أو رقم الشحنة أدخل بيانات التتبع، ويجب أن تساوي الكمية.

يعرض النظام لكل منتج الكمية بالنظام والعدد الفعلي والفرق. يمكنك الفلترة بالمنتج أو التصنيف أو حالة العد (مسجل / غير مسجل).

إعداد: حساب كمية الجرد حسب تاريخ الجرد

الإعداد موجود في إعدادات المخزون والمنتجات في قسم الجرد.

الخطوة 4: التسوية

بعد إدخال كل الكميات اضغط تسوية. يُنشئ النظام تلقائيًا:

• ورقة جرد منصرف لمنتجات العجز (العدد الفعلي أقل من النظام).
• ورقة جرد وارد لمنتجات الزيادة.
• قيدًا محاسبيًا بقيمة الفروقات بمتوسط التكلفة.

وتتحول الورقة إلى تمت التسوية.

رسائل تمنع التسوية

بعد التسوية

• لا يمكن تعديل ورقة تمت تسويتها: «لا يمكنك التعديل في الجرد الذي تم تسويته».
• لتصحيح خطأ استخدم التراجع عن التسوية: تُحذف أذون الجرد وقيودها وتعود الورقة مسودة، ثم عدّل وسوِّ مرة أخرى.
• حذف الورقة يحذف أذونها أيضًا.

التقارير

الصلاحيات

إنشاء ورقة الجرد وتسويتها يتطلبان صلاحية إضافة إذن مخزني، والتعديل والحذف يتطلبان تعديل الإذن المخزني.

أسئلة شائعة

كيف أجعل طريقة الجرد في دفترة جردًا مستمرًا؟

لا تحتاج لأي إعداد؛ دفترة تعمل بالجرد المستمر تلقائيًا. تأكد فقط من تفعيل تتبع المخزون للمنتجات.

هل يمكن التحويل إلى الجرد الدوري؟

لا، لا يوجد إعداد للجرد الدوري في دفترة.

هل أستطيع استخدام طريقة FIFO؟

لا، التكلفة تُحسب بالمتوسط المرجح فقط.

لماذا لم تُسجل تكلفة مبيعات عند البيع؟

غالبًا لأن تتبع المخزون غير مفعّل للمنتج، أو لأن البيع من نقاط البيع ويُسجل القيد مجمعًا عند إغلاق الجلسة.

لماذا تغيرت تكلفة فاتورة قديمة؟

لأنك سجلت عملية شراء أو إضافة بتاريخ سابق، فأعاد النظام حساب متوسط التكلفة وقيود التكلفة.

هل الجرد الفعلي ضروري مع الجرد المستمر؟

نعم، للتأكد من تطابق الكميات الفعلية مع النظام وتسوية العجز والزيادة.

هل يمكن إخفاء الكمية بالنظام عن الموظف أثناء العد؟

لا، الكمية بالنظام تظهر دائمًا في شاشة الجرد.