شراء منتج متتبع برقم الشحنة وتاريخ الانتهاء
عند شراء منتج نوع تتبعه رقم الشحنة وتاريخ الانتهاء تُدخل لكل سطر رقم الشحنة وتاريخ انتهائها معًا. ويعتبر النظام كل زوج (شحنة + تاريخ) وحدة تتبع مستقلة؛ فنفس رقم الشحنة بتاريخين مختلفين يُسجل كرصيدين منفصلين. ويشرح هذا الدليل الإدخال والقواعد والتقسيم والتعديل بعد البيع.
الصلاحيات المطلوبةإضافة فاتورة شراء جديد لإضافة الفاتورة، وتعديل أو حذف كل فواتير الشراء أو تعديل أو حذف فواتير الشراء الخاصة به للتعديل والحذف. وعند تفعيل الأذون المخزنية لفواتير الشراء يلزم أيضًا صلاحية تعديل الأذون المخزنية لإدخال بيانات التتبع في الإذن. وتُضبط الصلاحيات من الأدوار الوظيفية.
طريقة الوصولالرابط المباشر: إضافة فاتورة شراء، أو فواتير الشراء ثم فتح الفاتورة. أو من القائمة الرئيسية: المشتريات ← فواتير الشراء. وعند تفعيل الأذون المخزنية لفواتير الشراء: الأذون المخزنية.
محتويات المقال
أين تُدخل بيانات التتبع؟
مكان الإدخال يحدده إعداد الأذون المخزنية لفواتير الشراء في إعدادت المخزون و المنتجات (قسم الأذون المخزنية) أو في إعدادات المشتريات:
| حالة الإعداد | مكان إدخال بيانات التتبع | متى يُضاف المخزون |
|---|---|---|
| معطّل | في فاتورة الشراء نفسها، في حقلي رقم الشحنة وتاريخ الانتهاء أسفل اسم المنتج في سطر البند. | عند حفظ الفاتورة وهي مستلم (غير مسودة). |
| مفعّل | لا تظهر حقول التتبع في الفاتورة. يُنشأ تلقائيًا إذن إضافة مخزن بحالة تحت المراجعة، وتُدخل بيانات التتبع عند تعديل هذا الإذن. | عند حفظ الإذن أو الموافقة عليه. |
🛈
ملاحظة: يظهر حقل التتبع فقط إذا كان تطبيق تتبع المنتجات مفعّلًا، وكان نوع التتبع للمنتج غير الكمية فقط.
إدخال الشحنة والتاريخ في فاتورة الشراء
- افتح إضافة فاتورة شراء، واختر المورد والمخزن.
- اختر المنتج؛ فيظهر أسفل اسمه حقل نصي لرقم الشحنة وحقل تاريخ للانتهاء.
- اكتب الكمية ورقم الشحنة، واختر تاريخ الانتهاء.
- حدد مستلم واضغط حفظ.
مثال:
شراء 60 علبة من الشحنة L-778 تنتهي 31/12/2026 ← الكمية 60، الشحنة L-778، التاريخ 31/12/2026.
🛈
ملاحظة: في نسخ من جدول البيانات بفاتورة الشراء (عند الإضافة، والإعداد الأذون المخزنية لفواتير الشراء معطّل) يظهر عمود بيانات التتبع، واكتب فيه: رقم الشحنة ثم فاصلة ثم التاريخ، مثل: Lot6565,25/06/2025.
قواعد التحقق
| القاعدة | التفاصيل |
|---|---|
| الحقلان إلزاميان | يجب إدخال رقم الشحنة وتاريخ انتهاء صالح معًا. وإن نقص أحدهما تظهر رسالة كمية الأرقام المسلسلة يجب أن تكون مساوية للكمية المدخلة للمنتج (اسم المنتج) (نفس رسالة الرقم التسلسلي). |
| التاريخ المنتهي مسموح عند الشراء | لا يمنع النظام شراء كمية منتهية الصلاحية. |
| التكرار مسموح | نفس الشحنة بنفس التاريخ تُجمع كمياتها لنفس المنتج والمخزن. |
تقسيم الكمية على أكثر من شحنة
- لكل شحنة أو تاريخ مختلف أضف سطرًا مستقلًا للمنتج بكميته.
- نفس الشحنة بتاريخين مختلفين تُسجل كوحدتي تتبع منفصلتين.
- نفس الشحنة ونفس التاريخ في سطرين لنفس المخزن يُجمعان في حركة واحدة.
المسودة وغير المستلم: متى يتحقق النظام من بيانات التتبع؟
| حالة الفاتورة | هل يتحقق النظام من بيانات التتبع؟ | أثرها على المخزون وأرقام التتبع |
|---|---|---|
| حفظ كمسودة | لا. | تُحفظ البيانات المدخلة مع البند، ولا يُضاف أي رصيد. |
| محفوظة دون تحديد مستلم | لا. | حركة معلّقة، ولا يُضاف رصيد لأرقام التتبع. |
| محفوظة مع مستلم | نعم، كل قواعد هذا الدليل. | يُضاف الرصيد لكل رقم تتبع في مخزن البند. |
- عند الضغط على أكد الإستلام في صفحة الفاتورة يتحقق النظام من بيانات التتبع المحفوظة؛ وإن كانت ناقصة أو غير صحيحة تظهر أسباب الخطأ ورسالة فشل في تحديث فاتورة الشراء، ولا تُستلم الفاتورة. فعدّل الفاتورة وأكمل البيانات.
- عند الضغط على اجعلها غير مستلمة يُعامل الإجراء كإخراج للكميات من المخزن؛ فإن كان جزء منها قد بيع أو صُرف تُرفض العملية (التعديل والحذف بعد البيع).
الإدخال من إذن الإضافة (عند تفعيل الأذون المخزنية لفواتير الشراء)
- احفظ فاتورة الشراء؛ فيُنشأ إذن إضافة مخزن بحالة تحت المراجعة لكل مخزن في الفاتورة.
- افتح الإذن من تبويب الأذون المخزنية في صفحة فاتورة الشراء، أو من الأذون المخزنية.
- اضغط تعديل، ثم اكتب رقم الشحنة واختر تاريخ الانتهاء لكل بند.
- اضغط حفظ؛ فيتحقق النظام من بيانات التتبع، وعند نجاحه تتغير حالة الإذن إلى تمت الموافقة ويُضاف المخزون.
| السيناريو | ما يحدث |
|---|---|
| الموافقة على الإذن من قائمة الأذون دون إدخال بيانات التتبع | تُرفض الموافقة وتظهر رسالة can’t accept requisition #(رقم الإذن) (تظهر بالإنجليزية) مع أسباب الخطأ، ويُفتح الإذن للتعديل. وعند الموافقة الجماعية تظهر الأسباب بجوار رقم كل إذن. |
| استلام جزء من الكمية | قلل الكمية في الإذن واحفظه؛ فيُنشأ تلقائيًا إذن جديد تحت المراجعة بالكمية المتبقية لتُدخل بيانات تتبعها عند استلامها. |
| تقسيم البند على أكثر من رقم شحنة | اضغط إضافة لإضافة سطر لنفس المنتج، ووزّع الكمية على السطور، بشرط ألا يتجاوز مجموعها كمية الفاتورة. |
| مجموع كميات الأذون أكبر من كمية الفاتورة | يُلغى الحفظ وتظهر رسالة العدد أكبر من الطلب. |
| حذف إذن مستلم بعد بيع أو صرف جزء من كمياته | يُرفض الحذف وتظهر رسالة Can’t delete requisitions #(رقم الإذن) (تظهر بالإنجليزية). |
🛈
ملاحظة: عند تفعيل الإعداد لا يمكن حذف فاتورة الشراء بعد استلامها بالكامل، وتظهر رسالة لا يمكنك حذف هذا السجل لأنه مستلم بالفعل.
التعديل والحذف بعد البيع
| الإجراء | النتيجة |
|---|---|
| زيادة الكمية أو إضافة شحنة جديدة | مسموح. |
| تقليل الكمية بمقدار لا يتجاوز الرصيد المتاح للشحنة بهذا التاريخ | مسموح. |
| تقليل الكمية أكثر من الرصيد المتاح | مرفوض، وتظهر رسالة لا يوجد كمية كافية من الرقم المسلسل (كود المنتج-رقم الشحنة-تاريخ الانتهاء) الخاص بالمنتج (اسم المنتج) بالمحزن (اسم المخزن). |
| تغيير رقم الشحنة أو تاريخها | يُعامل كإخراج كامل الكمية من الشحنة القديمة؛ فيُرفض إذا بيع جزء منها. |
| حذف الفاتورة أو اجعلها غير مستلمة | يُرفض إذا كان الرصيد الحالي أقل من الكمية في الفاتورة. |
🛈
ملاحظة: إذا كان السماح لجميع المنتجات في إعداد المخزون السالب (إعدادت المخزون و المنتجات) مفعّلًا لا يتحقق النظام من الرصيد المتاح.
ما الذي يُحفظ في النظام؟
| أين | ما يُحفظ |
|---|---|
| بند فاتورة الشراء (أو الإذن) | رقم الشحنة وتاريخ الانتهاء للسطر. |
| حركات المخزون | حركة لكل منتج وشحنة وتاريخ ومخزن. |
| سجل أرقام التتبع | سجل لكل منتج وشحنة وتاريخ ومخزن، برصيده الحالي. |
رسائل الخطأ وحلولها
| الرسالة التي تظهر | السبب | الحل |
|---|---|---|
| كمية الأرقام المسلسلة يجب أن تكون مساوية للكمية المدخلة للمنتج (اسم المنتج) | رقم الشحنة أو تاريخ الانتهاء فارغ أو التاريخ غير صالح. | أكمل الحقلين. |
| لا يوجد كمية كافية من الرقم المسلسل (كود المنتج-رقم الشحنة-تاريخ الانتهاء) الخاص بالمنتج (اسم المنتج) بالمحزن (اسم المخزن) | تقليل الكمية أو تغيير الشحنة أو حذف الفاتورة بعد بيع جزء منها. | لا تقلل الكمية أكثر من الرصيد المتاح. |
| فشل في تحديث فاتورة الشراء | فشل أكد الإستلام أو اجعلها غير مستلمة. | راجع الأسباب الظاهرة وعدّل الفاتورة. |
| can’t accept requisition #(رقم الإذن) | الموافقة على إذن إضافة دون بيانات التتبع. | افتح الإذن وأدخل الشحنة والتاريخ. |
| العدد أكبر من الطلب | كميات الأذون أكبر من كمية الفاتورة. | قلل الكميات. |
ملاحظات مهمة
- اكتب رقم الشحنة بنفس الصيغة دائمًا؛ فاختلاف الكتابة ينشئ شحنة جديدة.
- لا يمكن إدخال الرصيد الافتتاحي لمنتج متتبع من نموذج المنتج؛ فأدخل رصيده الأول عبر فاتورة شراء أو إذن إضافة يدوي.
- يرتبط رقم التتبع بالمخزن؛ فإذا اشتريت نفس المنتج في مخزنين يُسجل لكل مخزن رصيد مستقل.
- لا يظهر الخطأ إلا لأول مشكلة في كل بند؛ فبعد تصحيحها قد تظهر مشكلة أخرى لنفس البند عند الحفظ التالي.
- تتابع أرصدة وحركة أرقام التتبع من تتبع المنتجات.
أسئلة شائعة
هل يمكن أن يكون لنفس الشحنة تاريخا انتهاء؟
نعم، ويُسجل كل تاريخ كرصيد مستقل لنفس الشحنة.
هل يمكن إدخال الشحنة فقط وترك التاريخ؟
لا؛ الحقلان إلزاميان لهذا النوع.
كيف أكتب بيانات التتبع عند النسخ من جدول البيانات؟
رقم الشحنة ثم فاصلة ثم التاريخ، مثل: Lot6565,25/06/2025.
لماذا رُفض تعديل تاريخ الانتهاء في الفاتورة؟
لأن جزءًا من الكمية بالتاريخ القديم بيع؛ فلا يمكن إخراج كامل الكمية منه.