تحويل إذن مخزني إلى فاتورة

نظرة سريعة

في كثير من الأحيان تستلم البضاعة من المورد قبل وصول فاتورته، أو تسلّم البضاعة للعميل قبل إصدار فاتورته. تتيح لك دفترة تسجيل حركة المخزون أولًا بـإذن مخزني، ثم تحويل الإذن نفسه إلى فاتورة لاحقًا، فترتبط الفاتورة بالإذن ولا تتكرر حركة المخزون. يشرح هذا المقال الطريقة في الاتجاهين: الوارد من الموردين، والصادر للعملاء.

الاتجاه	الخطوة الأولى (المخزون)	الخطوة الثانية (الفاتورة)
الوارد (مشتريات)	إضافة يدوي: تدخل البضاعة المخزون فورًا.	زر إنشاء فاتورة شراء من صفحة الإذن.
الصادر (مبيعات)	صرف يدوي: تخرج البضاعة من المخزون فورًا.	زر إنشاء فاتورة من صفحة الإذن.
الصادر عبر أمر البيع	إذن مخزني من أمر البيع ثم تأكيده.	زر تحويل إلى فاتورة من أمر البيع.

قبل أن تبدأ

• للوارد: فعّل الأذون المخزنية لفواتير الشراء من إعدادات المخزون والمنتجات في قسم الأذون المخزنية؛ بدونه لا يظهر زر إنشاء فاتورة شراء في الإذن.
• للصادر: فعّل الأذون المخزنية لفواتير المبيعات من نفس القسم؛ بدونه لا يظهر زر إنشاء فاتورة في الإذن، ولا يمكن إنشاء إذن من أمر البيع.
• للصادر عبر أمر البيع: فعّل نظام أوامر البيع من إعدادات اوامر البيع.
• الصلاحيات: إضافة إذن مخزني، وإضافة فاتورة شراء جديد للوارد، وإضافة فواتير للصادر، وتحويل أمر البيع إلي فاتورة لأوامر البيع. وتأكيد الإذن أو رفضه يحتاج إلى صلاحية تعديل الإذن المخزني.
• اختياري: لمتابعة البضاعة المستلمة التي لم تصل فاتورتها بعد، أنشئ حسابًا في دليل الحسابات باسم بضاعة مستلمة لم تصدر فاتورتها لتختاره في الإذن.

طريقة الوصول

• من القائمة الرئيسية: المخزون ثم الأذون المخزنية، ثم زر إضافة واختر إضافة يدوي أو صرف يدوي.
• مباشرة: إضافة يدوي أو صرف يدوي.
• لأوامر البيع: المبيعات ثم أوامر البيع.

الوارد: استلام البضاعة ثم فاتورة الشراء

الخطوة 1: تسجيل الاستلام

1. افتح إضافة يدوي.
2. اختر المستودع والتاريخ، ثم اختر المورد الذي استلمت منه البضاعة.
3. اختياري: في حقل الحساب الفرعي اختر حساب بضاعة مستلمة لم تصدر فاتورتها.
4. أضف المنتجات والكميات المستلمة، وأدخل سعر الوحدة المتفق عليه مع المورد.
5. اضغط حفظ، فيُعتمد الإذن مباشرة وتُضاف الكميات إلى المخزون.

الخطوة 2: إصدار فاتورة الشراء عند وصولها

1. افتح الإذن من الأذون المخزنية، واضغط إنشاء فاتورة شراء.
2. تُفتح فاتورة شراء جديدة بنفس المورد والمستودع والبنود والكميات والأسعار.
3. راجع الأسعار والضرائب حسب فاتورة المورد، وأضف أي بيانات أخرى، ثم احفظ.
4. ترتبط الفاتورة بالإذن ولا تُضاف الكميات مرة أخرى.

الصادر: تسليم البضاعة ثم فاتورة المبيعات

الخطوة 1: تسجيل التسليم

1. افتح صرف يدوي.
2. اختر المستودع والتاريخ، ثم اختر العميل الذي استلم البضاعة.
3. أضف المنتجات والكميات المسلّمة، واكتب رقم إذن التسليم أو أي ملاحظة في الملاحظات.
4. اضغط حفظ، فيُعتمد الإذن مباشرة وتُخصم الكميات من المخزون بمتوسط التكلفة.

الخطوة 2: إصدار فاتورة المبيعات

1. افتح الإذن من الأذون المخزنية، واضغط إنشاء فاتورة.
2. تُفتح فاتورة مبيعات بنفس العميل والبنود والكميات، وتُعبأ الأسعار من سعر بيع المنتج.
3. عدّل الأسعار والخصومات والضرائب حسب الاتفاق، ثم احفظ.
4. ترتبط الفاتورة بالإذن ولا تُخصم الكميات مرة أخرى.

الصادر عبر أمر البيع

إذا كنت تعمل بأوامر البيع، يمكنك التسليم من أمر البيع ثم تحويله إلى فاتورة:

1. أنشئ أمر بيع، وفعّل خيار إنشاء إذن مخزني قبل الحفظ، أو اضغط إنشاء إذن مخزني من صفحة أمر البيع بعد إصداره.
2. يُنشأ إذن صرف بحالة تحت التسليم. عند التسليم افتح الإذن واضغط تأكيد، أو عدّل الكمية للتسليم الجزئي ثم احفظ.
3. بعد التسليم اضغط تحويل إلى فاتورة في أمر البيع، فتُنشأ الفاتورة من الكميات المسلّمة فعلًا.
4. إذا كانت هناك أذون تحت التسليم، تظهر نافذة أذون مخزنية تحت التسليم لتختار ما تريد تضمينه في الفاتورة.

شرح الحقول والأزرار

الحقل / الزر	الوصف	يظهر عند
المورد	المورد الذي استلمت منه البضاعة، وينتقل إلى فاتورة الشراء.	إذن الإضافة اليدوي
العميل	العميل الذي استلم البضاعة، وينتقل إلى فاتورة المبيعات.	إذن الصرف اليدوي
الحساب الفرعي	الحساب المقابل لقيد الإذن حتى إصدار الفاتورة. في الوارد ينتقل إلى الفاتورة كحساب المشتريات عند تحويل إذن واحد.	عند تفعيل الحسابات العامة
سعر الوحدة	في الوارد: سعر الشراء، ويحتاج تعديله صلاحية تعديل سعر حركة المخزون. في الصادر: يُحسب تلقائيًا بمتوسط التكلفة.	دائمًا
إنشاء فاتورة شراء	يحوّل إذن الإضافة اليدوي إلى فاتورة شراء مرتبطة به.	عند تفعيل الأذون المخزنية لفواتير الشراء
إنشاء فاتورة	يحوّل إذن الصرف اليدوي إلى فاتورة مبيعات مرتبطة به.	عند تفعيل الأذون المخزنية لفواتير المبيعات
تأكيد / رفض	اعتماد إذن تحت التسليم أو رفضه.	الأذون الناتجة من أوامر البيع والفواتير

رسائل الخطأ وحلولها

الرسالة التي تظهر	السبب	الحل
لابد أن تكون الأذون المخزنية على نفس المخزن	حددت أذونًا من مستودعات مختلفة لتحويلها لفاتورة واحدة.	حوّل أذون كل مستودع في فاتورة مستقلة.
العدد أكبر من الطلب	أدخلت كمية تسليم أكبر من الكمية في أمر البيع أو الفاتورة.	أدخل كمية لا تزيد عن المتبقي.
الأذون المخزنية لفواتير المبيعات معطّلة	الإعداد غير مفعّل.	فعّله من إعدادات المخزون والمنتجات.
لا يمكنك إنشاء الأذون المخزنية لأمر بيع في وضع المسودة. يرجى إصداره أولاً.	أمر البيع مسودة.	أصدر أمر البيع أولًا.
لا توجد أذون مخزنية معتمدة لأمر البيع	لم تؤكد أي إذن تسليم.	أكّد الإذن أولًا أو اختر الأذون تحت التسليم في نافذة التحويل.
لا يمكن تحويل أمر البيع إلي فاتورة, حيث أن كل الأذون المخزنية مرفوضة	كل أذون التسليم مرفوضة.	أنشئ إذنًا جديدًا ثم أكّده.
لا يمكن حذف أذون مخزنية تحت التسليم مرتبطة بعمليات أخرى	محاولة حذف إذن مرتبط بأمر بيع أو فاتورة.	ارفض الإذن بدلًا من حذفه.
لا يمكنك تعديل هذا السجل لأنه مستلم بالفعل / لا يمكنك تعديل هذه الفاتورة لأنها مستلمة بالفعل	الفاتورة مستلمة بالكامل عبر الإذن.	استخدم إشعارًا دائنًا أو مرتجعًا للتصحيح.

الحالات والإعدادات المؤثرة

حالات الإذن وحالة التسليم

الحالة	المعنى
تمت الموافقة	تحركت الكميات في المخزون. الأذون اليدوية تُعتمد مباشرة عند الحفظ.
تحت التسليم	إذن ناتج من أمر بيع أو فاتورة ولم يُؤكَّد بعد، فلم تتحرك الكميات.
مرفوض	أُلغي الإذن ولم تتحرك الكميات.
مستلم / مستلم جزئيا	حالة التسليم على المستند المرتبط حسب الكميات المؤكدة.

لماذا لا يُستخدم أمر الشراء للاستلام؟

أمر الشراء لا يحرّك المخزون ولا يحتوي على خطوة استلام، ويتحول مباشرة إلى فاتورة شراء. لذلك سجّل الاستلام بإذن إضافة يدوي كما في الوارد، واكتب رقم أمر الشراء في الملاحظات.

إذا أنشأت الفاتورة منفصلة عن الإذن

إذا سجّلت الإذن ثم أنشأت فاتورة جديدة من شاشة الفواتير بدلًا من زر التحويل في الإذن، فلن ترتبط الفاتورة بالإذن، وستتحرك الكميات مرتين. استخدم دائمًا زر إنشاء فاتورة شراء أو إنشاء فاتورة من صفحة الإذن.

الأثر على النظام

مثال الوارد: استلام 10 وحدات بسعر 50 من شركة المورد، وضريبة قيمة مضافة 15% في الفاتورة.

1. قيد الاستلام (قبل الفاتورة)

الحساب	مدين	دائن
المستودع الرئيسي (حساب المستودع)	500.00
بضاعة مستلمة لم تصدر فاتورتها (أو أرصدة دائنة أخرى)		500.00
الإجمالي	500.00	500.00

2. بعد إصدار فاتورة الشراء

يُعاد ترحيل قيد الإذن على حساب المشتريات (أو على الحساب الفرعي نفسه إذا اخترته)، ويُنشأ قيد الفاتورة:

الحساب	مدين	دائن
المشتريات (أو بضاعة مستلمة لم تصدر فاتورتها)	500.00
ضريبة القيمة المضافة المدفوعة	75.00
شركة المورد		575.00
الإجمالي	575.00	575.00

فيصبح الأثر النهائي: زيادة المخزون 500، والضريبة 75، ومستحق للمورد 575، ويُقفل الحساب الوسيط.

مثال الصادر: تسليم 10 وحدات متوسط تكلفتها 30، وبيعها بـ 50 للوحدة مع ضريبة 15%.

3. قيد التسليم (قبل الفاتورة)

الحساب	مدين	دائن
أرصدة مدينة أخرى (أو الحساب الفرعي المختار)	300.00
المستودع الرئيسي (حساب المستودع)		300.00
الإجمالي	300.00	300.00

4. بعد إصدار فاتورة المبيعات

يُعاد ترحيل قيد الإذن على تكلفة المبيعات:

الحساب	مدين	دائن
تكلفة المبيعات	300.00
المستودع الرئيسي (حساب المستودع)		300.00
الإجمالي	300.00	300.00

ويُنشأ قيد الفاتورة:

الحساب	مدين	دائن
العميل	575.00
المبيعات		500.00
ضريبة القيمة المضافة المحصلة		75.00
الإجمالي	575.00	575.00

ملاحظات مهمة

• استخدم الحساب الوسيط بضاعة مستلمة لم تصدر فاتورتها لتعرف من رصيده قيمة البضاعة المستلمة التي لم تصل فواتيرها.
• يمكنك ضبط الحساب الافتراضي للأذون اليدوية من توجيه حسابات الأذون المخزنية.
• بعد استلام الفاتورة بالكامل لا يمكن تعديلها، فراجع الأسعار والكميات قبل الحفظ.

الأسئلة الشائعة

استلمت البضاعة ولم تصل فاتورة المورد، كيف أسجلها؟

سجّل إضافة يدوي بالمورد والكميات، ثم اضغط إنشاء فاتورة شراء من الإذن عند وصول الفاتورة.

لا يظهر زر إنشاء فاتورة شراء في الإذن، لماذا؟

فعّل الأذون المخزنية لفواتير الشراء من إعدادات المخزون والمنتجات، وتأكد من صلاحية إضافة فاتورة شراء وأن الإذن إضافة يدوي.

هل تتكرر الكمية في المخزون بعد تحويل الإذن لفاتورة؟

لا، تستبدل الفاتورة حركة الإذن ولا تضيف حركة جديدة، بشرط إنشائها من زر التحويل في الإذن.

هل يمكنني فوترة أكثر من استلام في فاتورة واحدة؟

نعم، حدد الأذون من القائمة واختر إنشاء فاتورة، بشرط أن تكون على نفس المستودع.

هل يمكن الاستلام من أمر الشراء مباشرة؟

لا، أمر الشراء لا يحرّك المخزون. سجّل الاستلام بإذن إضافة يدوي.