بيع منتج متتبع برقم الشحنة وتاريخ الانتهاء
عند بيع منتج نوع تتبعه رقم الشحنة وتاريخ الانتهاء تختار في كل سطر شحنة محددة بتاريخ انتهائها، ويجب أن يتطابق الاثنان مع شحنة موجودة في المستودع.
مثال:
في السطر تختار من القائمة «B7 / 31/12/2026»، فيُملأ رقم الشحنة وتاريخ الانتهاء معًا، ثم تكتب الكمية.
محتويات المقال
أين تُدخل الشحنة وتاريخ الانتهاء
مكان إدخال الشحنة عند البيع يحدده خيار الأذون المخزنية لفواتير المبيعات في إعدادت المخزون و المنتجات:
| حالة الخيار | أين تُدخل بيانات التتبع | متى تُخصم الكمية من الشحنة |
|---|---|---|
| غير مفعّل | رقم الشحنة وتاريخ الانتهاء داخل فاتورة البيع نفسها. | عند حفظ الفاتورة (غير المسودة). |
| مفعّل | لا تظهر حقول التتبع في الفاتورة. يُنشئ النظام إذن صرف مخزن لكل مستودع بحالة تحت التسليم، وتُدخل بيانات التتبع فيه. | عند حفظ إذن الصرف أو الموافقة عليه (حالة تمت الموافقة). |
إدخال بيانات التتبع في إذن الصرف
- احفظ الفاتورة كالمعتاد (بدون بيانات تتبع).
- افتح إدارة الإذون المخزنية، ثم افتح إذن الصرف المرتبط بالفاتورة (حالته تحت التسليم) واضغط تعديل.
- في كل سطر أدخل رقم الشحنة وتاريخ الانتهاء. والقائمة تعرض المتاح في مستودع الإذن فقط.
- اضغط حفظ؛ فيتحول الإذن إلى تمت الموافقة وتُخصم الكمية.
ملاحظة: إذا وافقت على الإذن من قائمة الأذون دون إدخال بيانات التتبع يُرفض الطلب وتظهر رسالة بالإنجليزية تبدأ بـ can’t accept requisition # مع رقم الإذن، أو رسالة (رقم الإذن) فشل التحديث (الأخطاء) مع قائمة الأخطاء.
ملاحظة: لا يمكن تحديد الفاتورة كمُسلَّمة يدويًا عند تفعيل الأذون؛ وتظهر رسالة: تُدار حالة تسليم هذه الفاتورة عبر الأذون المخزنية.
اختيار الشحنة في الفاتورة
- افتح إنشاء فاتورة، واختر العميل والمستودع وتاريخ الفاتورة.
- أضف المنتج؛ فيظهر أسفل اسمه حقلان: رقم الشحنة وتاريخ الانتهاء.
- افتح أي حقل منهما؛ تظهر الخيارات بالصيغة «رقم الشحنة / تاريخ الانتهاء».
- اختر الخيار؛ فيُملأ الحقلان معًا.
- اكتب الكمية، ثم احفظ.
ملاحظة: كل سطر يقبل شحنة واحدة. للبيع من شحنتين أضف المنتج في سطرين.
ما الشحنات التي تظهر في القائمة
| القاعدة | التفاصيل |
|---|---|
| الرصيد | الشحنات التي رصيدها أكبر من صفر فقط. |
| المستودع | شحنات مستودع الفاتورة (أو مستودع السطر) فقط. |
| البحث | يمكنك البحث بجزء من رقم الشحنة أو من التاريخ. |
| عدد النتائج | 30 نتيجة كحد أقصى. |
| التعبئة التلقائية | إذا كانت للمنتج شحنة واحدة فقط متاحة، تُملأ تلقائيًا. |
إضافة المنتج بمسح رقم الشحنة
امسح رقم الشحنة في شاشة الفاتورة؛ فإذا لم يوجد منتج بهذا الباركود يبحث النظام في شحنات المنتجات من هذا النوع (بجزء من رقم الشحنة أو التاريخ)، فيضيف المنتج ويملأ رقم الشحنة وتاريخ انتهائها.
ملاحظة: إذا طابق النص أكثر من شحنة لنفس المنتج، راجع الشحنة والتاريخ المملوءين قبل الحفظ.
بيع الشحنات المنتهية
يحكمه إعداد بيع المنتجات منتهية الصلاحية في إعدادات الفواتير، والمقارنة مع تاريخ الفاتورة:
- مسموح (الافتراضي): يظهر تنبيه بيانات التتبع التي أدخلتها قد انتهت صلاحيتها بالفعل ولا يمنع الحفظ.
- غير مسموح: تُرفض الفاتورة برسالة بيانات التتبع التي أدخلتها للمنتج (اسم المنتج) قد انتهت صلاحيتها بالفعل.
تنبيه: في إذن الصرف لا يُمنع صرف شحنة منتهية حتى لو كان البيع غير مسموح؛ راجع التواريخ يدويًا.
قواعد الكمية
| القاعدة | النتيجة |
|---|---|
| رقم الشحنة وتاريخ الانتهاء | الاثنان إلزاميان. |
| تطابق الشحنة والتاريخ | يجب أن يوجد نفس رقم الشحنة بنفس التاريخ في المستودع؛ وإلا تُعتبر غير موجودة. |
| الكمية ≤ رصيد الشحنة | إلزامي، مع جمع السطور المتكررة لنفس الشحنة. |
| المسودة | لا يُتحقق منها؛ يُتحقق عند الإصدار. |
ملاحظة: في رسائل الخطأ تظهر الشحنة بالصيغة: (كود المنتج)-(رقم الشحنة)-(التاريخ بصيغة سنة-شهر-يوم).
عروض الأسعار وأوامر البيع
- عروض الأسعار وأوامر البيع لا تحتوي على حقول تتبع، ولا تخصم أي كمية من المخزون.
- عند تحويل عرض السعر أو أمر البيع إلى فاتورة تفتح شاشة الفاتورة، وتُدخل بيانات التتبع فيها (أو في إذن الصرف إذا كانت الأذون مفعّلة).
- الفاتورة الدورية لا تقبل المنتجات المتتبعة؛ وتظهر رسالة: المنتج (اسم المنتج) له أرقام مسلسلة ولا يمكن إستخدامه في الفاتورة الدورية.
- الفاتورة المحفوظة مسودة لا يُتحقق من بيانات تتبعها ولا تخصم شيئًا؛ ويتم التحقق عند إصدارها.
تعديل الفاتورة وحذفها
- عند تعديل الفاتورة تظهر بيانات التتبع المحفوظة في كل سطر، ويمكنك تغييرها.
- إذا غيّرت الرقم أو قللت الكمية يعود الرقم القديم (أو الكمية المحذوفة) إلى رصيد المستودع، ويُتحقق من توفر الرقم الجديد.
- تحويل الفاتورة إلى مسودة يعيد كميات التتبع إلى المستودع.
- عند حذف الفاتورة تعود أرقام التتبع إلى المستودع. ولا يمكن الحذف إذا كان لها إذن مخزني تمت الموافقة عليه؛ وتظهر رسالة: لا يمكنك حذف الفاتورة رقم (رقم الفاتورة) التي تمت الموافقة على الإذن المخزني الخاص بها.
- إذا تعذّر الحذف بسبب بيانات التتبع تظهر رسالة: لا يمكنك حذف الفاتورة رقم (رقم الفاتورة).
- عند تفعيل الأذون المخزنية يُعدَّل إذن الصرف أو يُحذف بدلًا من بيانات الفاتورة.
رسائل الخطأ وحلولها
| الرسالة التي تظهر | السبب | الحل |
|---|---|---|
| كمية الأرقام المسلسلة يجب أن تكون مساوية للكمية المدخلة للمنتج (اسم المنتج) | حقل التتبع في السطر فارغ. (تظهر هذه الرسالة لكل أنواع التتبع رغم أنها تذكر الأرقام المسلسلة.) | اختر رقم الشحنة وتاريخ الانتهاء للسطر. |
| الرقم المتسلسل (كود المنتج-الرقم) الخاص بالمنتج (اسم المنتج) غير موجود بالمخزن (اسم المستودع) | لا يوجد هذا الرقم/التاريخ للمنتج في مستودع الفاتورة (أو مستودع السطر). | اختر من القائمة المعروضة، أو غيّر المستودع، أو حوّل الكمية إلى هذا المستودع أولًا. |
| لا يوجد كمية كافية من الرقم المسلسل (كود المنتج-الرقم) الخاص بالمنتج (اسم المنتج) بالمحزن (اسم المستودع) | الكمية المتاحة منه في المستودع أقل من المطلوب، أو بيع بالكامل. | قلل الكمية أو قسّمها على شحنات/تواريخ أخرى. |
| بيانات التتبع التي أدخلتها للمنتج (اسم المنتج) قد انتهت صلاحيتها بالفعل | تاريخ الانتهاء أقدم من تاريخ الفاتورة، وبيع المنتجات المنتهية غير مسموح. | اختر تاريخًا لم ينتهِ، أو اسمح بالبيع من إعدادات الفواتير. |
| بيانات التتبع التي أدخلتها قد انتهت صلاحيتها بالفعل (تنبيه أسفل السطر) | تنبيه فقط عند السماح ببيع المنتجات المنتهية. | لا يمنع الحفظ. |
| الكمية غير متوفرة ل(اسم المنتج #الكود) | خيار إيقاف العمليات عند نفاد الكمية لجميع المنتجات مفعّل، ورصيد المنتج في المستودع أقل من الكمية. | قلل الكمية أو أضف رصيدًا للمستودع. |
ملاحظة: رسائل عدم الوجود وعدم التوفر لا تظهر إذا اخترت السماح لجميع المنتجات في خيار المخزون السالب في إعدادت المخزون و المنتجات؛ وعندها يُقبل البيع حتى لو لم يكن الرقم في المخزون.
ملاحظات مهمة
- إذا كتبت رقم الشحنة يدويًا بتاريخ مختلف عن تاريخها المسجل، يرفض النظام السطر لأنه لا يجد شحنة مطابقة.
- تظهر الشحنة والتاريخ أسفل اسم المنتج في عرض الفاتورة وطباعتها.
- تابع الشحنات من تتبع المنتجات.
أسئلة شائعة
اخترت الشحنة لكن ظهرت رسالة أنها غير موجودة، لماذا؟
غالبًا لأن تاريخ الانتهاء لا يطابق تاريخ الشحنة، أو الشحنة في مستودع آخر. اختر الخيار من القائمة ليُملأ الحقلان معًا.
هل يمكن البحث بالتاريخ؟
نعم؛ اكتب جزءًا من التاريخ أو رقم الشحنة في الحقل.
كيف أمنع بيع الشحنات المنتهية؟
من إعدادات الفواتير ألغِ مسموح في بيع المنتجات منتهية الصلاحية.