بيع منتج متتبع بالرقم التسلسلي
عند بيع منتج نوع تتبعه الرقم التسلسلي يجب تحديد الرقم التسلسلي لكل قطعة تبيعها، فيُخصم هذا الرقم من المستودع ويُسجَّل على الفاتورة، ويمكنك بعدها معرفة لمن بيعت كل قطعة.
مثال:
في حقل الرقم التسلسلي تختار: SN1001 و SN1002.
عند الحفظ يُخصم الرقمان من المستودع، ويظهران أسفل اسم المنتج في الفاتورة: SN1001, SN1002.
محتويات المقال
أين تُدخل الأرقام التسلسلية
مكان إدخال الأرقام التسلسلية عند البيع يحدده خيار الأذون المخزنية لفواتير المبيعات في إعدادت المخزون و المنتجات:
| حالة الخيار | أين تُدخل بيانات التتبع | متى تُخصم الكمية من الأرقام التسلسلية |
|---|---|---|
| غير مفعّل | الأرقام التسلسلية داخل فاتورة البيع نفسها. | عند حفظ الفاتورة (غير المسودة). |
| مفعّل | لا تظهر حقول التتبع في الفاتورة. يُنشئ النظام إذن صرف مخزن لكل مستودع بحالة تحت التسليم، وتُدخل بيانات التتبع فيه. | عند حفظ إذن الصرف أو الموافقة عليه (حالة تمت الموافقة). |
إدخال بيانات التتبع في إذن الصرف
- احفظ الفاتورة كالمعتاد (بدون بيانات تتبع).
- افتح إدارة الإذون المخزنية، ثم افتح إذن الصرف المرتبط بالفاتورة (حالته تحت التسليم) واضغط تعديل.
- في كل سطر أدخل الأرقام التسلسلية. والقائمة تعرض المتاح في مستودع الإذن فقط.
- اضغط حفظ؛ فيتحول الإذن إلى تمت الموافقة وتُخصم الكمية.
ملاحظة: إذا وافقت على الإذن من قائمة الأذون دون إدخال بيانات التتبع يُرفض الطلب وتظهر رسالة بالإنجليزية تبدأ بـ can’t accept requisition # مع رقم الإذن، أو رسالة (رقم الإذن) فشل التحديث (الأخطاء) مع قائمة الأخطاء.
ملاحظة: لا يمكن تحديد الفاتورة كمُسلَّمة يدويًا عند تفعيل الأذون؛ وتظهر رسالة: تُدار حالة تسليم هذه الفاتورة عبر الأذون المخزنية.
اختيار الأرقام التسلسلية في الفاتورة
- افتح إنشاء فاتورة، واختر العميل والمستودع.
- أضف المنتج؛ فيظهر أسفل اسمه حقل الرقم المسلسل.
- اكتب الكمية.
- اضغط داخل حقل الرقم واختر الأرقام من القائمة، أو اكتب جزءًا من الرقم للبحث. ويمكن اختيار أكثر من رقم في نفس السطر.
- اختر عددًا من الأرقام يساوي الكمية، ثم احفظ الفاتورة.
ملاحظة: يمكنك أيضًا كتابة رقم غير موجود في القائمة ثم الضغط على Enter أو الفاصلة؛ لكن النظام يرفضه عند الحفظ إذا لم يكن متوفرًا في المستودع.
ما الأرقام التي تظهر في القائمة
| القاعدة | التفاصيل |
|---|---|
| الرصيد | تظهر الأرقام التي رصيدها أكبر من صفر فقط؛ فالرقم المباع لا يظهر. |
| المستودع | تظهر أرقام مستودع الفاتورة فقط. وإذا كان لكل سطر مستودع خاص تظهر أرقام مستودع السطر. وعند تغيير المستودع تتغير القائمة. |
| صلاحية المستودعات | لا تظهر أرقام المستودعات التي لا يملك المستخدم صلاحية عرضها. |
| عدد النتائج | تظهر 30 نتيجة كحد أقصى؛ اكتب جزءًا من الرقم للوصول إلى غيرها. |
| التعبئة التلقائية | إذا كان للمنتج رقم تسلسلي واحد فقط متاح، يملؤه النظام تلقائيًا عند إضافة المنتج. |
إضافة المنتج بمسح الرقم التسلسلي
في شاشة الفاتورة امسح الرقم التسلسلي بقارئ الباركود (دون التركيز على حقل معين)؛ فإذا لم يوجد منتج بهذا الباركود يبحث النظام عن رقم تسلسلي مطابق تمامًا، فيضيف المنتج ويملأ حقل الرقم التسلسلي به.
- البحث بالرقم التسلسلي يتطلب أن يكون الرقم أطول من 3 أحرف ومطابقًا تمامًا.
- المسح داخل حقل الرقم التسلسلي نفسه لا يضيف سطرًا جديدًا؛ بل يكتب الرقم في الحقل.
- إذا مسحت رقمًا تسلسليًا ثانيًا لنفس المنتج تزيد كمية السطر الموجود، ولا يُضاف الرقم الجديد تلقائيًا إلى الحقل؛ أضفه يدويًا حتى يتساوى العدد مع الكمية.
قواعد الكمية والأرقام
| القاعدة | النتيجة |
|---|---|
| عدد الأرقام = الكمية | إلزامي؛ كمية 3 تحتاج 3 أرقام. |
| الرقم موجود في مستودع البيع | إلزامي (إلا عند السماح بالمخزون السالب لكل المنتجات). |
| الرقم متاح (لم يُبع) | إلزامي (إلا عند السماح بالمخزون السالب لكل المنتجات). |
| عدم تكرار الرقم | لا يتكرر نفس الرقم لنفس المنتج في نفس الفاتورة، حتى في سطرين مختلفين. |
| الحالة | لا يُتحقق في المسودة؛ يُتحقق عند الإصدار. |
ملاحظة: في رسائل الخطأ يظهر رقم التتبع بالصيغة: (كود المنتج)-(الرقم)، مثل PRD-001-SN5521. وإذا لم يكن للمنتج كود يظهر رقم المنتج بدلًا منه.
عروض الأسعار وأوامر البيع
- عروض الأسعار وأوامر البيع لا تحتوي على حقول تتبع، ولا تخصم أي كمية من المخزون.
- عند تحويل عرض السعر أو أمر البيع إلى فاتورة تفتح شاشة الفاتورة، وتُدخل بيانات التتبع فيها (أو في إذن الصرف إذا كانت الأذون مفعّلة).
- الفاتورة الدورية لا تقبل المنتجات المتتبعة؛ وتظهر رسالة: المنتج (اسم المنتج) له أرقام مسلسلة ولا يمكن إستخدامه في الفاتورة الدورية.
- الفاتورة المحفوظة مسودة لا يُتحقق من بيانات تتبعها ولا تخصم شيئًا؛ ويتم التحقق عند إصدارها.
تعديل الفاتورة وحذفها
- عند تعديل الفاتورة تظهر بيانات التتبع المحفوظة في كل سطر، ويمكنك تغييرها.
- إذا غيّرت الرقم أو قللت الكمية يعود الرقم القديم (أو الكمية المحذوفة) إلى رصيد المستودع، ويُتحقق من توفر الرقم الجديد.
- تحويل الفاتورة إلى مسودة يعيد كميات التتبع إلى المستودع.
- عند حذف الفاتورة تعود أرقام التتبع إلى المستودع. ولا يمكن الحذف إذا كان لها إذن مخزني تمت الموافقة عليه؛ وتظهر رسالة: لا يمكنك حذف الفاتورة رقم (رقم الفاتورة) التي تمت الموافقة على الإذن المخزني الخاص بها.
- إذا تعذّر الحذف بسبب بيانات التتبع تظهر رسالة: لا يمكنك حذف الفاتورة رقم (رقم الفاتورة).
- عند تفعيل الأذون المخزنية يُعدَّل إذن الصرف أو يُحذف بدلًا من بيانات الفاتورة.
رسائل الخطأ وحلولها
| الرسالة التي تظهر | السبب | الحل |
|---|---|---|
| كمية الأرقام المسلسلة يجب أن تكون مساوية للكمية المدخلة للمنتج (اسم المنتج) | عدد الأرقام التسلسلية في السطر لا يساوي الكمية، أو حقل الرقم فارغ. | أدخل رقمًا تسلسليًا لكل قطعة، أو عدّل الكمية. |
| الرقم المتسلسل (كود المنتج-الرقم) الخاص بالمنتج (اسم المنتج) غير موجود بالمخزن (اسم المستودع) | لا يوجد هذا الرقم للمنتج في مستودع الفاتورة (أو مستودع السطر). | اختر من القائمة المعروضة، أو غيّر المستودع، أو حوّل الكمية إلى هذا المستودع أولًا. |
| لا يوجد كمية كافية من الرقم المسلسل (كود المنتج-الرقم) الخاص بالمنتج (اسم المنتج) بالمحزن (اسم المستودع) | الكمية المتاحة منه في المستودع أقل من المطلوب، أو بيع بالكامل. | قلل الكمية أو قسّمها على أرقام أخرى. |
| لا يمكنك استخدام نفس رقم التتبع للمنتج (كود المنتج-الرقم) في نفس العملية أكثر من مرة | نفس الرقم التسلسلي مكرر في الفاتورة لنفس المنتج. | احذف الرقم المكرر. |
| الكمية غير متوفرة ل(اسم المنتج #الكود) | خيار إيقاف العمليات عند نفاد الكمية لجميع المنتجات مفعّل، ورصيد المنتج في المستودع أقل من الكمية. | قلل الكمية أو أضف رصيدًا للمستودع. |
ملاحظة: رسائل عدم الوجود وعدم التوفر لا تظهر إذا اخترت السماح لجميع المنتجات في خيار المخزون السالب في إعدادت المخزون و المنتجات؛ وعندها يُقبل البيع حتى لو لم يكن الرقم في المخزون.
ملاحظات مهمة
- تظهر الأرقام التسلسلية المباعة أسفل اسم المنتج في عرض الفاتورة وطباعتها.
- يمكنك متابعة حركة أي رقم تسلسلي من شاشة تتبع المنتجات.
- لا يمكن اختيار قالب وحدات لمنتج تتبعه بالرقم التسلسلي، لذلك الكمية دائمًا بالوحدة الأساسية.
- إذا كان الأذون المخزنية لفواتير المبيعات مفعّلًا، لا تظهر حقول الأرقام في الفاتورة إطلاقًا، والإدخال في إذن الصرف.
أسئلة شائعة
لماذا لا يظهر حقل الرقم التسلسلي في الفاتورة؟
لأن الأذون المخزنية لفواتير المبيعات مفعّل؛ فتُدخل الأرقام في إذن الصرف من إدارة الإذون المخزنية. أو لأن نوع تتبع المنتج ليس الرقم التسلسلي.
لماذا لا يظهر رقم تسلسلي أعرف أنه موجود؟
لأنه في مستودع غير مستودع الفاتورة، أو بيع بالفعل، أو في مستودع ليس لديك صلاحية عرضه. جرّب كتابة جزء منه للبحث.
هل يمكن بيع أكثر من رقم في نفس السطر؟
نعم؛ اختر عدة أرقام في نفس الحقل بشرط أن يساوي عددها الكمية.
هل يمكن بيع رقم تسلسلي غير موجود في المخزون؟
فقط إذا اخترت السماح لجميع المنتجات في خيار المخزون السالب.
هل يحجز عرض السعر الرقم التسلسلي؟
لا؛ عروض الأسعار وأوامر البيع لا تحتوي على أرقام تسلسلية.
كيف أغيّر رقمًا تسلسليًا بعد حفظ الفاتورة؟
عدّل الفاتورة واستبدل الرقم ثم احفظ؛ فيعود الرقم القديم للمستودع ويُخصم الجديد.