أسباب اختلاف رصيد المخزون في النظام عن الجرد الفعلي وطريقة معالجتها

يتناول هذا الدليل الأسباب التي قد تؤدي إلى اختلاف الكمية المسجلة في النظام عن الكمية الموجودة فعليًا في المستودع، ويوضح طريقة التحقق من كل سبب ومعالجته. ويُنصح بمراجعة الحالات بالترتيب الوارد، ثم تسوية الفرق النهائي من خلال الجرد.

أولًا: كيف يحسب النظام رصيد المخزون

يُحتسب رصيد المنتج من مجموع حركات المخزون المعتمدة فقط. ويترتب على ذلك ما يلي:

• الحركات المعلقة (مثل الأذون المخزنية تحت التسليم وفواتير الشراء غير المستلمة) والحركات المحفوظة كمسودة لا تدخل في الرصيد.
• الرصيد الحالي لا يُصفّى بالتاريخ؛ فأي حركة معتمدة، حتى لو كانت بتاريخ مستقبلي أو بتاريخ سابق، تؤثر على الرصيد الحالي فور حفظها.
• يُحتسب الرصيد لكل مستودع على حدة، ويظهر للموظف إجمالي المستودعات المسموح له بعرضها فقط.

قائمة المراجعة السريعة

م	السؤال	الحالة
1	هل توجد فواتير محفوظة كمسودة، أو مستندات لا تؤثر على المخزون كعروض الأسعار وأوامر البيع؟	الحالة الأولى
2	هل توجد أذون مخزنية بحالة تحت التسليم؟	الحالة الثانية
3	هل توجد فواتير شراء غير مستلمة؟	الحالة الثالثة
4	هل توجد جلسات نقاط بيع لم يتم تأكيد إغلاقها؟	الحالة الرابعة
5	هل المنتج متتبَّع في المخزون، ومختار من قائمة المنتجات في الفواتير؟	الحالة الخامسة
6	هل تتم مراجعة الرصيد في المستودع الصحيح؟	الحالة السادسة
7	هل سُجّلت التحويلات بين المستودعات فعليًا؟	الحالة السابعة
8	هل سُجّلت البضاعة التالفة أو المفقودة أو المستهلكة داخليًا؟	الحالة الثامنة
9	هل يسمح النظام بالبيع عند نفاد الكمية؟	الحالة التاسعة
10	هل تم استلام الخامات في أوامر التصنيع قبل إنهائها؟	الحالة العاشرة
11	هل تمت تسوية أوراق الجرد، وتحديث العدد بالبرنامج قبل التسوية؟	الحالة الحادية عشرة
12	هل تُقارن الكمية بالوحدة نفسها؟	الحالة الثانية عشرة

الحالة الأولى: مستندات لا تخصم من المخزون

لا تُخصم الكمية من المخزون إلا بالمستندات التالية: فاتورة المبيعات الصادرة، وفاتورة الشراء المستلمة، والمرتجعات، والأذون المخزنية المعتمدة، وأوامر التصنيع المنتهية، والجرد بعد التسوية. أما المستندات التالية فلا تؤثر على الكمية:

المستند	أثره على المخزون
فاتورة محفوظة كمسودة	لا أثر لها حتى إصدارها.
عرض السعر	لا أثر له.
أمر البيع	لا أثر له، ما لم يُنشأ له إذن مخزني ويُعتمد.
إشعار مدين (المبيعات)	لا أثر له على الكمية.
الطلبات المخزنية	لا أثر لها حتى تحويل إلى إذن مخزني وحفظ الإذن.

وفي حال تسليم البضاعة للعميل بناءً على أمر بيع أو عرض سعر دون إصدار فاتورة، تظل الكمية في النظام بينما خرجت فعليًا من المستودع.

1. راجع المستندات غير الصادرة للعميل المعني.
2. حوّل أمر البيع أو عرض السعر إلى فاتورة، أو أصدر الفاتورة المحفوظة كمسودة.

الحالة الثانية: أذون مخزنية لم تُعتمد

في حال تفعيل خيار الأذون المخزنية لفواتير المبيعات أو الأذون المخزنية لفواتير الشراء من إعدادات المخزون والمنتجات، لا تتحرك الكمية عند حفظ الفاتورة، وإنما يُنشأ إذن مخزني بحالة تحت التسليم، ولا تُخصم الكمية أو تُضاف إلا بعد الموافقة عليه. ويسري ذلك أيضًا على الإشعار الدائن والفاتورة المرتجعة.

وفي هذه الحالة تكون البضاعة قد سُلّمت للعميل فعليًا، بينما لا تزال الكمية قائمة في النظام.

1. افتح الأذون المخزنية.
2. صفِّ القائمة على الحالة تحت التسليم.
3. افتح كل إذن تم تسليمه أو استلامه فعليًا، ثم وافق عليه. وفي حال التسليم الجزئي، عدّل الإذن بالكمية الفعلية ثم احفظه.
4. ارفض الأذون التي لن تُنفَّذ، حتى لا تظل معلقة.

الحالة الثالثة: فواتير شراء غير مستلمة

لا تُضاف كمية فاتورة الشراء إلى المخزون ما دامت بحالة لم يستلم، فتكون البضاعة موجودة في المستودع دون أن تظهر في النظام.

1. افتح فواتير الشراء وراجع الفواتير غير المستلمة.
2. افتح الفاتورة واضغط أكد الإستلام، أو اعتمد إذن الإضافة المرتبط بها في حال تفعيل الأذون المخزنية لفواتير الشراء.

ويسري الأمر ذاته على مرتجع المشتريات، إذ لا تُخصم كميته إلا بعد تأكيد التسليم.

الحالة الرابعة: جلسات نقاط البيع

يعتمد أثر فواتير نقاط البيع على المخزون على الإعداد قيد يومية لكل فاتورة في إعدادات نقاط البيع:

الإعداد	متى تُخصم الكمية
مفعّل	تُخصم كمية كل فاتورة فور حفظها، كفاتورة المبيعات العادية.
غير مفعّل	لا تُخصم الكمية عند البيع ولا عند إغلاق الجلسة، وإنما عند تاكيد الاغلاق، إذ يُنشأ إذن صرف وإذن إضافة للمرتجعات بحالة تحت التسليم، ولا تتحرك الكمية إلا بعد اعتمادهما.

1. افتح الجلسات.
2. لكل جلسة بحالة مغلق، اضغط تاكيد الاغلاق.
3. افتح الأذون المخزنية، واعتمد أذون الجلسة التي لا تزال تحت التسليم.

الحالة الخامسة: منتجات غير متتبَّعة أو بنود مكتوبة يدويًا

الحالة	الأثر
خيار تتبع المخزون غير مفعّل للمنتج	لا يُسجَّل له أي رصيد. وفي حال تفعيله لاحقًا، لا تُخصم المبيعات التي سبقت التفعيل.
المنتج معرَّف كخدمة	لا يُتتبَّع في المخزون إطلاقًا.
البند مكتوب يدويًا في الفاتورة دون اختياره من القائمة	يُسجَّل نصًا حرًا لا يرتبط بالمنتج، ولا يخصم شيئًا من المخزون.

1. افتح المنتج من المنتجات، وتأكد من تفعيل خيار تتبع المخزون في قسم إدارة المخزون.
2. راجع الفواتير التي تحتوي على بنود مكتوبة يدويًا، واستبدلها بالمنتج من القائمة.
3. بعد التصحيح، سوِّ الفرق المتبقي من خلال الجرد.

الحالة السادسة: الكمية مسجلة في مستودع آخر

تُسجَّل الحركة في المستودع المحدد في المستند، أو في المستودع المحدد لكل بند في حال تفعيل خيار اختيار المستودع لكل بند. وفي حال عدم تحديده، يُستخدم المستودع الافتراضي للموظف أو للفرع. لذلك قد تُخصم الكمية من مستودع غير الذي خرجت منه البضاعة فعليًا، فيظهر عجز في مستودع وزيادة في آخر.

1. افتح تقرير ملخص رصيد المخازن، واعرض الرصيد لكل مستودع على حدة.
2. قارن رصيد كل مستودع بالجرد الفعلي له، لا بالإجمالي.
3. صحّح المستودع في المستندات الخاطئة، أو سجّل تحويلًا مخزنيًا بالفرق.
4. راجع المستودعات الافتراضية للموظفين والفروع من إعدادات المخزون.

الحالة السابعة: التحويلات بين المستودعات

يُسجّل التحويل المخزني خصمًا من المستودع المصدر وإضافة إلى المستودع المستلم في اللحظة ذاتها، ولا توجد حالة بضاعة في الطريق. ويترتب على ذلك:

• إذا نُقلت البضاعة فعليًا دون تسجيل التحويل، يظهر زيادة في المستودع المصدر وعجز في المستودع المستلم.
• إذا سُجّل التحويل قبل وصول البضاعة، تظهر الكمية في المستودع المستلم وهي لا تزال في الطريق.

1. سجّل التحويل من الأذون المخزنية بإنشاء إذن تحويل مخزني، أو من زر نقل المخزون في صفحة المنتج.
2. سجّل التحويل بتاريخ النقل الفعلي.

الحالة الثامنة: بضاعة تالفة أو مفقودة أو مستهلكة

لا يعلم النظام بالبضاعة التالفة أو منتهية الصلاحية أو المفقودة أو المسحوبة للاستخدام الداخلي أو العينات المجانية، ما لم تُسجَّل بمستند. وتُعد هذه من أكثر أسباب العجز شيوعًا.

1. افتح الأذون المخزنية، ثم أنشئ إذن صرف مخزن.
2. اختر المستودع والمنتجات والكميات.
3. اختر الحساب المناسب (مثل حساب للتالف أو المصروفات) لتسجيل التكلفة عليه.
4. احفظ الإذن، فتُخصم الكمية فورًا.

وفي حال عدم تفعيل الأذون المخزنية، يمكن استخدام زر عملية صرف من صفحة المنتج.

ويُراعى كذلك أن الإشعار الدائن والفاتورة المرتجعة يعيدان الكمية إلى المخزون دائمًا. فإذا كانت البضاعة المرتجعة تالفة ولم تعد إلى المستودع، يتعين تسجيل إذن صرف بها بعد المرتجع.

الحالة التاسعة: السماح بالمخزون السالب

يحدد إعداد المخزون السالب في قسم تتبع المنتجات من إعدادات المخزون والمنتجات ما إذا كان النظام يسمح بالبيع عند نفاد الكمية:

الخيار	الأثر
إيقاف العمليات عند نفاد الكمية لجميع المنتجات	يمنع البيع بأكثر من الكمية المتوفرة.
السماح فقط للمنتجات القابلة للتتبع بالكميات	يسمح بالرصيد السالب للمنتجات العادية.
السماح لجميع المنتجات	يسمح بالرصيد السالب لجميع المنتجات، بما فيها المتتبَّعة بالرقم التسلسلي أو الشحنة.

وعند السماح بالسالب، قد يُباع المنتج قبل تسجيل شرائه، أو يُختار منتج خاطئ في الفاتورة، فيظهر رصيد سالب لمنتج ورصيد زائد لمنتج آخر.

1. راجع المنتجات ذات الرصيد السالب في تقرير ملخص رصيد المخازن.
2. تحقق من وجود فواتير شراء غير مسجلة أو غير مستلمة لها.
3. تحقق من عدم اختيار منتج مشابه بالخطأ في الفواتير.
4. فعّل خيار إيقاف العمليات عند نفاد الكمية لجميع المنتجات لمنع تكرار ذلك.

الحالة العاشرة: أوامر التصنيع

• تُخصم الخامات فقط عند الضغط على استلام الخامات وحفظ إذن الصرف الناتج.
• يُضاف المنتج التام فقط عند إنهاء أمر التصنيع.
• يسمح النظام بإنهاء أمر التصنيع دون استلام الخامات، مع عرض رسالة تنبيه فقط؛ وفي هذه الحالة يُضاف المنتج التام دون خصم الخامات، فتظهر الخامات بزيادة في النظام.

1. راجع أوامر التصنيع المنتهية، وتأكد من وجود إذن صرف للخامات لكل منها.
2. في حال عدم وجوده، اضغط التراجع عن الإكمال، ثم استلام الخامات، ثم إنهاء أمر التصنيع مرة أخرى.
3. راجع أوامر التصنيع قيد التنفيذ التي اكتمل إنتاجها فعليًا، وأنهِها.

الحالة الحادية عشرة: الجرد غير المكتمل

• لا تتغير الكمية بورقة الجرد المحفوظة كمسودة، وإنما بعد الضغط على تسوية.
• يُحفظ العدد بالبرنامج لحظة إضافة المنتج إلى ورقة الجرد، ولا يُعاد حسابه تلقائيًا عند التسوية. فإذا سُجّلت مبيعات أو مشتريات بين وقت العد ووقت التسوية، تُحتسب التسوية على رقم قديم.
• في حال عدم تفعيل خيار حساب كمية الجرد حسب تاريخ الجرد، يُحتسب العدد بالبرنامج من جميع الحركات، بما فيها الحركات المسجلة بتاريخ لاحق لتاريخ الجرد.

1. افتح ورق الجرد.
2. افتح ورقة الجرد، ثم اضغط تحديث العدد بالبرنامج واختر تحديث الكل قبل التسوية مباشرة.
3. تأكد من إدخال العدد الفعلي لجميع البنود.
4. اضغط تسوية.

الحالة الثانية عشرة: اختلاف الوحدات والمنتجات المجمعة

الحالة	التوضيح
الوحدات المتعددة	يُخزَّن الرصيد بالوحدة الأساسية. فإذا كان الرصيد 120 قطعة والعد الفعلي 10 كراتين من 12 قطعة، فالرصيدان متطابقان رغم اختلاف الرقمين. تأكد من المقارنة بالوحدة نفسها.
المنتج المجمع (معد مسبقا)	يُخصم من رصيد المنتج المجمع نفسه عند البيع، ولا تُخصم مكوناته إلا عند تسجيل تجميعه.
المنتج المجمع (فوري)	يُخصم أولًا من رصيد المنتج المجمع، وعند نفاده تُخصم مكوناته تلقائيًا.

حالات أخرى

الحالة	التوضيح
حذف فاتورة أو استعادتها	يُلغي الحذف أثر الفاتورة على المخزون. وعند استعادتها مع تفعيل الأذون المخزنية، يُنشأ إذن جديد بحالة تحت التسليم يلزم اعتماده.
تعديل فاتورة قديمة	يُعيد تعديل الكمية أو المستودع في فاتورة سابقة حساب أثرها، ما قد يغير رصيدًا سبق جرده.
مستند بتاريخ خاطئ	لا يغير التاريخ الرصيد الحالي، لكنه يغير الرصيد في التقارير المحددة بفترة، وقد يؤثر على الجرد المحسوب حسب تاريخ الجرد.
المنتجات المتتبَّعة بالرقم التسلسلي أو الشحنة	قد يتطابق إجمالي المنتج، بينما تختلف الكميات بين الأرقام أو الشحنات في حال اختيار رقم أو شحنة خاطئة عند البيع.

خطوات التحقق من منتج محدد

1. افتح المنتج من المنتجات، وراجع تبويب حركة المخزون.
2. قارن كل حركة بالمستند الفعلي (فاتورة، إذن، تحويل)، وابحث عن حركة ناقصة أو زائدة أو في مستودع خاطئ.
3. راجع الأذون المخزنية بحثًا عن أذون تحت التسليم لهذا المنتج.
4. في حال تفعيل خيار إظهار الكمية اﻹجمالية و المتوفرة في المخزن للمنتجات، راجع عمود المخزون المعلق في تقرير ملخص رصيد المخازن.
5. بعد معالجة الأسباب السابقة، سوِّ الفرق المتبقي بورقة جرد.

الأسئلة الشائعة

هل يوجد في النظام زر لإعادة احتساب الرصيد؟

لا، يُحتسب الرصيد تلقائيًا من الحركات المعتمدة. ويُعالج الفرق بتصحيح المستندات أو بالجرد.

أصدرت فاتورة بيع ولم تُخصم الكمية، فما السبب؟

غالبًا بسبب تفعيل الأذون المخزنية لفواتير المبيعات وعدم اعتماد الإذن، أو لأن البند مكتوب يدويًا، أو لأن المنتج غير متتبَّع في المخزون.

أجريت الجرد وسوّيته، ولا يزال الرصيد مختلفًا، فما السبب؟

يُرجح أن العدد بالبرنامج لم يُحدَّث قبل التسوية، أو أن حركات سُجّلت بعد العد، أو أن هناك أذونًا معلقة اعتُمدت بعد التسوية.

كيف أسجل البضاعة التالفة؟

بإذن صرف مخزن مع اختيار الحساب المناسب، كما هو موضح في الحالة الثامنة.