كيف أسجل الهدايا أو العينات في البرنامج؟

لا يوجد في دفترة مستند خاص باسم الهدايا أو العينات، والطريقة الأدق لتسجيلها هي الأذون المخزنية اليدوية؛ لأنها تحرّك المخزون وتسمح لك باختيار الحساب الذي يُسجَّل عليه القيد. وتختلف الخطوات حسب اتجاه الهدية:

الحالة	المستند المناسب	الأثر
هدايا أو عينات تعطيها لعملاء أو للتسويق	صرف يدوي على حساب مصروف	تُخصم الكمية من المخزون بمتوسط التكلفة، ويُحمَّل المبلغ على حساب المصروف.
هدايا أو عينات تستلمها مجانًا من مورد	إضافة يدوي بقيمة البضاعة	تُضاف الكمية إلى المخزون بقيمتها، ويُسجَّل المقابل في حساب الإيراد الذي تختاره.

قبل أن تبدأ

• أنشئ حسابًا مناسبًا في دليل الحسابات، مثل مصروف هدايا وعينات تحت المصروفات، وإيرادات هدايا وعينات مستلمة تحت الإيرادات الأخرى.
• تحتاج إلى صلاحية إضافة إذن مخزني. ولإدخال سعر الإذن الوارد تحتاج إلى صلاحية تعديل سعر حركة المخزون.
• لا يلزم تفعيل الأذون المخزنية في إعدادات المخزون لاستخدام الأذون اليدوية.

أولًا: الهدايا والعينات التي تعطيها

1. من الأذون المخزنية اضغط إضافة ثم اختر صرف يدوي.
2. اختر المستودع والتاريخ، ويمكنك اختيار العميل الذي استلم الهدية.
3. في حقل الحساب الفرعي اختر حساب مصروف هدايا وعينات.
4. أضف المنتجات والكميات، واكتب في الملاحظات سبب الصرف، مثل: عينات معرض أو هدية لعميل.
5. اضغط حفظ، فتُخصم الكمية فورًا ويُنشأ القيد.

مثال: صرف 10 وحدات متوسط تكلفتها 20، فيُنشأ القيد التالي بالتكلفة لا بسعر البيع:

الحساب	مدين	دائن
مصروف هدايا وعينات	200.00
المستودع الرئيسي (حساب المستودع)		200.00
الإجمالي	200.00	200.00

ثانيًا: الهدايا والعينات التي تستلمها

1. من الأذون المخزنية اضغط إضافة ثم اختر إضافة يدوي.
2. اختر المستودع والتاريخ، ويمكنك اختيار المورد الذي أرسل البضاعة.
3. في حقل الحساب الفرعي اختر حساب إيرادات هدايا وعينات مستلمة.
4. أضف المنتجات والكميات، وأدخل سعر الوحدة بقيمتها الفعلية (مثل سعر شرائها المعتاد).
5. اضغط حفظ.

مثال: استلام 5 وحدات قيمة الوحدة 30:

الحساب	مدين	دائن
المستودع الرئيسي (حساب المستودع)	150.00
إيرادات هدايا وعينات مستلمة		150.00
الإجمالي	150.00	150.00

هل يمكن استخدام فاتورة بسعر صفر بدلًا من ذلك؟

البديل	ما يحدث	متى لا يناسب
فاتورة مبيعات بسعر صفر أو خصم 100%	لا يُسجَّل إيراد، لكن يُسجَّل قيد تكلفة المبيعات بمتوسط التكلفة، وتظهر الكمية في تقارير المبيعات.	إذا كان إعداد البيع بأقل من سعر متوسط التكلفة غير مسموح، يُرفض الحفظ. كما تُحمَّل التكلفة على تكلفة المبيعات بدل حساب مصروف الهدايا.
فاتورة شراء بسعر صفر	تدخل الكمية المخزون دون قيد ودون أثر على رصيد المورد.	تخفض متوسط تكلفة المنتج مثل الإضافة اليدوية بسعر صفر.

وإذا كانت الهدية ضمن عرض ترويجي مثل اشترِ واحدة واحصل على أخرى، فاستخدم العروض ليطبّق النظام الكمية المجانية تلقائيًا كخصم على الفاتورة.

ملاحظات

• ينشأ الإذن اليدوي بحالة تمت الموافقة مباشرة، فيتحرك المخزون ويُنشأ القيد فور الحفظ.
• يمكنك ضبط حساب افتراضي للأذون المخزنية اليدوية من توجيه حسابات الأذون المخزنية، أو من الحساب الفرعي الافتراضي في إعدادات المخزون، ويبقى بإمكانك تغييره في كل إذن.
• راجع المعالجة الضريبية للهدايا والعينات مع مستشارك الضريبي؛ فالأذون المخزنية لا تحتسب ضريبة.