مرتجع المشتريات والإشعار المدين للمنتجات المتتبعة

عند إرجاع منتج متتبع للمورد عبر مرتجع مشتريات، أو تخفيضه عبر إشعار مدين، يجب تحديد بيانات التتبع للكمية الخارجة: الأرقام التسلسلية، أو رقم الشحنة، أو تاريخ الانتهاء، أو الشحنة والتاريخ. ويتحقق النظام من أن هذه البيانات موجودة ومتاحة في المخزن المختار، لأن العملية تُخرج الكمية من المخزون.

أين تُدخل بيانات التتبع؟

إدخال بيانات التتبع في المرتجع أو الإشعار المدين

1. افتح فاتورة الشراء، واختر إنشاء مرتجع مشتريات أو إنشاء إشعار مدين.
2. تُنقل بنود الفاتورة ببيانات تتبعها إلى المرتجع. احذف البنود التي لن ترجعها، وعدّل الكمية.
3. عدّل بيانات التتبع لتطابق ما ترجعه فعلًا (انظر الجدول التالي).
4. تأكد من المخزن؛ فالتحقق يتم على رصيد هذا المخزن.
5. اضغط حفظ.

قواعد التحقق لكل نوع تتبع

• لا يتحقق النظام من أن الرقم أو الشحنة جاءت من نفس فاتورة الشراء؛ يكفي أن تكون متاحة في المخزن.
• لا يتحقق النظام من تاريخ الانتهاء عند الإرجاع للمورد؛ فيمكن إرجاع كمية منتهية الصلاحية.
• إذا كان السماح لجميع المنتجات في إعداد المخزون السالب (إعدادت المخزون و المنتجات) مفعّلًا يُلغى شرطا الوجود والتوفر، ويبقى الإلزام وعدم التكرار؛ وقد يصبح رصيد رقم التتبع سالبًا.
• قد يتحقق النظام أيضًا من رصيد المنتج في المخزن حسب إعداد المخزون السالب، وتظهر عند النقص رسالة الكمية غير متوفرة ل(اسم المنتج #كود المنتج).

الإدخال من إذن الصرف (عند تفعيل الأذون المخزنية لفواتير الشراء)

1. احفظ المرتجع أو الإشعار المدين؛ فيُنشأ إذن صرف مخزن مرتبط به.
2. افتح الإذن من الأذون المخزنية أو من صفحة المرتجع، واضغط تعديل.
3. في حقل التتبع لكل بند تظهر قائمة بأرقام التتبع المتاحة للمنتج في مخزن الإذن (برصيد أكبر من صفر)؛ ابحث واختر منها. وللشحنة مع التاريخ تظهر الخيارات بالصيغة «الشحنة / التاريخ».
4. اضغط حفظ؛ فيتحقق النظام بنفس القواعد وتتغير حالة الإذن إلى تمت الموافقة.

• تعرض القائمة 30 نتيجة كحد أقصى؛ اكتب جزءًا من الرقم للبحث.
• تتغير القائمة حسب المخزن المختار في الإذن.
• إذا كان تحذير الصلاحية المنتهية للبيع مفعّلًا، قد يظهر في إذن مرتجع المشتريات تنبيه بيانات التتبع التي أدخلتها قد انتهت صلاحيتها بالفعل؛ وهو تنبيه فقط ولا يمنع الحفظ.
• الموافقة من قائمة الأذون دون بيانات تتبع صحيحة تُرفض برسالة can’t accept requisition #(رقم الإذن) (تظهر بالإنجليزية).

الإرجاع الجزئي وأكثر من مرتجع

• يمكن إرجاع جزء من الكمية؛ ويكفي إدخال بيانات التتبع للكمية المرتجعة فقط.
• يمكن عمل أكثر من مرتجع لنفس الفاتورة. والرقم التسلسلي الذي أُرجع لا يمكن إرجاعه مرة أخرى؛ لأن رصيده أصبح صفرًا.
• لإرجاع كمية من شحنتين، اجعل لكل شحنة سطرًا مستقلًا بكميتها.
• عند تفعيل الأذون، قلل الكمية في إذن الصرف لصرف جزء؛ فيُنشأ إذن جديد بالمتبقي. وتجاوز الكمية يظهر رسالة العدد أكبر من الطلب.

تعديل المرتجع أو حذفه

• عند تعديل المرتجع وزيادة الكمية أو إضافة أرقام جديدة، يجب أن تكون متاحة في المخزن.
• عند تقليل الكمية أو حذف رقم من المرتجع أو حذف المرتجع، تعود الكميات إلى المخزن.
• اجعلها غير مستلمة في صفحة المرتجع أو الإشعار المدين تعيد الكميات للمخزن، وأكد الإستلام تُخرجها مع التحقق من بيانات التتبع؛ وعند الفشل تظهر الأسباب.

رسائل الخطأ وحلولها

ملاحظات مهمة

• مرتجع المشتريات والإشعار المدين يطبقان نفس قواعد التتبع.
• في المرتجع المباشر (بدون أذون) حقول التتبع نصية ولا تعرض قائمة اختيار؛ فالأسهل إنشاؤه من صفحة الفاتورة لتُنقل البيانات تلقائيًا.
• في الرسائل يظهر كود المنتج (أو رقمه) ثم بيانات التتبع: الرقم التسلسلي، أو الشحنة، أو التاريخ بصيغة سنة-شهر-يوم، أو الشحنة ثم التاريخ.
• لا يظهر إلا أول خطأ لكل بند في كل محاولة حفظ.

أسئلة شائعة

هل يجب أن أرجع نفس الأرقام التي اشتريتها في الفاتورة؟

النظام لا يشترط ذلك؛ يكفي أن تكون متاحة في المخزن. لكن يُفضل إرجاع نفس الأرقام لدقة التتبع.

لماذا رُفض المرتجع مع أن الرقم موجود؟

لأن رصيده في المخزن المختار صفر (بيع أو أُرجع)، أو لأنه في مخزن آخر.

أرجعت 2 من 5 قطع، ماذا أُدخل؟

الكمية 2 ورقمين تسلسليين فقط.

هل يمكن إرجاع منتج منتهي الصلاحية للمورد؟

نعم؛ لا يوجد تحقق من الصلاحية في مرتجع المشتريات.

لا تظهر حقول التتبع في المرتجع، لماذا؟

لأن الأذون المخزنية لفواتير الشراء مفعّل؛ فتُدخل البيانات في إذن الصرف.

هل يختلف الإشعار المدين عن المرتجع في التتبع؟

لا؛ نفس القواعد ونفس الرسائل.