شراء منتج متتبع برقم الشحنة

عند شراء منتج نوع تتبعه رقم الشحنة تُدخل رقم شحنة واحدًا لكل سطر في فاتورة الشراء، وتُضاف كمية السطر كاملة على هذا الرقم. ويمكن تكرار نفس رقم الشحنة في أكثر من فاتورة؛ فتتجمع كمياته في نفس المخزن. ويشرح هذا الدليل مكان الإدخال، والقواعد، والتقسيم على أكثر من شحنة، والتعديل بعد البيع.

أين تُدخل بيانات التتبع؟

مكان الإدخال يحدده إعداد الأذون المخزنية لفواتير الشراء في إعدادت المخزون و المنتجات (قسم الأذون المخزنية) أو في إعدادات المشتريات:

إدخال رقم الشحنة في فاتورة الشراء

1. افتح إضافة فاتورة شراء، واختر المورد والمخزن.
2. اختر المنتج؛ فيظهر أسفل اسمه حقل نصي لرقم الشحنة.
3. اكتب الكمية ورقم الشحنة.
4. حدد مستلم واضغط حفظ.

قواعد التحقق

تقسيم الكمية على أكثر من شحنة

• إذا استلمت نفس المنتج من شحنتين، أضف المنتج في سطرين: لكل سطر رقم شحنته وكميته.
• إذا كتبت نفس رقم الشحنة في سطرين لنفس المنتج ونفس المخزن، تُجمع كميتاهما في حركة مخزون واحدة.
• رصيد الشحنة مستقل لكل منتج ولكل مخزن؛ فنفس رقم الشحنة لمنتجين مختلفين أو لمخزنين يُسجل كرصيدين منفصلين.

المسودة وغير المستلم: متى يتحقق النظام من بيانات التتبع؟

• عند الضغط على أكد الإستلام في صفحة الفاتورة يتحقق النظام من بيانات التتبع المحفوظة؛ وإن كانت ناقصة أو غير صحيحة تظهر أسباب الخطأ ورسالة فشل في تحديث فاتورة الشراء، ولا تُستلم الفاتورة. فعدّل الفاتورة وأكمل البيانات.
• عند الضغط على اجعلها غير مستلمة يُعامل الإجراء كإخراج للكميات من المخزن؛ فإن كان جزء منها قد بيع أو صُرف تُرفض العملية (التعديل والحذف بعد البيع).

الإدخال من إذن الإضافة (عند تفعيل الأذون المخزنية لفواتير الشراء)

1. احفظ فاتورة الشراء؛ فيُنشأ إذن إضافة مخزن بحالة تحت المراجعة لكل مخزن في الفاتورة.
2. افتح الإذن من تبويب الأذون المخزنية في صفحة فاتورة الشراء، أو من الأذون المخزنية.
3. اضغط تعديل، ثم اكتب رقم الشحنة في حقل التتبع لكل بند.
4. اضغط حفظ؛ فيتحقق النظام من بيانات التتبع، وعند نجاحه تتغير حالة الإذن إلى تمت الموافقة ويُضاف المخزون.

التعديل والحذف بعد البيع

عند تعديل فاتورة مستلمة أو حذفها، يُعامل النقص في كمية أي شحنة كإخراج من المخزن، ويجب أن يغطيه الرصيد المتاح للشحنة في مخزنها.

ما الذي يُحفظ في النظام؟

رسائل الخطأ وحلولها

ملاحظات مهمة

• لا يتحقق النظام من تشابه الكتابة؛ فـ B1 و B-1 شحنتان مختلفتان.
• لا يمكن إدخال الرصيد الافتتاحي لمنتج متتبع من نموذج المنتج؛ فأدخل رصيده الأول عبر فاتورة شراء أو إذن إضافة يدوي.
• يرتبط رقم التتبع بالمخزن؛ فإذا اشتريت نفس المنتج في مخزنين يُسجل لكل مخزن رصيد مستقل.
• لا يظهر الخطأ إلا لأول مشكلة في كل بند؛ فبعد تصحيحها قد تظهر مشكلة أخرى لنفس البند عند الحفظ التالي.
• تتابع أرصدة وحركة أرقام التتبع من تتبع المنتجات.

أسئلة شائعة

هل يمكن شراء نفس رقم الشحنة أكثر من مرة؟

نعم؛ وتُجمع الكميات على نفس الشحنة إذا كان المنتج والمخزن نفسيهما.

كيف أشتري كمية من شحنتين مختلفتين في فاتورة واحدة؟

أضف المنتج في سطرين، ولكل سطر رقم شحنة وكمية.

ظهرت رسالة عن الأرقام المسلسلة مع أن المنتج بالشحنة، لماذا؟

هي نفس الرسالة التي تظهر عند ترك رقم الشحنة فارغًا؛ اكتب رقم الشحنة في السطر.

لماذا لا تظهر قائمة الشحنات الموجودة عند الشراء؟

لأن حقل الشحنة في الشراء نصي حر؛ القائمة تظهر فقط في عمليات الصرف والبيع.

لماذا لا أستطيع تقليل كمية الشحنة في الفاتورة؟

لأن جزءًا منها بيع والرصيد المتاح أقل من الكمية التي تحاول إخراجها.