شراء منتج متتبع بالرقم التسلسلي

عند شراء منتج نوع تتبعه الرقم التسلسلي يجب إدخال رقم تسلسلي مستقل لكل قطعة، بحيث يساوي عدد الأرقام الكمية المشتراة. ويُسجل كل رقم كقطعة واحدة في المخزن، ولا يُقبل رقم موجود بالفعل في المخزون. ويشرح هذا الدليل الإدخال من فاتورة الشراء أو من إذن الإضافة، وقواعد التحقق، وما يحدث عند تعديل الفاتورة أو حذفها بعد بيع بعض الأرقام.

أين تُدخل بيانات التتبع؟

مكان الإدخال يحدده إعداد الأذون المخزنية لفواتير الشراء في إعدادت المخزون و المنتجات (قسم الأذون المخزنية) أو في إعدادات المشتريات:

إدخال الأرقام التسلسلية في فاتورة الشراء

1. افتح إضافة فاتورة شراء، واختر المورد والمخزن.
2. اختر المنتج في سطر البند؛ فيظهر أسفل اسمه حقل الأرقام التسلسلية.
3. اكتب الكمية.
4. اكتب الرقم التسلسلي الأول ثم اضغط Enter أو Tab أو الفاصلة (,)؛ فيتحول إلى بطاقة مستقلة. كرر ذلك لكل قطعة.
5. تأكد أن عدد البطاقات يساوي الكمية، ثم حدد مستلم واضغط حفظ.

• لحذف رقم أدخلته اضغط علامة الحذف على بطاقته.
• إذا كررت نفس الرقم في نفس الحقل يحذف النظام التكرار فورًا ويعرض تنبيه الرقم المسلسل موجود من قبل.
• لا يعرض الحقل قائمة اقتراحات عند الشراء؛ فالأرقام تُكتب يدويًا أو بقارئ الباركود.
• لا يوجد زر لتوليد الأرقام التسلسلية تلقائيًا في فاتورة الشراء أو إذن الإضافة؛ فالتوليد التلقائي متاح فقط في أوامر التصنيع.

قواعد التحقق من الأرقام التسلسلية

عند حفظ فاتورة مستلمة (أو حفظ إذن الإضافة) يطبّق النظام القواعد التالية:

أكثر من سطر وأكثر من مخزن

• يمكن إضافة نفس المنتج في أكثر من سطر، ولكل سطر أرقامه وكميته، بشرط عدم تكرار رقم بين السطور.
• إذا اختلف مخزن السطور، يُسجل كل رقم في مخزن سطره.
• يُسجل كل رقم تسلسلي كحركة مخزون مستقلة بكمية 1.

المسودة وغير المستلم: متى يتحقق النظام من بيانات التتبع؟

• عند الضغط على أكد الإستلام في صفحة الفاتورة يتحقق النظام من بيانات التتبع المحفوظة؛ وإن كانت ناقصة أو غير صحيحة تظهر أسباب الخطأ ورسالة فشل في تحديث فاتورة الشراء، ولا تُستلم الفاتورة. فعدّل الفاتورة وأكمل البيانات.
• عند الضغط على اجعلها غير مستلمة يُعامل الإجراء كإخراج للكميات من المخزن؛ فإن كان جزء منها قد بيع أو صُرف تُرفض العملية (التعديل والحذف بعد البيع).

الإدخال من إذن الإضافة (عند تفعيل الأذون المخزنية لفواتير الشراء)

1. احفظ فاتورة الشراء؛ فيُنشأ إذن إضافة مخزن بحالة تحت المراجعة لكل مخزن في الفاتورة.
2. افتح الإذن من تبويب الأذون المخزنية في صفحة فاتورة الشراء، أو من الأذون المخزنية.
3. اضغط تعديل، ثم اكتب الأرقام التسلسلية في حقل التتبع لكل بند (أو انسخها ثم اضغط Enter بعد كل رقم).
4. اضغط حفظ؛ فيتحقق النظام من بيانات التتبع، وعند نجاحه تتغير حالة الإذن إلى تمت الموافقة ويُضاف المخزون.

التعديل والحذف بعد بيع الأرقام

عند تعديل فاتورة شراء مستلمة أو حذفها، يعامل النظام كل رقم تُزيله من الفاتورة كأنه يُخرج من المخزن؛ فيجب أن يكون الرقم ما زال متاحًا في مخزنه.

ما الذي يُحفظ في النظام؟

رسائل الخطأ وحلولها

ملاحظات مهمة

• المنتجات ذات الرقم التسلسلي لا تدعم الباركود المتعدد ولا قوالب الوحدات.
• التحقق يتم عند الحفظ وليس أثناء الكتابة؛ عدا تنبيه التكرار في نفس الحقل.
• يمكن أيضًا إضافة منتج متتبع للمخزون دون فاتورة شراء عبر إذن إضافة يدوي من الأذون المخزنية، حتى لو كانت الأذون المخزنية لفواتير الشراء معطّلة.
• لا يمكن إدخال الرصيد الافتتاحي لمنتج متتبع من نموذج المنتج؛ فأدخل رصيده الأول عبر فاتورة شراء أو إذن إضافة يدوي.
• يرتبط رقم التتبع بالمخزن؛ فإذا اشتريت نفس المنتج في مخزنين يُسجل لكل مخزن رصيد مستقل.
• لا يظهر الخطأ إلا لأول مشكلة في كل بند؛ فبعد تصحيحها قد تظهر مشكلة أخرى لنفس البند عند الحفظ التالي.
• تتابع أرصدة وحركة أرقام التتبع من تتبع المنتجات.

أسئلة شائعة

هل يمكن توليد الأرقام التسلسلية تلقائيًا عند الشراء؟

لا؛ يجب كتابتها أو مسحها بقارئ الباركود. والتوليد التلقائي متاح في أوامر التصنيع فقط.

اشتريت 10 قطع ولم أُدخل الأرقام، هل تُحفظ الفاتورة؟

تُحفظ كمسودة أو غير مستلمة فقط. وعند الحفظ كمستلمة تظهر رسالة كمية الأرقام المسلسلة يجب أن تكون مساوية للكمية المدخلة للمنتج (اسم المنتج).

لماذا يرفض النظام رقمًا لم أستخدمه لهذا المنتج؟

لأن الرقم له رصيد حالي لمنتج آخر؛ فالرقم التسلسلي لا يتكرر في المخزون عبر كل المنتجات.

هل يمكن شراء رقم تسلسلي سبق بيعه؟

نعم، طالما رصيده الحالي صفر.

لا تظهر حقول الأرقام في فاتورة الشراء، لماذا؟

لأن الأذون المخزنية لفواتير الشراء مفعّل؛ فتُدخل الأرقام في إذن الإضافة. أو لأن نوع تتبع المنتج الكمية فقط.

لماذا لا أستطيع حذف فاتورة الشراء؟

لأن بعض أرقامها التسلسلية بيعت أو صُرفت؛ فتظهر رسالة عدم كفاية الكمية للرقم.

هل يمكن استلام جزء من الأرقام الآن والباقي لاحقًا؟

نعم عند تفعيل الأذون المخزنية لفواتير الشراء؛ قلل الكمية في الإذن، وسيُنشأ إذن جديد بالمتبقي.