الأذون المخزنية والمنتجات المتتبعة: أين تُدخل بيانات التتبع؟

إذا كنت تستخدم الأذون المخزنية لاعتماد حركة المخزون، فإن مكان إدخال بيانات التتبع ينتقل من الفاتورة إلى الإذن. هذا المقال يوضح متى تُدخل الأرقام التسلسلية وأرقام الشحنات وتواريخ الانتهاء في الفاتورة، ومتى تُدخل في الإذن المخزني، وكيف تتعامل مع الأذون اليدوية.

القاعدة: الفاتورة أم الإذن؟

المستند	الإعداد الذي يحكمه	الإعداد غير مفعّل	الإعداد مفعّل
فاتورة المبيعات	الأذون المخزنية لفواتير المبيعات	بيانات التتبع في الفاتورة، ويُصرف المخزون فورًا.	لا تظهر حقول التتبع في الفاتورة؛ تُدخل في إذن الصرف.
الفاتورة المرتجعة والإشعار الدائن	الأذون المخزنية لفواتير المبيعات	في المستند نفسه.	في إذن الإضافة.
فاتورة الشراء	الأذون المخزنية لفواتير الشراء	في الفاتورة، ويُضاف المخزون فورًا.	في إذن الإضافة.
مرتجع المشتريات والإشعار المدين	الأذون المخزنية لفواتير الشراء	في المستند نفسه.	في إذن الصرف.
فاتورة نقطة البيع	الأذون المخزنية لفواتير المبيعات	في شاشة البيع (عند تفعيل إدخال بيانات تتبع المنتجات).	في إذن الصرف للفاتورة.
الأذون اليدوية	—	في الإذن دائمًا.	في الإذن دائمًا.

تفعيل الأذون المخزنية للفواتير

1. افتح إعدادات المنتجات.
2. في قسم الأذون المخزنية فعّل الأذون المخزنية لفواتير المبيعات و/أو الأذون المخزنية لفواتير الشراء.
3. اضغط حفظ.

• عند تفعيل الأذون المخزنية لفواتير المبيعات يظهر حقل الرقم التسلسلي لإذن الصرف المخزني التالي، وعند تفعيل الأذون المخزنية لفواتير الشراء يظهر الرقم التسلسلي لإذن الإضافة المخزني التالي.
• إيقاف الطلبات المخزنية في نفس القسم يوقف الأذون المخزنية لفواتير المبيعات والأذون المخزنية لفواتير الشراء على الشاشة تلقائيًا؛ فراجعهما قبل الحفظ.
• يُطبّق الإعداد على الفواتير التي تُحفظ بعد التغيير.

فاتورة مبيعات بمنتج متتبع مع تفعيل الأذون

1. أنشئ فاتورة المبيعات واحفظها؛ لا تظهر حقول التتبع تحت المنتج.
2. يُنشأ إذن صرف مخزني للفاتورة بحالة تحت التسليم، ولا يُصرف المخزون بعد.
3. افتح الإذن من الأذون المخزنية أو من الفاتورة، واضغط تعديل.
4. أدخل بيانات التتبع لكل منتج متتبع: اختر الأرقام التسلسلية أو الشحنة أو التاريخ من المتاح في المخزن.
5. اضغط حفظ، ثم من صفحة الإذن اضغط تأكيد؛ فتصبح حالته تمت الموافقة ويُصرف المخزون.

ولرفض الإذن اضغط رفض؛ فتصبح حالته مرفوض.

وبالمثل للفاتورة المرتجعة والإشعار الدائن: يُنشأ إذن إضافة، وتُدخل فيه بيانات التتبع التي بيعت بها الكمية.

فاتورة شراء بمنتج متتبع مع تفعيل الأذون

1. احفظ فاتورة الشراء دون بيانات تتبع.
2. يُنشأ إذن إضافة بحالة تحت التسليم.
3. افتح الإذن واضغط تعديل، وأدخل الأرقام التسلسلية أو الشحنة أو تاريخ الانتهاء للكميات المستلمة.
4. احفظ، ثم اضغط تأكيد.

ولمرتجع المشتريات والإشعار المدين يُنشأ إذن صرف، وتختار فيه بيانات التتبع المراد إرجاعها.

الأذون اليدوية

الأذون اليدوية تُدخل فيها بيانات التتبع دائمًا، بصرف النظر عن إعدادات الفواتير. ومن الأذون المخزنية اضغط إضافة واختر:

الإذن	الاستخدام مع المنتج المتتبع
إضافة يدوي	إدخال رصيد أول المدة أو أي إضافة للمخزون؛ وهو بديل الرصيد الافتتاحي غير المتاح للمنتج المتتبع.
صرف يدوي	صرف كمية لغير البيع: تالف، استهلاك داخلي، منتهي الصلاحية.
تحويل يدوي	نقل أرقام أو شحنات من مخزن لآخر. ويظهر عند وجود أكثر من مخزن.

حقول التتبع داخل الإذن

نوع التتبع	في أذون الإضافة (شراء، مرتجع مبيعات، إضافة يدوي)	في أذون الصرف والتحويل
الرقم التسلسلي	اكتب الأرقام التسلسلية، واضغط Enter أو الفاصلة بعد كل رقم. وإذا كتبت رقمًا مكررًا يُحذف ويظهر تنبيه الرقم المسلسل موجود من قبل.	اختر الأرقام من المتاح في المخزن، أو اكتبها.
رقم الشحنة	اكتب رقم الشحنة.	اختر الشحنة من القائمة.
تاريخ الانتهاء	اختر تاريخ الانتهاء من التقويم.	اختر التاريخ من القائمة.
رقم الشحنة وتاريخ الانتهاء	اكتب رقم الشحنة واختر تاريخ الانتهاء.	اختر الشحنة؛ فيُملأ تاريخها تلقائيًا.

متى يتحقق النظام من بيانات الإذن

• عند حفظ الإذن: يتحقق من إدخال بيانات التتبع، وعدد الأرقام التسلسلية، وعدم التكرار، ووجود البيانات ورصيدها في أذون الصرف.
• عند تأكيد إذن تحت التسليم: يعيد التحقق؛ وإذا وُجد خطأ لا يُؤكد الإذن ويُفتح للتعديل، أو تظهر قائمة بالأخطاء.
• عند اختيار السماح لجميع المنتجات في المخزون السالب لا يُشترط وجود الرقم أو كفاية رصيده في أذون الصرف.
• الإذن المرفوض لا يُتحقق من بيانات تتبعه.

رسائل الخطأ وحلولها

الرسالة التي تظهر	السبب	الحل
كمية الأرقام المسلسلة يجب أن تكون مساوية للكمية المدخلة للمنتج (اسم المنتج)	عدد الأرقام التسلسلية لا يساوي الكمية، أو بيانات تتبع ناقصة.	أكمل البيانات لكل سطر.
لا يمكنك استخدام نفس رقم التتبع للمنتج (رقم التتبع) في نفس العملية أكثر من مرة	رقم تسلسلي مكرر في نفس الإذن.	احذف التكرار.
الرقم المسلسل (رقم التتبع) الخاص (اسم المنتج) بالمنتج موجود بالفعل	إضافة رقم تسلسلي موجود برصيد في المخزون.	تحقق من الرقم.
الرقم المتسلسل (رقم التتبع) الخاص بالمنتج (اسم المنتج) غير موجود بالمخزن (اسم المخزن)	صرف أو تحويل بيانات غير موجودة في المخزن.	اختر من المتاح، أو غيّر المخزن.
لا يوجد كمية كافية من الرقم المسلسل (رقم التتبع) الخاص بالمنتج (اسم المنتج) بالمحزن (اسم المخزن)	رصيد الشحنة أو الرقم لا يكفي.	قلل الكمية أو وزّعها على شحنات.
الرقم المتسلسل (رقم التتبع) الخاص بالمنتج (اسم المنتج) غير موجود بأي مخزن	إذن إضافة لمرتجع مبيعات ببيانات لم توجد سابقًا.	أدخل نفس بيانات التتبع التي بيعت بها الكمية.
can’t accept requisition # (تظهر بالإنجليزية مع رقم الإذن)	فشل التحقق من بيانات التتبع عند تأكيد الإذن.	عدّل الإذن وصحح بيانات التتبع، ثم أكّده.
يمكنك استخدام هذا الخيار باستخدام إدارة الإذون المخزنية	تعديل المخزون أو نقله من صفحة منتج متتبع.	استخدم إضافة يدوي أو صرف يدوي أو تحويل يدوي.
يجب إضافة منتج واحد على الأقل	حفظ إذن بدون منتجات.	أضف منتجًا.

ملاحظات مهمة

• عند تفعيل الأذون المخزنية لفواتير المبيعات لا يُطبّق منع بيع المنتجات منتهية الصلاحية على الإذن؛ يظهر تنبيه فقط.
• إذا عدّلت فاتورة لها إذن تحت التسليم، يُحدّث الإذن نفسه بدلًا من إنشاء إذن جديد.
• الإذن تحت التسليم لا يحرّك المخزون حتى يتم تأكيده.

أسئلة شائعة

لماذا اختفت حقول الرقم التسلسلي من فاتورة المبيعات؟

لأن الأذون المخزنية لفواتير المبيعات مفعّل؛ أدخل البيانات في الإذن المخزني للفاتورة.

لماذا لا يظهر حقل رقم الشحنة في فاتورة الشراء؟

لأن الأذون المخزنية لفواتير الشراء مفعّل؛ أدخل الشحنة في إذن الإضافة.

حفظت الفاتورة ولم يتغير رصيد الرقم التسلسلي، لماذا؟

لأن الإذن ما زال تحت التسليم. أدخل بيانات التتبع ثم تأكيد.

كيف أدخل رصيد أول المدة لمنتج متتبع؟

بإذن إضافة يدوي مع بيانات التتبع.

كيف أنقل رقمًا تسلسليًا لمخزن آخر؟

بإذن تحويل يدوي.

هل يمكن إدخال بيانات التتبع في الفاتورة والإذن معًا؟

لا؛ المكان يحدده الإعداد: الفاتورة عند الإيقاف، والإذن عند التفعيل.