تحويل عرض السعر إلى فاتورة مباشرةً
عرض السعر والفاتورة وجهان لعملة واحدة؛ حيث يمكن اعتبار عرض السعر كما لو كان فاتورة أولية تضم معلومات المنتج أو الخدمة والتكلفة التقديرية لها بالإضافة إلى بيانات العميل وأي بيانات أخرى ذات صلة. وفي حال تم الاتفاق بينك وبين العميل سيتعين حينئذٍ إنشاء فاتورة.
وتسهيلًا عليك، يوفر لك نظام دفترة إمكانية إنشاء عرض السعر وتحويله مباشرةً إلى فاتورة دون حاجةٍ لإنشاء فاتورة جديدة من البداية، بالإضافة إلى مزايا أخرى نستعرضها فيما هو قادم من سطور.
إنشاء عرض السعر
إنشاء عرض السعر في نظام دفترة يتم عبر خطوات بسيطة. ولأن تركيزنا في هذا الموضوع منصبٌّ تحديدًا على كيفية تحويل عرض السعر إلى فاتورة مباشرةً، فلن نفصل خطوات الإنشاء وإنما نستعرضها إجمالًا في السطور التالية، ويمكنك الرجوع لدليل إنشاء عرض سعر جديد لمزيد من الشرح والتوضيح.
تفعيل تطبيق المبيعات
قبل البدء في خطوات إنشاء عرض السعر، ينبغي أولًا تفعيل تطبيق المبيعات في حسابك.
أولًا: ملء البيانات العامة لعرض السعر
وتتضمن البيانات العامة لعرض السعر طريقة حفظ عرض السعر، واسم العميل، ورقم عرض السعر، وتاريخ عرض السعرـ ومسئول المبيعات.
ثانيًا: ملء بيانات بنود عرض السعر
وتتضمن بيانات بنود عرض السعر المنتجات والخدمات المضمنة في عرض السعر وسعر الوحدة منها والكمية والخصم على مستوى البند وبيانات الضريبة المطبقة على عرض السعر.
ثالثًا: ملء بيانات الشحن والخصم
وتتضمن بيانات الخصم على مستوى عرض السعر ككل والتسوية، بالإضافة إلى بيانات الشحن وخياراته ومصاريفه والضريبة المطبقة عليه.
رابعًا: إضافة الملاحظات والشروط
في هذا الجزء من عرض السعر يمكنك إضافة الشروط والأحكام أو الملاحظات ذات الصلة بعرض السعر، حيث توجد مساحة نصية يمكن تنسيقها حسب الحاجة كما يظهر لك في الصورة.
تحويل عرض السعر إلى فاتورة مباشرةً
أنشأنا عرض السعر إلى العميل أنس بنجاحٍ، ووافق هو عليه. الآن، سنحتاج لكي تتم عملية البيع إلى إنشاء فاتورة مبيعات.
لك الخيار في إنشاء فاتورة مبيعات جديدة، أو أن تحول عرض السعر مباشرةً إلى فاتورة توفيرًا للوقت والجهد. ويتم ذلك بالضغط على زر “تحويل لفاتورة” وتأكيد التحويل كما يظهر في الصورة التالية:
هنا ينبغي أن تتنبه إلى أنه لتحويل عرض السعر إلى فاتورة مباشرةً ينبغي أن تتم الموافقة عليه من قِبل العميل، وبالتالي في حال لم يوافق العميل على عرض السعر بعد وصوله عبر البريد الإلكتروني، فستصلك الرسالة الموضحة في الشاشة الآتية تخطرك بأن العميل لم يوافق بعدُ على عرض السعر، وتطلب منك تأكيد الموافقة عليه يدويًا.
بعد تأكيد الموافقة على عرض السعر، سينتقل بك النظام مباشرةً إلى الشاشة الخاصة بفاتورة المبيعات، متضمنةً كافة بيانات عرض السعر، وسيكون عليك فقط مراجعة بيانات الفاتورة ثم الضغط على “حفظ وإرسال“.
بذلك نكون قد وصلنا إلى نهاية موضوع إنشاء عرض السعر وتحويله لفاتورة، بعد أن تعرفنا بشيء من التفصيل على كيفية إنشاء عرض سعر جديد وطريقة إرساله للعميل للموافقة عليه، وكيفية تحويل عرض السعر بعد موافقة العميل عليه إلى فاتورةٍ مباشرةً.