إصدار الإشعارات الدائنة والفواتير المرتجعة
هناك دائمًا سياسات للاستبدال والاسترجاع تكفل للعميل حق استرداد ماله أو جزء منه لأسباب عدة، ويجب أن يوافق نظام إصدار الفواتير الذي تستخدمه هذه الحالات شائعة التكرار، لذا يوفر لك دفترة طريقتين لتقييد المال الواجب عليك للعميل، مع معالجته محاسبيًا بالطريقة الصحيحة. إليك في هذا المقال طريقة إصدار إشعار دائن أو فاتورة مرتجعة من دفترة مع تتبع القيود الناشئة عن كل منهما.
كيفية إنشاء إشعار دائن
تحتاج الإشعار الدائن إن حدث خطأ في الفواتير أو المنتجات الواردة بالفاتورة؛ وهو ما قد ينتج عنه استحقاق العميل لمبلغ مالي محدد، أو في حالة رغبة العميل في استرداد مبلغ قد قام بدفعه مقدمًا قبل إصدار الفاتورة وصرف المنتجات، أو أي حالة أخرى تتطلب تقييد مبلغ مستحق للعميل.
يمكنك إصدار الإشعار الدائن للعميل بشكل منفصل عن أي فواتير، ويمكنك إصداره عن فاتورة محددة، الطريقة الأولى تكون عن طريق الضغط على “إشعارات دائنة” من القائمة الرئيسية، ثم الضغط على “إنشاء إشعار دائن”.
أما في حالة أردت إصدار إشعار دائن مرتبط بفاتورة، عليك التوجه إلى “إدارة الفواتير” والضغط على الفاتورة المراد إصدار الإشعار عنها ثم الضغط على “إنشاء إشعار دائن”.
وفي الحالتين كل ما عليك أن تملأ بيانات الإشعار كما الفاتورة الاعتيادية وتحفظه
لتجد قيد الإشعار الدائن وقد تم إنشاؤه تلقائيًا، ويتم ترصيده مع الفواتير المرتجعة في حساب المرتجعات بدفتر الحسابات.
كيفية إنشاء فاتورة مرتجعة
إن قام العميل باسترجاع فاتورة ما، وتريد أن تعيد ضبط حساباتك ومخزونك، ما عليك سوى إصدار فاتورة مرتجعة.
اضغط على “إدارة الفواتير” من القائمة الرئيسية، واستخدم أدوات البحث والفلترة لتسهيل إيجاد الفاتورة التي تريد إنشاء مرتجع عنها، ثم اضغط على هذه الفاتورة.
بعد فتح شاشة الفاتورة التي تود إنشاء المرتجع عنها، اضغط على زر “إنشاء فاتورة مرتجعة”.
لاحظ أنه لإنشاء فاتورة مرتجعة يجب أن تكون هناك فاتورة مبيعات، ولا يمكن إصدار مرتجع دون وجود فاتورة يتم إصدار المرتجع عنها.
ستجد بيانات الفاتورة موجودة تلقائيًا، ما عليك سوى أن تتأكد من دقتها وتضغط على زر حفظ ليتم إصدار مرتجع كلي.
أما إن أردت إصدار مرتجع جزئي؛ فقم بترك المنتجات والكميات التي تود إصدار مرتجع عنها، واحذف البقية التي لن يتم تضمينها للمرتجع.
مثال:
إن قام عميل بشراء عدد 100 كجم جبن من نوع معين، ويريد أن يقوم بإرجاع نصف الكمية، هنا يمكنك تعديل بيانات المرتجع لجعلها 50 كجم بدلًا من 100 كجم، وهو ما سيصدر عنه مرتجع جزئي بقيمة الـ 50 كجم فقط.
ويراعى أن في حالة كنت قد قمت برد مبلغ الفاتورة للعميل قم بالضغط على علامة ✅ بجوار تم دفع الفاتورة واختر وسيلة رد المبلغ سواء كانت نقدًا أو تحويل بنكي أو أي طريقة أخرى.
أما إن لم تكن قمت برد المبلغ للعميل، سيتم تحويله لرصيد، يمكن أن يتم دفع فواتير العميل المقبلة باستخدامه، وفي هذه الحالة لا تقم بتفعيل خيار تم الدفع.
ستجد قيد الفاتورة المرتجعة تم إنشاؤه تلقائيًا، ويتم ترصيده في حساب المرتجعات بدليل الحسابات مع الإشعارات الدائنة.
لاحظ أنه في حالة إنشاء مرتجع لفاتورة مدفوعة كليًا أو جزئيًا باستخدام نقاط الولاء، لن يتم إعادة هذه النقاط إلى حساب العميل رغم إصدار المرتجع.
وللإطلاع على كل الفواتير المرتجعة التي أصدرتها، اضغط على “الفواتير المرتجعة” المنسدلة عن “المبيعات” بالقائمة الرئيسية.
