عرض تقارير الفواتير بالحالة الصحيحة عند إضافة إشعار دائن على الفاتورة

الإشعارات الدائنة على فواتير المبيعات بمثابة وثيقة تثبت مستحقات مالية للعميل، ويظل الرصيد الدائن المضاف للعميل في حسابه بحيث يمكنه دفع الفواتير أو أي معاملات متعلقة به من خلال هذا الرصيد.

وقد تتم المعاملة المالية الناتجة عن إضافة الإشعار الدائن على فاتورة البيع بشكل غير صحيح، وهو ما يستوجب الضبط المحاسبي.

نستعرض في هذا الدليل استجابة النظام محاسبيًا لبعض حالات إضافة الإشعار الدائن على الفواتير، ونستعرض كيفية معالجة كل من هذه الحالات بطريقة محاسبية صحيحة.

تعتبر حالات دفع الفاتورة من الحالات التلقائية التي يتم تحديثها دون تدخل بحسب معاملات الدفع التي نجريها على الفواتير، وتظهر حالة دفع الفاتورة مثل : “مدفوعة” أو “غير مدفوعة” في ملف الفاتورة على النظام وكذلك في تقارير الفواتير.

عند إضافة رصيد دائن للعميل قد يتم استخدامه تلقائيًا لدفع فواتير العميل من خلال هذا الرصيد وقد لا يتم ذلك، ويتوقف ذلك على أحد إعدادات الفواتير، يمكنك تفعيله لدفع فواتير العميل تلقائيًا من الرصيد الدائن أو عدم تفعيله لمنع هذه الخاصية.

 

اضغط على “إعدادات المبيعات” المنسدلة عن “المبيعات” بالقائمة الرئيسية ثم اضغط على “إعدادات الفواتير وعروض الأسعار”.

فعّل إعداد “دفع الفاتورة تلقائيًا في حالة وجود رصيد للعميل” إن أردت تحويل الفواتير لمدفوعة عند إضافة إشعار دائن على الفاتورة ولا تفعله إن أردت العكس.

عند تفعيل إعداد “دفع الفاتورة تلقائيًا في حالة وجود رصيد للعميل” ثم إضافة إشعار دائن على أحد الفواتير، يتم استخدام هذا الرصيد الدائن لدفع الفاتورة، فتتحول تلقائيًا حالة الفاتورة إلى مدفوعة، وفي بعض  الحالات قد ترغب في الاحتفاظ بالرصيد الدائن في حساب العميل، لذا نقوم بإعداد قيد عكسي للفاتورة بحيث تتحول الفاتورة إلى “مدفوعة” مع بقاء الرصيد الدائن في حساب العميل.

 

إليك تطبيق هذه الخطوات بالتفصيل:

اضغط على “إعدادات المبيعات” المنسدلة عن “المبيعات” بالقائمة الرئيسية ثم اضغط على “إعدادات الفواتير وعروض الأسعار” وفعّل إعداد “دفع الفاتورة تلقائيًا في حالة وجود رصيد للعميل”. واضغط على زر “حفظ”.

أصدر فاتورة جديدة ولا تضيف عملية دفع، ستتظهر لك الفاتورة بالحالة “غير مدفوعة”.

أصدر إشعار دائن على نفس الفاتورة كالتالي

لتجد حالة الفاتورة قد تحولت إلى “مدفوعة” في ملف الفاتورة.

وتظهر كذلك في تقارير الفواتير بالحالة “مدفوعة”.

وفي حالة رغبتك في احتفاظ العميل برصيده الدائن ينبغي إثبات عملية الدفع عن طريق آخر حيث لن تتمكن من إضافة عملية دفع بالطريقة الاعتيادية على فاتورة مدفوعة مسبقًا (من خلال الإشعار الدائن).
وتظهر لك رسالة خطأ “هذه الفاتورة مدفوعة من قبل” عند محاولة إضافة عملية الدفع.

لذا نلجأ لإضافة قيد عكسي للقيد الناتج عن إنشاء الفاتورة، بحيث ينتج عن هذا القيد العكسي إعادة الرصيد الدائن إلى حساب العميل.

اضغط على الفاتورة المرادة، واضغط على رقم القيد أعلى بيانات الفاتورة.

ثم اضغط على “نسخ” واختر من القائمة المنسدلة “قيد عكسي”.

تظهر لك بيانات القيد العكسي تلقائيًا وكل ما عليك أن تضغط على زر “حفظ”.

ليظهر لك الرصيد الدائن في ملف العميل كما تريد بالشكل التالي.

في حالة عدم تفعيل إعداد “دفع الفاتورة تلقائيًا في حالة وجود رصيد للعميل” ثم إضافة إشعار دائن على أحد الفواتير بغرض دفع فاتورة العميل، يظل الرصيد الدائن للعميل كما هو ولا يتم دفع الفاتورة عن طريقه، ولكي تتحول حالة الفاتورة إلى مدفوعة ينبغي إضافة عملية دفع، ثم نصدر قيد عكسي لقيد عملية الدفع لنلاشي أن تكون الفاتورة قد تم دفعها مرتين؛ مرة عن طريق عملية الدفع ومرة عن طريق الإشعار الدائن، إليك تطبيق هذه الخطوات بالتفصيل.

اضغط على “إعدادات المبيعات” المنسدلة عن “المبيعات” بالقائمة الرئيسية ثم اضغط على “إعدادات الفواتير وعروض الأسعار” وتأكد من عدم تفعيل إعداد “دفع الفاتورة تلقائيًا في حالة وجود رصيد للعميل”. واضغط على زر “حفظ”.

أصدر فاتورة جديدة ولا تضيف عملية دفع، وستظهر لك بالحالة “غير مدفوعة”.

ثم أصدر إشعار دائن على الفاتورة كالتالي

لتجد أن حالة الفاتورة لا زالت غير مدفوعة، لذا اضغط على “إضافة عملية دفع”.

أدخل بيانات عملية الدفع ثم اضغط على “إضافة عملية دفع” لتتحول بعدها حالة الفاتورة في ملف الفاتورة وفي تقرير الفواتير إلى “مدفوعة”.

ثم اضغط على عملية الدفع، واضغط على رقم القيد الخاص بالعملية.

واضغط على “نسخ” ثم اضغط على “قيد عكسي”.

تجد بيانات القيد العكسي تلقائيًا، كل ما عليك أن تضغط على زر “حفظ”.

تجد حساب العميل بعد إصدار القيد العكسي لعملية الدفع وقد تم تسويته، بحيث لا تجد لديه رصيد دائن ولا رصيد مفتوح يتطلب الدفع.