دليلك الشامل إلى نقاط الولاء في دفترة

يضمن لك تطبيق نقاط الولاء في دفترة الاحتفاظ بعملائك وتكوين علاقة طويلة المدى معهم، حيث يُمكنك من خلاله تقديم خصومات لهم وفقًا لقواعد خاصة تحددها أنت وتتحكم فيها بشكل كامل.

في هذا الموضوع نتعرف أولًا على المقصود بنقاط الولاء في دفترة، ثم نوضح بالشرح والأمثلة التطبيقية ما يأتي:

• تفعيل تطبيق نقاط الولاء.
• قواعد نقاط الولاء في دفترة.
• مُعامل تحويل نقاط الولاء.
• نقاط الولاء في الفواتير.
  • تحويل نقاط الولاء لخصم في الفاتورة.
  • الفاتورة المرتجعة المشتملة على نقاط ولاء.
• تتبع نقاط الولاء المكتسبة والمستهلكة.
• ميزات إضافية: تعديل وتعطيل وإعادة تفعيل وحذف قواعد الولاء.

نقاط الولاء في دفترة عبارة عن رصيد يُضاف إلى حساب العميل مقابل عمليات الشراء، فكلما أجرى العميل عملية شراء زادت نقاط ولائه بقدرٍ أنت الذي تحدده عندما تقوم بإضافة قواعد نقاط الولاء. هذا الرصيد المضاف إلى حساب العميل يمكن استبداله في عمليات الشراء كخصم على إجمالي المبلغ المستحق.

الخطوة الأولى لكي تبدأ في تطبيق نقاط الولاء لديك أن تقوم بعملية التفعيل، كل ما عليك فعله هو الضغط على “الإعدادات” من القائمة الرئيسية، ثم اختر “إدارة التطبيقات“.

ستظهر لك كافة التطبيقات المتاحة لدى حسابك على برنامج دفترة، علمًا بأن تطبيق نقاط الولاء متوافر فقط ضمن الباقة الشاملة، وليس متوافرًا في الباقتين الأساسية والمتقدمة.

والآن قم بتفعيل “تطبيق نقاط ولاء العملاء” الموجود ضمن إدارة المبيعات، ثم اضغط على “حفظ“، كما يظهر لك في الصورة التالية:

بذلك تكون قد فعّلت تطبيق نقاط ولاء العملاء بنجاح، لتبدأ في إضافة قواعد الولاء التي يتم من خلالها احتساب الأرصدة الإضافية وآلية الخصم.

قبل أن نبدأ في إيضاح كيفية إضافة قاعدة ولاء جديدة، نوضح لك في النقاط الثلاث الآتية الإجابة على سؤال: لماذا تحتاج إلى إضافة قاعدة ولاء جديدة؟

• لتحديد قيمة نقاط الأرصدة بالأموال لاستخدامها في الخصم على عمليات الشراء.
• لضبط حد أدنى لإجمالي قيمة الشراء التي يستطيع معها العميل اكتساب نقاط ولاء جديدة.
• لتحديد مدة بانتهائها لا يمكن للعميل الاستفادة من النقاط.

لإضافة قاعدة ولاء جديدة اضغط على “نقاط الولاء” من القائمة الرئيسية، ثم اختر “قواعد ولاء العملاء“، ثم اضغط على “أضف قاعدة ولاء” كما يظهر في الصورة التالية:

ابدأ الآن في ملء بيانات قاعدة الولاء الجديدة، وستكون في مثالنا التطبيقي “نقاط ولاء العملاء المميزين“، كما يأتي:

لكي نتمكن من استخدام “نقاط ولاء العملاء المميزين” في الحساب سنختار “نشط“، بينما في حالات أخرى كالرغبة في عدم تفعيل قاعدة الولاء نقوم باختيار “غير نشط“.

في حال كانت لدينا في الحساب عدة قواعد ولاء، مع اشتراك عميل في أكثر من واحدة، فسنحتاج إلى تحديد أولوية لتطبيق قاعدة دون أخرى بحيث لا يتم تطبيق قاعدتين معًا للعميل نفسه.

وفي هذه الحالة سنقوم بتعيين قيمة لكل قاعدة ولاء بحيث تكون القاعدة ذات القيمة الأكبر هي التي لها الأولوية في التطبيق إذا اشتركت مع قاعدة ولاء أخرى.

ولأن لدينا في مثالنا التطبيقي قاعدة ولاء تجريبية بالإضافة إلى “نقاط ولاء العملاء المميزين” فسنحدد قيمة أولوية “1” لقاعدة الولاء التجريبية، في حين تم تحديد قيمة أولوية “2” لـ “نقاط ولاء العملاء المميزين” كما يظهر في الصورة:

في هذا الخيار يمكننا الاختيار بين تحديد تصنيف معين من تصنيفات العملاء لدينا أو تطبيق قاعدة الولاء على كافة عملائنا بعدم تحديد تصنيف وترك هذه الخانة فارغة.

وفي مثالنا سنقوم بتحديد “تصنيف العملاء المميزين” ليتمتعوا بميزات “نقاط ولاء العملاء المميزين“، وذلك كما في الصورة التالية:

في هذه الخانة عليك بتحديد القدر من المال الذي ينبغي للعميل سداده عند الشراء لكي يحصل على نقطة ولاء واحدة. فمثلًا يمكنك تحديد قيمة 0.5 جنيه للحصول على نقطة ولاء واحدة، فعندما يقوم العميل بالشراء بقيمة 100 جنيه يحصل على 50 نقطة ولاء يستخدمها فيما بعد كخصم في عمليات الشراء اللاحقة.

وفي مثالنا الخاص بـ “نقاط ولاء العملاء المميزين” سنحدد معامل جمع الرصيد بـ 10 جنيهات، فعندما ينجح العميل في الشراء بقيمة 10 جنيهات يحصل على نقطة ولاء واحدة، وسنرى تأثير ذلك على فواتير البيع التي سنقوم بإنشائها للعملاء ضمن “تصنيف العملاء المميزين“.

يمكنك أن تضع حدًا أدنى لإجمالي قيمة الشراء التي يستطيع معها العميل اكتساب نقاط ولاء جديدة، فمثلًا إذا حددت قيمة 300 جنيه كحدٍ أدنى واشترى العميل منك بقيمة 290 جنيهًا فلن يتمكن من الحصول على نقاط ولاء إضافية.

ويتيح لك برنامج دفترة حرية الاختيار بين تحديد حدٍ أدنى أو لا، فإذا لم تكن ترغب في إضافة حدٍ أدنى يمكن ترك هذه الخانة فارغة. وفي مثالنا هذا سنقوم بتعيين حدٍ أدنى للصرف وهو 500 جنيه كما يظهر في الصورة التالية:

يمكنك تحديد مدةً -بالأيام أو الشهور أو السنين- من تاريخ اكتساب العميل لنقاط الولاء، بانتهاء هذه المدة لا يمكن أن يستفيد العميل من النقاط، كأن تحدد 100 يومٍ أو 5 أشهر أو 3 سنوات، أو أن تختار “لا تنتهي صلاحيته” في حال الرغبة في تفعيل قاعدة الولاء هذه بشكل دائم.

وفي “نقاط ولاء العملاء المميزين” سنحدد مدة 3 أشهر كمدة صلاحية للنقاط، وذلك كما يظهر في الصورة:

بعد ملء هذه البيانات كافة نضغط على “حفظ“.

ولتعيين معامل تحويل نقاط الولاء، قم بالضغط على “نقاط الولاء” من القائمة الرئيسية، ثم “الإعدادات“، ثم ابدأ في ملء الخانتين اللتين تظهران أمامك كما في الصورة التالية:

نوع رصيد ولاء العميل: سنختار بطبيعة الحال “نقاط الولاء” بما أننا نقوم حاليًا بإعداد تطبيق نقاط الولاء في الحساب. وبشكلٍ عام يتيح لك النظام -فيما يخص تحديد نوع الرصيد- الاختيار بين “نقاط الولاء” أو “مبلغ مالي مقابل شحن رصيد“.

معامل التحويل: في هذه الخانة قم بإدخال القيمة من المال التي تساوي نقطة الولاء الواحدة، بحيث يحصل العميل عند كل عملية شراء جديدة على خصم بناء على ما لديه من نقاط ولاء.

وسنحدد -تطبيقًا على مثالنا التوضيحي- معامل تحويل بقيمة 1 جنيه. بمعنى أن العميل الذي يمتلك 10 نقاط سيتمكن من الحصول على خصم 10 جنيهات، وسنرى تأثير ذلك على الفواتير لاحقًا.

نقاط الولاء المكتسبة هي التي تمكن العميل من الحصول عليها مقابل إجراء عمليات الشراء.

نقاط الولاء المستهلكة هي التي استفاد منها العميل في الحصول على خصومات على عمليات الشراء اللاحقة.

يمكنك تتبع نقاط الولاء لدى كل عميل لديك عن كل عملية شراء قام بها، مع ذكر حالة النقاط ومقدار الاستهلاك.

فإذا أردنا أن نتتبع نقاط الولاء المكتسبة لدى عملائنا نضغط على “النقاط والأرصدة” من القائمة الرئيسية، ثم “إدارة شحن الأرصدة” وستظهر لنا لوحة التتبع، مع إمكانية تصفية النتائج وفقًا للبيانات التالية:

• العميل: يمكنك البحث عن عميل معين لديك واستعراض تاريخ نقاط الولاء التي اكتسبها وحالتها.
• نوع الرصيد: كما سبقت الإشارة إليه، هناك نوعان من الرصيد المضاف إما أن يكون مقابل مبلغ مالي أو نقاط ولاء مقابل عمليات الشراء، ويتيح لك النظام الاختيار بين الأمرين لتصفية البحث.
• الحالة: تكتسب نقاط الولاء واحدة من أربع صفات: متاحة، مستهلكة، منتهية، موقوفة. وبيان كلٍ منها كالآتي:
  • متاحة: أي أن العميل لديه نقاط ولاء مع إمكانية استخدامها كخصم على عمليات الشراء اللاحقة دون أي مانع.
  • مستهلكة: أي أن العميل قد استهلك كل ما لديه من نقاط ولاء.
  • منتهية: سبق وأوضحنا أنه بإمكانك تحديد مدة صلاحية لنقاط الولاء بمجرد انقضائها لا تكون النقاط صالحة للاستخدام.
  • موقوفة: يتيح برنامج دفترة لك إمكانية إيقاف رصيد العميل من نقاط الولاء، وبالتالي يتم تعليق كافة الإجراءات ذات الصلة.
• مدة صلاحية نقاط الولاء: يمكنك كذلك تصفية نقاط الولاء عن طريق مدة صلاحيتها سواءً من تاريخ البدء أو الانتهاء.

نضغط على النقاط الثلاث يسار أي عملية اكتساب نودّ تتبعها < … > ، ثم نختار “عرض” كالآتي:

ظهرت لنا لوحة التتبع كما في الصورة الآتية. وكما نرى فهي مشتملةً على مقدار الاستهلاك وصلاحية النقاط المتبقية والفاتورة التي تم الخصم منها، بالإضافة إلى أي نشاطات أخرى.

يوفر لك دفترة لوحة تحكم خاصة بتتبع استهلاك نقاط ولاء عملائك، لتكون متابعًا لمقدار الخصومات التي تتم مقابل نقاط الولاء.

ولكي تقوم بذلك، اضغط على “النقاط والأرصدة” من القائمة الرئيسية، ثم اضغط على “إدارة استهلاك الأرصدة“، حيث ستظهر لنا لوحة إدارة نقاط الولاء المستهلكة، مع إمكانية تصفية النتائج وفقًا للبيانات التالية:

• العميل: يمكنك البحث عن عميل معين لديك واستعراض تاريخ نقاط الولاء التي اكتسبها وحالتها.
• نوع الرصيد: كما سبقت الإشارة إليه، هناك نوعان من الرصيد المضاف إما أن يكون مقابل مبلغ مالي أو نقاط ولاء مقابل عمليات الشراء، ويتيح لك النظام الاختيار بين الأمرين لتصفية البحث.
• تاريخ اكتساب نقاط الولاء: يمكنك كذلك تصفية نقاط الولاء عن طريق تاريخ اكتساب العميل لنقاط الولاء.

وكذلك يمكننا البحث باسم الرصيد أو الرقم التعريفي له كما في الصورة التالية:

بعد التصفية واستعراض نتائج البحث، نختار عملية استهلاك لاستعراض كافة تفاصيلها بالضغط على النقاط الثلاث يسار العلمية < … > ، واختيار “عرض“.

يمكنك تعديل أي قاعدة ولاء لديك في أي وقت، بالضغط على “نقاط الولاء” من القائمة الرئيسية، ثم اختيار “قواعد ولاء العملاء“.

حدد قاعدة الولاء المراد تعديلها من بين قواعد الولاء المتاحة، ثم اضغط على النقاط الثلاث يسار العلمية < … > ، واختر “تعديل“، كما يظهر في الصورة التالية:

قم بإجراء التعديل، ثم اضغط على “حفظ“.

قد تحتاج إلى تعطيل قاعدة الولاء في حال رغبت في الاحتفاظ بها مع إيقاف العمل بها مؤقتًا. كأن تكون قاعدة الولاء خاصة بموسم معين، أو بعملاء معينين أو لأي سبب آخر.

كل ما عليك فعله لتعطيل العمل بقاعدة الولاء هو الضغط على “نقاط الولاء” من القائمة الرئيسية، ثم اختر “قواعد ولاء العملاء.

حدد قاعدة الولاء المراد تعطيلها من بين قواعد الولاء المتاحة، ثم اضغط على النقاط الثلاث يسار العلمية < … > ، واختر “تعديل“، كما يظهر في الصورة التالية:

في لوحة التحكم بقاعدة الولاء، قم بتحويل الحالة من “نشط” إلى “غير نشط” كما يظهر في الصورة التالية:

لحذف قاعدة ولاء نهائيًا كل ما عليك فعله هو الضغط على “نقاط الولاء” من القائمة الرئيسية، ثم اختر “قواعد ولاء العملاء“.

حدد قاعدة الولاء المراد حذفها من بين قواعد الولاء المتاحة، ثم اضغط على النقاط الثلاث يسار العلمية < … > ، واختر “حذف“، كما يظهر في الصورة التالية:

ستظهر لك رسالة تأكيدية كما يظهر في الصورة التالية، اضغط “نعم” في حال كنت متأكدًا من رغبتك في حذف قاعدة الولاء نهائيًا.

نأتي الآن إلى طريقة تطبيق خصم نقاط الولاء على فواتير المبيعات التي تقوم بإنشائها لعملائك. وذلك بعد إضافة قاعدة الولاء وتحديد العملاء، وبعد تحديد قيمة نقطة الولاء الواحدة مقابل العملة المالية.

ولإنشاء فاتورة مبيعات لعميل يمتلك نقاط ولاء نضغط أولًا على “المبيعات” من القائمة الرئيسية، ثم نضغط على “إنشاء فاتورة“.

فإذا بدأنا في إنشاء فاتورة مبيعات واخترنا العميل “مازن” -وهو موجود ضمن “تصنيف العملاء المميزين“- فسيظهر لنا تلقائيًا في القسم الخاص بـ بيانات العميل في شاشة الفاتورة أن لديه 136.8 نقطة ولاء، وذلك كما هو موضح في الصورة التالية:

نقوم بتحديد البند: “نظارات شمسية” التي سعر الوحدة منها 100، والكمية: “1“

وفي حقل “الخصم والتسوية” نحدد عدد نقاط ليستهلكها العميل “مازن” في الخصم على هذه الفاتورة، ولْيكن “20” نقطة. وذلك كما هو موضح في الصورة:

بمجرد تحديد عدد نقاط الولاء التي يستهلكها العميل كخصم سيظهر تأثير ذلك مباشرة على الفاتورة كما هو موضح بالصورة التالية. علمًا بأننا قد قمنا بتحديد قيمة معامل تحويل نقاط الولاء بـ”1“، لذلك سيكون الخصم بقيمة 20 جنيهًا.

وبعد الانتهاء من ملء كافة بيانات الفاتورة اضغط على “حفظ دون طباعة” أو “حفظ وطباعة“.