دليل الدفعات المقدمة

الدفعة المقدمة هي مبلغ يتم استلامه من العميل قبل تسليم البضائع أو إصدار فاتورة مبيعات. يمكن استخدام هذه الدفعة لتغطية فاتورة واحدة أو عدة فواتير مستقبلية. كما يمكن ربط فاتورة مبيعات واحدة بعدة دفعات مقدمة، مما يوفّر مرونة في إدارة التحصيلات والربط المحاسبي.

يجب أولاً التأكد من تفعيل تطبيق “الفاتورة الإلكترونية السعودية” من خلال قسم إدارة التطبيقات داخل البرنامج.

من القائمة الرئيسية اضغط على “الإعدادات“, ثم اضغط على “إدارة التطبيقات“, اضغط على زر تفعيل الفاتورة الإلكترونية السعودية, ثم اضغط على زر “حفظ“.

ثم من القائمة الرئيسية اضغط على “المبيعات“, و من القائمة المنسدلة اضغط “الإعدادات“.

قم بتفعيل الزر بجانب “دفعة مقدمة“.

من القائمة الرئيسية، اضغط على “المبيعات”، ثم من القائمة المنسدلة اختر “إدارة الفواتير”.

اضغط على السهم الموجود بجانب زر “إضافة”، ثم اختر “فاتورة دفعة مقدمة جديدة”.

تشبه فاتورة الدفعة المقدمة فاتورة المبيعات من حيث طريقة الإدخال.
قم بإدخال نفس البيانات الأساسية مثل:

• اسم العميل
• اسم المنتج أو الخدمة (البند)
• سعر الوحدة

مع إمكانية إضافة ملاحظات أو مستندات مرفقة عند الحاجة.
يرجى ملاحظة أنه لا يمكن تعديل أيقونة “مدفوع بالفعل”، حيث أن هذه الفاتورة تمثل دفعة تم استلامها مسبقًا من العميل وتم تسجيلها بالفعل في الخزينة.

بعد الانتهاء من إدخال البيانات، اضغط على “حفظ” لإصدار الفاتورة.

بعد الحفظ يتم إصدار فاتورة دفعة مقدمة بنجاح. كما موضح ادناه يظهرشريط أدوات الفاتورة و يحتوي على:

• تعديل: يتيح تعديل بيانات الفاتورة قبل إصدارها النهائي (غير متاح بعد إرسال الفاتورة إلكترونيًا وفق نظام الفوترة السعودي).

• طباعة: لطباعة نسخة ورقية من الفاتورة بصيغة رسمية.

• PDF: لتحميل نسخة من الفاتورة بصيغة PDF، تصلح للحفظ أو الإرسال.

• قسائم: يعرض أو يضيف القسائم المرتبطة بهذه الفاتورة (مثل سندات القبض أو الدفع).

• أضف اتفاقية تقسيط: لإنشاء خطة تقسيط خاصة بالمبلغ الإجمالي للفاتورة، وتحديد دفعات مجدولة.

• أضف فاتورة مبيعات: يسمح بربط أو إنشاء فاتورة مبيعات بناءً على الدفعة المقدمة، في حال لم يتم ربطها سابقًا.

• أرسل عبر: يقدم خيارات إرسال الفاتورة للعميل عبر البريد الإلكتروني أو وسائل أخرى متاحة في النظام.

• خيارات أخرى: تحتوي على مجموعة من الأدوات المفيدة:

• إضافة ملاحظة أو مرفق: يمكن إرفاق مستندات أو كتابة ملاحظات داخل الفاتورة.

• ترتيب موعد: لإنشاء تذكير أو جدول زمني متعلق بالفاتورة.

• نسخ: لإنشاء نسخة مطابقة من الفاتورة الحالية.حذف: لحذف الفاتورة (قبل إرسالها الإلكتروني فقط).

• مرتجع (إنشاء إشعار دائن): في حال وجود تعديل على الفاتورة بعد إصدارها، يتم إنشاء إشعار دائن لإلغاء أو تعديل جزء من الفاتورة وفقًا لمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة.

عند استلام دفعة مقدمة من العميل، يتم تسجيل قيد يومية يعكس عملية الاستلام النقدي وتخصيص المبلغ بشكل مناسب

في الحسابات المالية.

الطرف المدين:
يتم تسجيل المبلغ بالكامل في حساب الخزينة الاساسى.

الطرف الدائن:
يتم تقسيم المبلغ المستلم إلى جزئين:

الجزء الأول يُسجل في حساب الدفعات المقدمة للعميل، لأنه يمثل مبلغًا دفعه العميل مقابل خدمة أو منتج لم يتم تسليمه بعد.

الجزء الثاني يُسجل في حساب ضريبة القيمة المضافة لأنه يمثل الضريبة المستحقة على المبلغ المدفوع مقدمًا.

عند إنشاء فاتورة مبيعات عادية، يمكنك استخدام الدفعات المقدمة التي سبق للعميل سدادها لتسوية قيمة الفاتورة، وذلك من خلال توزيع مبلغ الدفعة المقدمة على الفاتورة بالطريقة التالية:

أولًا قم بإنشاء فاتورة المبيعات وتأكد من اختيار نفس العميل الذي لديه دفعات مقدمة مسجلة مسبقًا في النظام.

من أسفل شاشة إنشاء الفاتورة، فعّل زر “الدفعات المقدمة“، ليظهر لك جدول يحتوي على الخانات التالية:

• فاتورة دفعة مقدمة: الرقم المرجعي لفاتورة الدفعة المقدمة التي سبق إصدارها للعميل.

• Unsettled Amount (المبلغ غير المستخدم): هو الرصيد المتبقي من الدفعة المقدمة، والذي لم يتم استخدامه بعد في أي فواتير.

• المبلغ: هو المبلغ الذي ترغب في استخدامه من الدفعة لتسديد جزء أو كامل قيمة الفاتورة الحالية. يمكن تعديله يدويًا حسب الحاجة.

• إجمالي المدفوع: مجموع ما تم تطبيقه على الفاتورة من دفعات مقدمة (يظهر أسفل الجدول).

• متبقي: الفرق بين إجمالي الفاتورة والمبلغ المسدد من الدفعات المقدمة، ويُظهر باللون الأخضر إن تم تسديد كامل الفاتورة .

بمجرد حفظ الفاتورة، تتحول حالة الفاتورة تلقائيًا إلى “مدفوعة” كما يصدر عن الفاتورة قيد اليومية و قيد تكلفة المبيعات.

  من القائمة الرئيسية اضغط على “إدارة الفواتير” من القائمة المنسدلة عن المبيعات. ثم اختر فاتورة حالتها “غير مدفوعة“.

من شريط الأدوات، اضغط على زر “توزيع الدفعة المقدمة”.

تُعرض بيانات جدول توزيع الدفعة المقدمة بالشكل التالي:

• فاتورة دفعة مقدمة: تعرض رقم فاتورة الدفعة المقدمة المتاحة للعميل والتي يمكن استخدامها لسداد الفاتورة الحالية.
• الرصيد غير المسوّى: يمثل الجزء المتبقي من الدفعة المقدمة الذي لم يتم تخصيصه أو استخدامه في فواتير أخرى، وهو المبلغ المتاح للتوزيع.
• المبلغ: هو الجزء الذي تختاره لتوزيعه من الرصيد غير المسوّى على الفاتورة الحالية، ويمكنك إدخال المبلغ يدويًا بناءً على احتياج الفاتورة.
• المبلغ غير المدفوع على الفاتورة: يعرض القيمة المتبقية المستحقة على الفاتورة قبل خصم الدفعة المقدمة، ليساعدك في تحديد مقدار ما يمكن تغطيته.
• إضافة: تستخدم هذه الأداة لإضافة دفعة مقدمة أخرى من نفس العميل، في حال كان لديه أكثر من دفعة مقدمة متاحة وتريد توزيعها جميعًا على نفس الفاتورة.

اضغط على زر ‘حفظ‘، وستجد أن حالة الفاتورة قد تم تحديثها تلقائيًا إلى ‘مدفوعة‘، وذلك بعد توزيع الدفعة المقدمة عليها.

من القائمة الرئيسية، توجه إلى “المبيعات“، ثم اختر “إدارة الفواتير” من القائمة المنسدلة.
ثم حدد فاتورة الدفعة المقدمة من قائمة الفواتير واضغط عليها .

من شريط الأدوات اعلى الفاتورة اضغط على “أضف فاتورة مبيعات“.

ادخل البيانات التالية لتعيين الفاتورة للدفعة المقدمة:

• فاتورة البيع: الفاتورة التي سيتم ربطها أو تسويتها مع دفعة مقدمة موجودة.

• الرصيد غير المسوى: المبلغ المتبقي من الدفعة المقدمة ولم يتم استخدامه بعد في أي فاتورة.

• المبلغ: القيمة التي ترغب في تسويتها من الدفعة المقدمة مع فاتورة البيع المحددة.

• المبلغ غير المسوى على فاتورة الدفعة المقدمة: الجزء المتبقي من فاتورة الدفعة المقدمة بعد تسوية بعض المبالغ منها مسبقًا.

بعد العودة إلى “إدارة الفواتير“، ستلاحظ ما يلي:

• تحوّلت حالة فاتورة المبيعات إلى “مدفوعة”، مما يشير إلى أنه تم سداد قيمتها بالكامل باستخدام الدفعة المقدمة.

تم تحديث فاتورة الدفعة المقدمة بحيث تُعرض على النحو التالي:

• المبلغ الكامل: يمثل إجمالي قيمة الدفعة التي قام العميل بدفعها مسبقًا.
• المبلغ غير المسوّى: هو الجزء المتبقي من الدفعة المقدمة، والذي لم يُستخدم بعد في تسوية أي فاتورة أخرى، ويمكن استخدامه لاحقًا.