تسوية عهدة الموظف من خلال فاتورة مشتريات

الصلاحيات

• صلاحية إضافة عهدة موظف و تعديل عهدة موظف: مطلوبة للوصول إلى شاشتي إضافة وتعديل التسوية.

إضافة تسوية عبر فاتورة مشتريات

خطوات الإضافة

• من القائمة الرئيسية، اضغط على المالية، ثم اختر عهد الموظفين.
• اضغط على عهدة الموظف المطلوبة، ومن شريط الإجراءات، اضغط على إضافة تسوية.
• من شاشة إضافة تسوية، اختر فاتورة شراء من القائمة المنسدلة “التسوية عبر” (بدلاً من الخيار الافتراضي “حساب“).
• عند اختيار هذا الخيار، تتحول خانة المرجع من قائمة الحسابات الدفترية إلى قائمة منسدلة لفواتير المشتريات، تعرض رقم الفاتورة واسم المورّد، ويمكن البحث فيها بأي منهما.
• أدخل المبلغ المطلوب تسويته من الفاتورة المختارة.
• اضغط حفظ لإتمام التسوية.

محتوى قائمة فواتير المشتريات

• تظهر فقط الفواتير بحالة غير مدفوعة أو مدفوعة جزئيًا؛ أما الفواتير المدفوعة بالكامل فلا تظهر ضمن الخيارات.
• في حال تفعيل تطبيق الفروع، تُعرض الفواتير ضمن نطاق الفروع المتاحة للمستخدم الحالي فقط.
• إذا لم تتوفر أي فواتير مؤهلة، تظهر رسالة: “لا توجد فواتير مشتريات غير مدفوعة.”
• أسفل الفاتورة المختارة، يظهر: “المتبقي: [المبلغ] [العملة]”، لتوضيح الرصيد المتبقي على تلك الفاتورة.

ملاحظة: في حال تفعيل خيار “الدفع التلقائي لفواتير المشتريات” من الإعدادات، يُخفى خيار “فاتورة مشتريات” تلقائيًا من قائمة “التسوية عبر” دون أي تنبيه.

قواعد التحقق من المبلغ

• حقل المبلغ مطلوب، ويجب أن يكون رقمًا أكبر من صفر.
• يجب ألا يتجاوز المبلغ المُدخل الرصيد المتبقي على الفاتورة المختارة؛ وإلا تظهر رسالة: “المبلغ يتجاوز الرصيد غير المسدد لهذه الفاتورة.”

كيف يعمل النظام عند الحفظ

عند حفظ التسوية عبر فاتورة مشتريات، ينفّذ النظام تلقائيًا ما يلي:

• إنشاء سجل دفعة على فاتورة المشتريات:
  • طريقة الدفع: عهدة موظف.
  • المرجع: كود العهدة.
  • هذه الدفعة تكون للقراءة فقط من جهة فاتورة المشتريات، ولا يمكن تعديلها أو حذفها مباشرة من هناك.
• تحديث حالة الفاتورة تلقائيًا:
  • إذا كان المبلغ يساوي كامل الرصيد المتبقي: تتحول الحالة إلى مدفوعة.
  • إذا كان المبلغ أقل من الرصيد المتبقي: تتحول الحالة إلى مدفوعة جزئيًا.
• إنشاء قيد محاسبي تلقائي:
  • مدين: حساب الدائنون (المورّد المرتبط بالفاتورة).
  • دائن: حساب سلف الموظفين (المرتبط بالعهدة).
  • الوصف: “تسوية عهدة – فاتورة مشتريات #[رقم الفاتورة]”.
• تحديث الرصيد الحالي المتبقي للعهدة والرصيد بعد التسوية مباشرة على الشاشة.
• عرض رسالة نجاح: “تم حفظ التسوية بنجاح.”

تعديل تسوية عبر فاتورة مشتريات

• تحتوي شاشة التعديل على نفس الحقول والسلوك الموجود في شاشة الإضافة، مع تعبئة القيم المحفوظة مسبقًا.
• إذا كانت الفاتورة المرتبطة مدفوعة بالكامل: يصبح الصف للقراءة فقط، وتُقفل حقول “التسوية عبر” و”المرجع” و”المبلغ”. لا يمكن تعديل هذه الحقول إلا بعد التراجع عن دفعة الفاتورة عبر إنشاء مرتجع مشتريات.
• إذا كانت الفاتورة المرتبطة مدفوعة جزئيًا: يبقى الصف قابلاً للتعديل، وأي تغيير في المبلغ يُحدِّث الدفعة على الفاتورة والقيد المحاسبي المرتبط بها تلقائيًا.

عرض التسويات في القائمة والتفاصيل

قائمة التسويات

• يظهر عمود “التسوية عن طريق” في جدول قائمة التسويات، موضحًا الخيار المختار لكل صف: حساب أو فاتورة مشتريات.
• يعرض عمود “المرجع” اسم الحساب (لصفوف “حساب”) أو رقم الفاتورة (لصفوف “فاتورة مشتريات”).

تفاصيل التسوية

• تعرض شاشة التفاصيل جميع صفوف التسوية بقيم “التسوية عبر” و”المرجع” الخاصة بها.
• صفوف الحساب: يظهر حقل المرجع كنص عادي (اسم الحساب)، كالسلوك الحالي.
• صفوف فاتورة المشتريات: يظهر رقم الفاتورة كرابط قابل للنقر، يفتح شاشة عرض فاتورة المشتريات (وفقًا لصلاحية عرض الفواتير الخاصة بالمستخدم).

حذف صف تسوية (التسوية عبر = فاتورة مشتريات)

• إذا كانت الفاتورة المرتبطة مدفوعة جزئيًا أو بالكامل: يُسمح بالحذف. عند الحذف، يتم تلقائيًا:
  • عكس الدفعة المسجّلة على الفاتورة.
  • عكس القيد المحاسبي المرتبط.
  • إعادة حالة الفاتورة إلى ما كانت عليه.
  • استعادة رصيد العهدة.

حالة مرتجع المشتريات

في حال إنشاء مرتجع مشتريات على فاتورة تم سدادها عبر تسوية عهدة، تتم معالجة المرتجع بشكل طبيعي من خلال وحدة المشتريات، دون التأثير على صف تسوية العهدة نفسه. يعود المبلغ المسترد إلى الخزينة المرتبطة أصلًا بالعهدة.

ملاحظات

• لا يمكن تعديل أو حذف دفعة العهدة من داخل شاشة فاتورة المشتريات؛ وفي حال محاولة ذلك، يُوجَّه المستخدم للانتقال إلى وحدة التسويات لإجراء التعديل من المصدر.
• يُنشأ القيد المحاسبي بشكل طبيعي كأي تسوية أخرى فور حفظ التسوية.