إدارة طرق الدفع على الحساب

من صفحة طرق الدفع تتحكم في وسائل الدفع التي تظهر عند تسجيل المدفوعات في الفواتير وفي بوابة العميل: تفعيلها وإيقافها، واختيار الطريقة الافتراضية، وربط كل طريقة بخزينة، وحساب مصاريف الدفع وضريبتها، وإضافة وسائل دفع مخصصة، وإعداد بوابات الدفع الإلكتروني. ويشرح هذا الدليل أيضًا طريقة استخدام نفس طريقة الدفع في أكثر من فرع مع إيداع مبالغ كل فرع في خزينته.

أنواع طرق الدفع

تُعرض طرق الدفع في الصفحة على شكل بطاقات مجمعة في ثلاث فئات:

في كل بطاقة: مفتاح التفعيل، ونجمة افتراضي، ورابط إدارة لفتح إعداداتها.

تفعيل طريقة الدفع وتحديد الافتراضية

1. اضغط الإعدادات من القائمة الرئيسية، ثم طرق الدفع.
2. شغّل مفتاح التفعيل في بطاقة طريقة الدفع؛ تُفتح نافذة إعداداتها لتراجعها وتحفظها.
3. لجعل الطريقة هي الاختيار الافتراضي في نماذج الدفع اضغط النجمة افتراضي في بطاقتها.
4. اضغط حفظ أسفل الصفحة؛ تظهر رسالة تم حفظ خيارات الدفع.

• الطريقة غير النشطة لا تظهر في شاشات تسجيل الدفع، ولا يمكن جعلها افتراضية (تُعطَّل النجمة عند إيقافها).
• يُسمح بطريقة افتراضية واحدة فقط؛ اختيار نجمة جديدة يلغي السابقة.
• تُستخدم الطريقة الافتراضية تلقائيًا عند إضافة دفعة في الفاتورة والدفعة المقدمة والإشعارات الدائنة والمدينة والمرتجعات وصفحة الدفع، وفي صفحة دفع العميل أونلاين.

إعدادات طريقة الدفع

اضغط إدارة في بطاقة الطريقة لفتح نافذة إعدادات، وفيها:

مصاريف الدفع

تستخدم مصاريف الدفع لتسجيل عمولات البنوك وبوابات الدفع تلقائيًا. عند اختيار حساب تظهر الحقول التالية:

محاسبيًا: يُسجَّل مبلغ العمولة في حساب مصاريف الدفع (ضمن المصروفات، بحساب خاص لكل طريقة دفع)، وضريبة العمولة في حساب الضريبة، ويُخفَّض المبلغ المودع في الخزينة بقيمة العمولة وضريبتها.

إضافة وسيلة دفع مخصصة

1. في صفحة طرق الدفع اضغط إضافة وسيلة دفع مخصصة.
2. اكتب الاسم، ويمكنك إضافة التعليمات.
3. حدد التفعيل للعملاء على الآنترنت.
4. اختر الخزينة الافتراضية واضبط مصاريف الدفع إن وجدت.
5. حدد الحالة: نشط أو غير نشط، ثم احفظ.

• الاسم مطلوب، ولا يمكن تكرار اسم وسيلة دفع موجودة.
• لا يمكن استخدام اسم وسيلة دفع من وسائل النظام نفسها؛ أضف كلمة قبل الاسم أو بعده (مثل «نقدي – فرع جدة»).

تعديل وسيلة الدفع وحذفها

• كل الطرق تُعدَّل إعداداتها من إدارة، أما الاسم فيُعدَّل للوسائل المخصصة فقط.
• الحذف متاح للوسائل المخصصة فقط من أيقونة الحذف في نافذتها، مع رسالة تأكيد هل أنت متأكد من حذف وسيلة الدفع؟.
• لا يمكن حذف وسيلة دفع مستخدمة في أي دفعة مسجلة؛ أوقفها بدلًا من ذلك.
• لا يمكن حذف وسائل الدفع اليدوية ولا بوابات الدفع الإلكتروني؛ يمكن إيقافها فقط.

بوابات الدفع الإلكتروني

1. في فئة وسائل الدفع الاونلاين اضغط إدارة في بطاقة البوابة.
2. أدخل بيانات الربط التي حصلت عليها من مزود الخدمة (مثل المفتاح السري أو معرّف التاجر). بعض البوابات بها زر إختبر الإتصال للتحقق قبل الحفظ، وبعضها يُربط بتسجيل الدخول في حساب المزود.
3. اختر الخزينة ومصاريف الدفع، ثم فعّل البوابة واحفظ.

• تظهر البوابات المناسبة لدولة حسابك فقط (مثل تابي في السعودية).
• تظهر البوابة النشطة للعميل في صفحة دفع الفاتورة ببوابة العميل.
• الحقول الإجبارية في بيانات الربط تُظهر رسالة «… مطلوب بشكل إجباري» إذا تُركت فارغة.

استخدام طريقة الدفع في أكثر من فرع

طرق الدفع على مستوى الحساب كله، وليس لكل فرع: نفس الطرق تظهر في كل الفروع، ولكل طريقة خزينة افتراضية واحدة، ولا يوجد إعداد لربط طريقة الدفع بفروع محددة. لكن الخزينة التي تُودع فيها دفعة يسجلها الموظف تُحدَّد حسب صلاحياته على الخزائن، وبهذا يمكنك جعل كل فرع يودع في خزينته.

كيف تُحدَّد خزينة الإيداع عند تسجيل الموظف دفعة

1. إذا كان للموظف صلاحية إيداع في الخزينة الافتراضية لطريقة الدفع، تُودع الدفعة فيها.
2. وإلا تُودع في الخزينة الافتراضية للموظف نفسه.
3. وإلا في الخزينة الرئيسية إذا كان له صلاحية الإيداع فيها.
4. وإلا في أول خزينة له صلاحية الإيداع فيها.
5. إذا لم تُضبط له أي صلاحيات على الخزائن تُودع في الخزينة الرئيسية.

الإعداد المقترح: طريقة دفع واحدة وخزينة لكل فرع

1. أنشئ خزينة لكل فرع من الخزائن والحسابات البنكية.
2. في صلاحيات كل خزينة، امنح صلاحية إيداع لموظفي هذا الفرع فقط باختيار فرع محدد (أو موظف محدد / دور وظيفي محدد).
3. من إعدادات المالية ← خزائن الموظفين، حدد لكل موظف الخزينة الافتراضية = خزينة فرعه.
4. اجعل الخزينة الافتراضية لطريقة الدفع في طرق الدفع هي الخزينة الرئيسية للإدارة، مع قصر صلاحية الإيداع فيها على موظفي الإدارة؛ فتنتقل دفعات موظفي كل فرع تلقائيًا إلى خزينة فرعهم.

حل بديل: وسيلة دفع مخصصة لكل فرع

أضف وسيلة دفع مخصصة لكل فرع (مثل «نقدي – فرع جدة» و«نقدي – فرع الرياض») واربط كلًا منها بخزينة فرعها. هذا يجعل التقارير تُظهر طريقة الدفع حسب الفرع، لكن كل الوسائل ستظهر في جميع الفروع، فيجب أن يختار الموظف وسيلة فرعه بنفسه.

طرق الدفع في نقاط البيع

• نقاط البيع تستخدم نفس طرق الدفع النشطة، وتختار منها الطرق التي تظهر في شاشة البيع والطريقة الافتراضية من تهيئة نقاط البيع (الطريقة الافتراضية في نقاط البيع مستقلة عن الطريقة الافتراضية هنا).
• أثناء الجلسة تُسجَّل المدفوعات على عهدة موظف الجلسة، وعند تأكيد إغلاق الجلسة تُحوَّل: النقدية إلى الخزينة التي تختارها، وباقي الطرق إلى الخزينة الافتراضية لكل طريقة حسب صلاحيات موظف الجلسة على الخزائن.
• مصاريف الدفع تُطبق على مدفوعات نقاط البيع عند إغلاق الجلسة.

رسائل الخطأ وحلولها

ملاحظات مهمة

• إيقاف طريقة دفع لا يؤثر في المدفوعات المسجلة بها سابقًا.
• إذا تغيّرت الخزينة الافتراضية لطريقة الدفع فإنها تُطبق على المدفوعات الجديدة فقط.
• عند إغلاق نافذة الإعدادات دون حفظ تظهر رسالة التغييرات التى قمت بها لم يتم حفظها بعد..

أسئلة شائعة

كيف أربط طريقة الدفع بأكثر من فرع؟

طرق الدفع مشتركة بين كل الفروع تلقائيًا. ولإيداع مبالغ كل فرع في خزينته، خصص خزينة لكل فرع بصلاحية إيداع لموظفيه، واجعلها الخزينة الافتراضية لهم، كما في قسم استخدام طريقة الدفع في أكثر من فرع.

هل يمكن إخفاء طريقة دفع عن فرع معين؟

لا؛ لا يوجد إعداد لإظهار طريقة الدفع لفروع محددة. يمكنك إيقافها للجميع، أو استخدام وسائل دفع مخصصة بأسماء الفروع.

لماذا أُودعت الدفعة في خزينة غير الخزينة المحددة لطريقة الدفع؟

لأن الموظف الذي سجلها ليس له صلاحية إيداع في تلك الخزينة، فتنتقل إلى خزينته الافتراضية أو الخزينة الرئيسية أو أول خزينة مسموح له بها.

لماذا لا تظهر طريقة الدفع للعميل في بوابة العميل؟

تأكد أن الطريقة نشطة وأن التفعيل للعملاء على الآنترنت = مفعّل.

هل يتغير خصم العمولة في المدفوعات القديمة إذا عدّلت مصاريف الدفع؟

لا؛ تُطبق الإعدادات الجديدة على المدفوعات الجديدة فقط.