الترقيم التسلسلي للنماذج: اضافة البادئة ورقم البداية

يُعطي دفترة كل فاتورة وعميل ومنتج ومستند رقمًا تلقائيًا حسب قواعد تضبطها أنت، مثل البادئة INV وطول الرقم ورقم البداية. يشرح هذا الدليل إعدادات الترقيم التلقائي لكل نوع من المستندات، ومتغيرات البادئة مثل السنة والشهر، والسماح بتعديل الرقم يدويًا، ومتى يُستهلك الرقم، ولماذا قد تظهر الأرقام غير متتالية.

فتح إعدادات الترقيم

• مباشرة من إعدادات الترقيم التلقائي.
• أو من الإعدادات ← إعدادات الترقيم المتسلسل.
• أو من زر الترقيم في إعدادات الفواتير أو عروض الأسعار أو أوامر البيع أو المخزون.

في القائمة الجانبية للصفحة تظهر المستندات مقسمة حسب الوحدة، مثل المبيعات والمخزون و المشتريات والحسابات العامة، فاختر المستند لتعديل ترقيمه. ولا يظهر المستند إلا إذا كان تطبيقه مفعّلًا.

المستندات التي لها ترقيم

خيارات الترقيم

اضغط حفظ، فتظهر تم حفظ صيغة الترقيم بنجاح. ويُطبَّق الترقيم الجديد على المستندات الجديدة فقط، ولا يتغير ترقيم المستندات السابقة.

البادئة ومتغيراتها

اضغط دليل المتغيرات لعرض كل المتغيرات. وأشهرها:

ويُحسب المتغير بتاريخ يوم إنشاء المستند، وليس بتاريخ المستند نفسه.

الترقيم السنوي والشهري

عند استخدام بادئة بها متغير، مثل السنة أو الشهر، حدد ما يحدث عند تغيّرها من خيارات تغيير البادئة:

لترقيم يبدأ من جديد كل سنة، استخدم البادئة %Y مع اعادة تعيين الرقم للبداية عند التغيير.

تعديل الرقم يدويًا

• لفواتير المبيعات والمرتجعات والإشعارات والدفعات المقدمة: فعّل تعديل رقم الفاتورة يدوياً من إعدادات الفواتير، فيصبح حقل الرقم قابلًا للتعديل عند الإنشاء.
• أرقام عروض الأسعار وأوامر البيع قابلة للتعديل دائمًا.
• عند تفعيل الفاتورة الإلكترونية السعودية لا يمكن تعديل رقم الفاتورة.
• إذا كتبت رقمًا أكبر من الرقم التالي بنفس البادئة، يستمر الترقيم بعده. أما الرقم الأصغر أو بصيغة مختلفة فلا يغيّر التسلسل.

متى يُعطى المستند رقمه؟

• الرقم الظاهر عند فتح نموذج الإنشاء للعرض فقط، ولا يُحجز.
• يُعطى الرقم عند الحفظ والإصدار. وإذا حفظ مستخدم آخر مستندًا في نفس الوقت، قد يأخذ مستندك الرقم التالي.
• المسودة لا تأخذ رقمًا من التسلسل، وتأخذ رقمها عند إصدارها.
• إذا فشل الحفظ بسبب خطأ لا يُستهلك الرقم.
• الرقم المحذوف لا يُعاد استخدامه.

لماذا تظهر الأرقام غير متتالية؟

الترقيم مع الفروع

عند تفعيل الفروع يكون لكل فرع إعدادات ترقيم وتسلسل مستقل، ويمكن إضافة اسم الفرع أو كوده للبادئة لتمييز المستندات. أما الفروع والموظفين وعقود الموظفين وبعض إعدادات التصنيع فترقيمها واحد لكل الفروع.

رسائل الخطأ وحلولها

أسئلة شائعة

كيف أغيّر رقم الفاتورة التالية؟

من إعدادات الترقيم التلقائي اختر فاتورة وعدّل الرقم التالي.

حذفت فاتورة، لماذا لم يُستخدم رقمها مرة أخرى؟

لأن الأرقام لا تُعاد بعد الحذف، حفاظًا على سلامة التسلسل.

كيف أجعل الترقيم يبدأ من 1 كل سنة؟

أضف %Y في البادئة، واختر اعادة تعيين الرقم للبداية عند التغيير.

لماذا لا أستطيع تعديل رقم الفاتورة؟

لأن تعديل رقم الفاتورة يدوياً غير مفعّل في إعدادات الفواتير، أو لأن الفاتورة الإلكترونية السعودية مفعّلة.

ظهر رقم مختلف عن الرقم الذي رأيته عند إنشاء الفاتورة؟

لأن مستخدمًا آخر حفظ فاتورة قبلك، فأخذت فاتورتك الرقم التالي.