إعداد الحساب لأول مرة

بعد إنشاء حسابك في دفترة، يساعدك إعداد بعض البيانات الأساسية قبل أول فاتورة على أن تظهر مستنداتك وتقاريرك وقيودك صحيحة من البداية: بيانات الشركة، والعملة، والضرائب، والمستودعات، والخزائن، والفترة المالية، والأرصدة الافتتاحية. يشرح هذا الدليل كل خطوة بالترتيب، وما يمكن تغييره لاحقًا وما لا يمكن.

قبل البدء

• تحتاج إلى صلاحية تعديل الإعدادات العامة؛ مدير الحساب يملكها افتراضيًا.
• جهّز شعار الشركة (jpg أو png أو gif، بحد أقصى 5 ميجابايت)، والرقم الضريبي والسجل التجاري، ونسب الضرائب التي تطبقها، وأرصدتك في تاريخ البدء.

ترتيب الإعداد

1. بيانات الشركة والإعدادات العامة.
2. العملة وأسعار الصرف.
3. الضرائب.
4. التطبيقات التي تحتاجها.
5. المستودعات.
6. الخزائن والحسابات البنكية وطرق الدفع.
7. الفترة المالية.
8. الترقيم التلقائي.
9. الموظفون والصلاحيات والفروع.
10. الأرصدة الافتتاحية.

1. شاشة الترحيب عند أول دخول

عند أول دخول تظهر شاشة مرحباً بك في صفحة حسابك، وتطلب: الاسم، والشعار، والبلد، والعملة، واللغة، والمنطقة الزمنية، ومجال النشاط، وأرقام التسجيل. بعد الحفظ ينشئ النظام دليل الحسابات المناسب لبلدك، ويقترح التطبيقات المناسبة لمجال نشاطك. لا تظهر هذه الشاشة مرة ثانية؛ عدّل بياناتها لاحقًا من الإعدادات العامة.

2. بيانات الشركة والإعدادات العامة

1. افتح الإعدادات العامة (من إعدادات الحساب).
2. في بيانات النشاط التجاري اكتب اسم النشاط التجاري، وارفع الشعار، واكتب الهاتف والجوال والعنوان ورقم العمل (مثل الرقم الضريبي والسجل التجاري حسب بلدك).
3. في تهيئة النظام اختر العملة الافتراضية، ولغة واجهة الاستخدام، وأول يوم في الأسبوع، وصيغة التاريخ، والمنطقة الزمنية، وتنسيق القيم المحاسبية السالبة.
4. اضغط حفظ.

• البلد لا يمكن تغييره بعد إنشاء الحساب، لأنه يحدد تنسيق الأرقام والضرائب والعنوان.
• تظهر بيانات الشركة والشعار في الفواتير وعروض الأسعار وكل المستندات المطبوعة.
• صيغة التاريخ هي نفسها المطلوبة في ملفات الاستيراد.

3. العملة وأسعار الصرف

• العملة الافتراضية هي عملة الحسابات والتقارير والقيود. تُقفل بعد تسجيل أول معاملات مالية.
• يمكنك إصدار فواتير وتسجيل عملاء وموردين وحسابات بنكية بعملات أخرى؛ يحوّلها النظام إلى العملة الافتراضية في القيود.
• لتحديد أسعار صرف يدوية افتح أسعار العملات (أو إدارة أسعار الصرف والعملات من الإعدادات العامة)، واضغط أضف سعر، واختر العملتين وتاريخ بدء السعر وقيمته.

4. الضرائب

1. افتح إعدادات الضرائب.
2. اضغط إضافة، واكتب اسم الضريبة وقيمة الضريبة، واختر متضمن أو غير متضمن، ثم احفظ.
3. لتطبيقها تلقائيًا على المنتجات الجديدة، افتح إعدادات المخزون و المنتجات ← القيم الافتراضية للنظام واختر الضريبة الافتراضية 1 والضريبة الافتراضية 2.

5. التطبيقات

فعّل الوحدات التي تحتاجها فقط (المخزون، نقاط البيع، المشتريات، الموارد البشرية، التصنيع…) من مدير التطبيقات. الوحدات غير المفعّلة لا تظهر في القوائم، ويمكنك تفعيلها لاحقًا في أي وقت.

6. المستودعات

1. افتح المستودعات، ثم اضغط أضافة مستودع.
2. اكتب الاسم، واختر الحالة، وفعّل رئيسي للمستودع الأساسي.
3. في الصلاحيات حدد من يستطيع عرض المستودع، وإنشاء فاتورة منه، وتعديل المخازن: الكل، أو موظف محدد، أو دور وظيفي، أو فرع.
4. اضغط حفظ.

• يوجد مستودع رئيسي واحد فقط؛ تعيين مستودع كرئيسي يلغي ذلك عن الآخرين.
• المستودع الرئيسي لا يمكن حذفه ولا إيقافه؛ اختر مستودعًا رئيسيًا آخر أولًا.
• اضبط المستودع الافتراضي للمستندات من إعدادات المخزون و المنتجات، ويمكن تحديد مستودع افتراضي لكل موظف.
• عدد المستودعات المتاح يعتمد على باقتك.

7. الخزائن والحسابات البنكية وطرق الدفع

1. افتح خزائن وحسابات بنكية، وأضف خزينة للنقدية أو حساب بنكي باسم البنك ورقم الحساب والعملة.
2. حدد صلاحيات إيداع وسحب لكل خزينة، واجعل إحداها اجعله الرئيسي.
3. من طرق الدفع فعّل طرق الدفع التي تقبلها (نقدًا، تحويل بنكي، بطاقة…)، واختر الخزينة الافتراضية لكل طريقة، حتى تُسجَّل المدفوعات في الخزينة الصحيحة تلقائيًا.

يمكنك أيضًا تحديد الخزينة الافتراضية لكل موظف من بياناته.

8. الفترة المالية

1. افتح الفترات المالية (من إعدادات الحسابات العامه).
2. اختر الفترة (سنة، 6 أشهر، 3 أشهر، شهر، أو تخصيص)، وتاريخ البدء وتاريخ الإنتهاء، ثم احفظ.

يقترح النظام تاريخ البدء من 1 يناير من سنة أقدم قيد، أو من السنة الحالية. عند فتح الفترة التالية لاحقًا تُغلق السابقة تلقائيًا وتُرحَّل أرصدتها، ويُسجَّل صافي الربح في حساب أرباح وخسائر مرحلة.

9. الترقيم المتسلسل

من إعدادات الترقيم المتسلسل اضبط لكل نوع نموذج (فاتورة، عرض سعر، عميل، منتج…): بادئة، والرقم التالي، وعدد الأرقام، وهل الرقم غير مكرر. إذا كنت تنتقل من نظام آخر، اجعل الرقم التالي يكمل بعد آخر رقم في نظامك القديم.

10. الموظفون والصلاحيات والفروع

• أنشئ الأدوار الوظيفية وحدد صلاحيات كل دور من إدارة صلاحيات الموظفين.
• أضف الموظفين من إدارة الموظفين واربط كل موظف بدوره.
• إذا كان لديك أكثر من فرع، فعّل تطبيق الفروع وأضف الفروع من إدارة الفروع، وحدد الفرع الرئيسى.

11. الأرصدة الافتتاحية

اختر تاريخ بدء واحدًا (أول يوم في الفترة المالية)، وسجّل به كل الأرصدة التالية:

إذا كانت لديك بيانات كثيرة، استوردها من ملفات Excel بدلًا من إدخالها يدويًا؛ راجع دليل الانتقال من نظام آخر.

ما يمكن تغييره لاحقًا وما لا يمكن

أسئلة شائعة

• لماذا لا أستطيع تغيير العملة الافتراضية؟ لأنه سُجّلت معاملات مالية بالفعل؛ العملة تُقفل بعد أول معاملة.
• لا يظهر حقل الرصيد الافتتاحي عند إضافة عميل. لماذا؟ لأنه غير مفعّل؛ فعّله من إعدادات العملاء ← البيانات المالية.
• لا يظهر حقل الكمية بالمخزون عند إضافة منتج. لماذا؟ لأن الأذون المخزنية مفعّلة، أو لأن المنتج متتبَّع؛ أضف الكمية بإذن إضافة مخزن.
• كيف أسجّل رصيد الخزينة في البداية؟ بقيد يدوي: مدين حساب الخزينة، دائن حساب أرصدة افتتاحية أو رأس المال.
• هل يمكنني فتح شاشة الترحيب مرة أخرى؟ لا، عدّل بياناتها من الإعدادات العامة.
• لماذا لا أستطيع حذف المستودع أو الخزينة؟ لأنه الرئيسي؛ اجعل غيره رئيسيًا أولًا.